営業をしていると欠かせないツールが、メールです。
「今時メールなんて」という方もいらっしゃいますが、メールは上手く使えば、まだまだ効果のあるツールです。
今回は「お礼メールの書き方がわからない!」「お礼メールを送っているけれど効果を実感できない」と悩む人に向けて書き方のポイントを記載しました。
実例を添削しながら説明しているので、わかりやすく身につく記事になっています。
ぜひ最後までご覧ください。
営業の日本一を決める大会「S-1グランプリ」で優勝経験もある、笹田が記載しました。
安心して営業のお礼メールのノウハウを学ぼう
はじめに認識していただきたいことは、「メール営業は今後も廃れない」です。
そのため、お礼メールの技術を身につけることは、あなたの営業にプラスとなります。
というのも、次の引用をご覧ください。
チャットツールで有名なSlackのカルCTO(最高技術責任者)が、「Eメールはなくなるか?」に答えた物です。
「SlackがEメールを潰すか」と司会者から問われると、カルCTOは、「Eメールはインターネットのゴキブリのようなもの。みんな嫌いだが消えるものではない」と語る一方、「コミュニケーションの媒体としては、チャットツールが主要なツールになると思う」と持論を展開した。
引用:Slackが日本法人を設立、カルCTO「メールはゴキブリのようなもの」 | BUSINESS INSIDER JAPAN
今大躍進中のSlackのCTOから「ゴキブリのようなものだから消えない」とはすごい言われようですね(笑)
私も、メールは今後もなくならないと共通の認識をしています。
LINEやFacebookなどコミュニケーションツールは多様化してきました。
しかし、ビジネスのコミュニケーションはまだまだメールが多いです。
私も営業時にメールがコミュニケーションの中心になっています。
というわけで、メールはなくならないので、安心して一生物の「お礼メール」の知識を学んでください。
営業におけるお礼メールの3つのポイント
お礼メールの3つのポイントをお伝えします。
①お礼メールは必ず送る
②目的を意識しよう
③具体例から良いお礼メールを学ぼう
ポイント①お礼メールは必ず送る
たかがメールですが、されどメールです。
特に打ち合わせ後のお礼メールは必ず送りましょう。
これは多くの会社がルールとして送ることを徹底しているケースが多く、送った方が良いというよりは送らないと他社よりも対応が悪い会社と思われるからです。
ポイント②目的を意識しよう
ただ、お礼メールも「ありがとうございました」「是非ご検討ください」だけ言っても、意味はありません。
お礼メールを送る目的・内容が2つあります。
そこをまずおさえることが重要です。
目的(1)自分のことを覚えてもらい、関係性を築く
お礼メールは、字のごとく感謝を伝えるメールを意味します。
つまり、お客様に営業マンの感謝の気持ちが伝わって、初めて意味があるのです。
お礼メールでは、
- 「打ち合わせをしてくれたこと」
- 「打ち合わせの時間をいただけたこと」
に対して感謝の気持ちを伝えます。
そして、その気持ちをお客様に感じてもらうために
- 打ち合わせで良かったことや勉強になったこと
- オフィスで興味深かったこと
など、実際に打ち合わせをしなければわからないことを是非伝えるようにしましょう。
具体例としては、
- お客様からの依頼事項(すぐできないときは対応する期日)
- 打ち合わせでの”雑談”内容
- 盛り上がった話
- お客様が興味を持っていた話
- 自分の話(打ち合わせで伝えきれなかった)
こういったものを伝えることが出来るでしょう。
そうすることで、「特別感」を出すことにもつながります。
目的(2)きちんと検討してもらう
関係性をどんなに深く築いても、やはり営業は営業です。
お客様に検討してもらうことが重要になります。
そこで、お礼メールでは
- 打ち合わせの振り返り
- 考えるポイントの明示
を行うようにしましょう。
「関係を築き、お客様にしっかりと検討してもらう」
これこそがお礼メールの意味なのです。
目的(3)”出来事と感謝の気持ち”のメールを打つ
お礼メールで注意すべきポイントは”出来事と感謝の気持ち”だけに特化してメールを打つことです。
例え、発注がいただけそうでも、早めの決断を促したくても、お礼メールの中でそれを伝えるべきではありません。
なぜなら、お礼メールでの督促やアプローチは打ち合わせでせっかくできた関係を損ないかねないからです。
つまり、お客様に”売りに来たな””クロージングに入ったな”と警戒をさせてしまいやすいのです。
もし督促やアプローチが必要なのであれば、御礼メールとは別にメールを送ることをオススメします。
連続で2通になってもOKです。
ポイント③具体例から良いお礼メールを学ぼう
ではここから、具体的なお礼メールを見ていきましょう。
具体的なお礼メールの添削から次のことが学べます。
(1)打ち合わせに参加した人しかわからない情報を入れる
