営業代行のささだです。

営業情報って、どのように蓄積していますか?
私も色々と方法は試行錯誤してきました。

今はEvernoteを使っていますが
その推移をたどっていくと

1)打ち合わせ中はノートに打ち合わせ情報を記録
帰社後、Excelに記入
→途中で面倒になり挫折

2)打ち合わせ中はノートに打ち合わせ情報を記録
帰社後、写メで保存
→途中で面倒になり挫折

3)打ち合わせ中はノートに打ち合わせ情報を記録
帰社後、社内の管理システムに登録
→途中で面倒になり挫折

さらにこの社内管理システムは
社内でも登録が推進されました。

ただ、全社でも登録推進キャンペーンが組まれ
登録件数が多い人は表彰されるという
もう何が目的かわからないような使われ方でした。笑

4)打ち合わせ中はノートに打ち合わせ情報を記録
移動の電車中に、Googleフォームに登録
→途中で面倒になり挫折

5)打ち合わせ中にPCに打ち合わせ情報をメモ
その後、Excelにメモ
→Excelへのメモがされず。。。

6)打ち合わせ中にPCに打ち合わせ情報をメモ
その後、Evernoteに保存
→Evernoteへのメモは保存されず。。。

7)最初からEvernoteにメモ
私が怠惰なのか、仕組みが悪いのか。。

しかし、私が登録をしなかったのは
(厳密には登録のモチベーションが湧かなかった)
データが使われるイメージが
持てなかったからです。

とりあえずやっておいた方が良いことは
ほぼ使われることなく
埋もれていきます。

それなら他に時間を掛けた方が良い
と考えてしまうのが
私の性分のようです。

ただ、営業情報は
会社にとって、営業マンにとって
ちゃんと活用すれば
非常に大きな資産になります。

営業情報を資産にする縦と横の視点

営業情報を資産にするためには
営業情報を自身の、さらには会社の
営業に活用することが大切です。

活用方法は縦と横の活用があります。

縦とは、『時系列』での活用です。
飛び込みでもテレアポでも
だいぶ昔の過去訪問でも
お客様のことを知っているか否かは
営業としては非常に大きな情報です。

新規のテレアポで、電話を繋いでもらう際も

「担当の◯◯様いらっしゃいますか?」と
「総務担当者様いらっしゃいますか?」では
アポの獲得率は10%は違います。
また、受付ブロックの突破率は8倍は違います

縦の営業情報の活用とは
過去のアプローチ履歴の整理をしておくことで
今後のアプローチに役立てるということです

情報が整理されておらず
常に新規営業、初回訪問状態では
お客様の信頼も得ることもできません。

打ち合わせの情報、お客様情報の蓄積が
信頼につながり、質の高い提案に
つながっていくのです。

また、横の営業情報の活用とは
他のメンバーへの共有です。

私が新卒で入社した会社は
全国で30拠点以上ある人材会社でした。

大手企業へのアプローチをしていると
東京本社に本社があり
地方に工場や視点がある会社も多数あります。

この自分がアプローチしている以外の
拠点の情報は、営業では
非常に有益な情報なのです。

先ほどのテレアポの例で言えば

「大阪支店の◯◯様には、弊社の佐藤が
いつもお世話になっております。
東京本社のご担当者様にも
是非ご挨拶させていただきたいのですが」

というと、通常よりもアポ率は
格段に高くなるものです。

また、会社内でも
自分の所属以外の拠点の情報は
意外と知らないものです。

「あそこではこういった
課題があると聞いています」
「◯◯さまは〜〜とおっしゃっていましたよ」

という情報を伝えることも
実はお客様にとっては
非常に有益な情報なのです。

また、多拠点で聞き出せた
会社の方針がわかれば
他社に発注が掛かる前に
こちらからアプローチすることも可能になります。

私は新卒入社した会社で
2年目のときに、全国に拠点を持つ
大手企業のアプローチプロジェクトの
チームリーダーを行っていました。

その時も横の連携を強化したことで
担当した3社全てで
大幅の受注増に繋がった経験があります。

営業情報は個人の手帳やパソコンに入っていてはダメ

営業情報がどれだけ有益なものか
ご理解いただけたのではないでしょうか。

しかし、営業情報は
個別の営業マンのノートやパソコンに
保存されているのでは意味がありません。

情報として、いつでも活用できる
状況を作っておかなければ
意味が無いのです。

このことを理解していなければ
過去の私のように
ノートに書いてそのまま
自分のPCのメモ帳にメモして終わり
ということが、会社全体で起こります。

これでは、組織として
営業している意味がありません。

営業情報の共有こそ
組織で営業している意味になります。
様々なチャンルからアプローチできるならば
そのアプローチの情報を共有出来なければ
ならないのです。

もちろん、個人でも同じです。
過去の営業状況がいつでも確認できるよう
情報を整理しておくことは大切です。

営業情報を共有するためにやるべきこと

営業情報を全社で共有し
組織全体の営業力向上に
活用するために
営業情報を共有するための
仕組みが必要不可欠です。

その仕組みができているか否かの
ポイントは3つあります。
営業情報を共有する目的を理解している

使われない情報
活用されない情報と
メンバーが思っていては
情報入力の促進にはつながりません。

まずは営業情報が、組織の営業力向上に
役立つことをメンバーに伝えましょう。

最初は面倒に思うことも多いです。
(というより、面倒です。笑)

しかし、その蓄積がゆくゆくは
役に立つ時が来るので
最初は強制してでも
営業情報を登録させましょう。

営業情報の登録を簡易化する

営業情報を集めようと思うと
どうしても上司は
より細かい情報を集めたがります。

全てのデータを揃えたくなるのです。

その結果、何が起こるか。
登録するデータや項目が
膨大になってしまうのです。

これは営業マンが情報登録しなくなる
要因の1つです。

営業情報として、本当に使うものだけを
登録させるように注意しましょう。

最低限必要なことは

・営業先の担当者名
・これまでのアプローチのタイミング
・提案内容とその反応

この3つがあれば、まずはOKです。

あったらいいな、という情報は
ほぼ使わないので
なければ困る項目にまずは絞ることが
おすすめです。
いつでも見れる状況にする

集めた情報も活用できる環境がなければ
意味がありません。

今はこれだけインターネット
クラウドの仕組みが充実した時代です。

だからこそ、営業情報を
メンバー内でいつでもどこでも
アクセス出来る状況にしておくことは
非常に重要なことです。

もちろん、セキュリティ面の対策も
不可欠となります。

営業情報を会社の資産にするかは仕組み次第

営業情報は、営業マンがアプローチするたびに
常に蓄積されているものです。

それを営業マン固有のものにして終わりにするのか
全体で活用できるようにするのか
その違いで、組織の営業力は大きく変わります。

営業をしていれば
事前にその情報がわかっていれば
ということは、多々あると思います。

その情報が、他のメンバーのアプローチによって
事前にわかっていたとしたら
それだけで営業の成績は変わります。

営業情報を会社・組織の資産にするために
営業情報共有の仕組みを作っていきましょう。

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笹田 裕嗣

ITスタートアップのCOO務めながら、複数社の営業マネージャーも行う営業大好き人間。学生の頃から営業を始め、1,000人以上いる会社でトップ成績を出したり、一方で社内ベンチャーの立ち上げ時は、半年売上0のどん底も経験。現在、完全成果報酬の営業代行や営業の組織化支援などを行い、企業の営業改革をしています。