誰でもできるコミュニケーションツールの正しい使い方と選定方法

最近、よくご相談をいただくのが、営業でもっとメールを活用したいというご相談です。

josei1-nayamu

テレアポや飛び込みを中心に新規開拓営業を行なっているのですが、もっと効率的に営業を進めたいとと思って、メール営業を検討しています。ただ、本当にメール営業で良いのかもわかりません。成果を出しやすいコミュニケーションの取り方を教えてください。

それでは、この質問に答えていきたいと思います。

そもそもメールを使っていない営業マンはいない

ここでのメール活用は、メルマガなどだけでなく御礼メールやメール提案なども含んでいます。営業をしていて、メールを使っていない営業マンはほとんどいません。ただ、ほとんどの営業マンがメールを送ることが目的になっていたり、必要事項の連絡のみがメールの用途となっており、活用しきれていないというケースが多いのです。

メールもコミュニケーションの1つに過ぎません。そのツールを使いこなせるか否かは、営業する側の意識や考え方次第なのです。これは将来的に同じ状況が続きます。

▼メールはオワコンなのか?違いますという話

コミュニケーションツールを整理する

コミュニケーションツールは、今も昔も実は大きく変わっていません。昔なくて、今あるものはチャットツールぐらいでしょう。オンラインMTGツール(SkypeやZoom等)も以前はありませんでしたが、テレビ電話ありました。

ただ、コミュニケーションツールを使い分ける上で、私が大切にしていることは伝えたいことが相手に伝わるかどうか、この1点です。どんなに一生懸命頑張っても、結局相手に伝わらなければ、それはやっていないのと同じことです。

私は仕事柄、複数のメルマガを見ていますが「メールを定期的に送る=メールマーケティングやっています」という企業が山のようにいます。読んでも何を言っているかわからない、そもそも誰も読んでいないでは、やっていないのと同じなのです。

同じことを伝えても、コミュニケーションツールで大きく印象が変わってしまうことがあります。例えば、謝罪。

対面:わざわざ謝りに出向いてくれるなんて、丁寧な人だ
手紙:わざわざお手紙を送ってくれるなんて、丁寧な人だ
電話:謝るならちゃんと出向けよ。まぁ、相手も忙しいし、しょうがないか
メール:謝罪をメールで済ませようとするなんてけしからん

あくまで一例ですが、こんなことはよくある話です。気持ちではどんなに申し訳ないと思っていても、使うツールを間違えてしまうと、こんな悲劇になりかねません。

コミュニケーションツールの使い分けは大きく2つ

コミュニケーションツールを分類するときは「気軽さ」と「覚えられやすさ」で大別します。

大きく分類するとこうなります。

覚えられやすいコミュニケーションツール

覚えてもらいやすいツールは、上の部分です。

人が相手の顔と名前を1回で覚えられるのは、お互いもしくはどちらかが工数を割いているとき=つまり大変なときか、他と違うことをやっているときです。

コミュニケーションを取る上で、1番お互いの時間を奪うのは、対面で話すことです。しかし、一度しっかりと会って話をすることができれば、顔と名前は覚えてもらいやすいですよね。また、自己紹介などを工夫すれば相手にちゃんと名前を覚えてもらいやすくなります。

▼自己紹介のコツはこちら

また、人に自分のことをちゃんと覚えてもらうコツは、他人とは違うことをすることです。営業から送られてくる電話やメールがすぐ忘れられてしまうのは、他とやっていることが同じだからです。そうなってしまうと、あなたの名前ではなく、「営業」というカテゴリーで片付けられてしまい、あなたの顔と名前は覚えてもらえません。そこで有効な手段が、手紙です。最近は、御礼をメールやチャットで済ませがちですが、他の人がやっていない分、手紙は今でも効果的なツールです。

覚えられにくいコミュニケーションツール

覚えられにくいツールは、1回のアクションではなかなか差別化が難しいツールです。メールや電話である程度の工夫はできても、抜本的に他の人とは違ったものにするのは難しいですよね。

しかし、ポイントは、”1回”で差別化するという点です。複数回アプローチを継続すれば、相手のリアクションを引き出すことは可能なのです。この中で継続的に相手の負荷・工数を極力奪わずにアプローチできるのがメールです。

私は定期的に、情報提供などのメールを送らせてもらい、相手との関係性強化を図っています。

営業コミュニケーションの目的は思い出してもらうこと

営業がお客様とコミュニケーションを取る目的は、極論売上をあげることです。つまり、売上アップに繋がらない
コミュニケーションは無駄なのです。(もちろん、すぐに受注につながらない場合も多いです)

売上をあげるためには、お客様から発注をいただかなければいけません。発注をかけるためには、困った時にあなたの顔を思い出してもらうことが大切なのです。

この視点で自分のメールやコミュニケーションの取り方を振り返ってみてください。私はこのことに気付くまで、とりあえずたくさんの人に送ったり。長文メールを送ったりで、無駄な時間と体力を使っていました。この視点で考えるとメールではなく、訪問や電話のほうが良いケースがあることにも気づけます。

営業コミュニケーションは目的を果たせているか、数値で判断せよ

そのコミュニケーションに効果があるかないか、しっかりと把握するためには、数字で測ることが大切です。今日はなんか雰囲気良く話せた、今日はメールの返信をもらえたということに、喜んでいては一流の営業にはなれません。

意図したアクションをしっかりと引き出すこと、引き出せているか数字で把握することで、次の施策やアクションを考えることができるのです。

▼営業を数字で考える方法はこちらから

営業におけるコミュニケーションは、受注やカスタマーサクセスにおける最も重要な要素です。なぜなら、ビジネスとはコミュニケーションの集大成だからです。しっかりと自分が伝えたいことをしっかりと伝えられる営業を意識して。その場その時で最適なコミュニケーションツールを使いこなしましょう。

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