(2)相手からのアクションを期待する内容は伝えないほうが良い
(3)「何に対して」お礼を示しているのか明確にしておく
(4)次にこちら側で何をするのかを明確に伝える
(5)自分の言葉を添えよう
学び(1)打ち合わせに参加した人しかわからない情報を入れる
次のお礼メールをご覧ください。
自分が普段書いているもの、受け取って読んでいるものと比較を意識してみましょう。
件名:×××の打ち合わせの御礼
株式会社△△ ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社××の●●です。本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、
誠にありがとうございました。弊社提案の×××について、
詳しくお話をお伺いすることができ、大変参考になりました。
○○様よりお聞きしたご要望をまとめた上で、
改めてプロジェクトを進めて参りたいと思います。もし、追加のご要望やご質問などがございましたら、
私、●●までお知らせくださいませ。メールにて恐縮ですが、
取り急ぎ、御礼かたがたご報告まで。どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。
引用:BOXIL
こちらのお礼メールの良いところは打ち合わせ時の話をいれて、打ち合わせに参加した人しかわからない情報(下記)を入れている点が良いですね。
弊社提案の×××について、
詳しくお話をお伺いすることができ、大変参考になりました。
○○様よりお聞きしたご要望をまとめた上で、
改めてプロジェクトを進めて参りたいと思います。
引用:BOXIL
たまに、見たらすぐにテンプレートであるとわかるメールがあります。
誰にでも書ける内容であると、テンプレートだと思われやすいです。
打ち合わせに参加した人しかわからない情報を入れることで、特別感が出ます。
学び(2)相手からのアクションを期待する内容は伝えないほうが良い
この事例の改善点は、「追加のご要望やご質問などを、お知らせください」の部分です。
もし、追加のご要望やご質問などがございましたら、
私、●●までお知らせくださいませ。
引用:BOXIL
基本的にお礼メールでは、相手からのアクションを期待する内容は避けるべき。
本当に関係ができた相手であったり、お客様が前のめりで商材を使おうと思ったりしていない場合、返事がこないからです。
そうではなく、こちらから「いつまでに何をするか」というアクションを示した方が、メールの受け手からすると好印象です。
学び(3)「何に対して」お礼を示しているのか明確にしておく
次はこちらのメールを添削します。
まずは内容をご覧ください。
○○株式会社
営業部 ○○様いつも大変お世話になっております。
株式会社○○・営業部の佐藤です。本日は大変お忙しい中、お時間を割いていただき、
誠にありがとうございました。弊社の新製品○○について、○○様はじめ、
皆様にご好評頂けたことに厚くお礼申し上げます。
今後、改めて御社のご要望に十分添った形で、
製品精度を高めていく所存でございます。
ご不明な点がございましたら、何なりと私、
佐藤までお申し付けください。今後ともどうぞよろしくお願い致します。
シンプルですが、相手に対してのお礼とこちらの意欲を伝えているのは良いですね。
本日は大変お忙しい中、お時間を割いていただき、
誠にありがとうございました。弊社の新製品○○について、○○様はじめ、
皆様にご好評頂けたことに厚くお礼申し上げます。
「何に対して」お礼を示しているのか、重要なのはそれを明確にしておくこと。
今回のメールで言えば、ご好評いただけたことですね。
より個別性を出すためには、どんな言葉をもらったから好評いただけたとこちら側で思ったかを伝えましょう。
例えば、このような形です。
- 皆様に、「他の部署からも使いたい」「うちの社員が喜んでいる」とご好評頂けたことに厚くお礼申し上げます。
そういっていただけると、こちらもより頑張ろうと強く思えました。 - 皆様から多数ご質問をいただき、かつご導入に向けて前向きにご検討いただけていることに厚くお礼申し上げます。
- 皆様にサービスに対する改善案やアイデアを多数いただけたことに厚くお礼申し上げます。
何をしてくれたか、そこにフォーカスを当てしっかりとお礼を伝えることがポイントとなります。
学び(4)次にこちら側で何をするのかを明確に伝える
他の改善点は、次にこちら側で何をするのかを明確に伝えること。
相手側に質問をどうぞ、というのは一見親切に見えて、不親切です。
なぜなら、こちら側で何をするかを伝えていないからです。
期日やアクションを明確に示せば、親切なメールになります。
例えば、次の様に記載しましょう。
○○様よりご指摘いただいた新商品につきましては、
担当部署に確認のうえ、今週金曜までに回答を差し上げます。
メールはエビデンスが残るコミュニケーションツールです。
ここで曖昧にしてしまうと後々トラブルになることもありえます。
▼新規開拓営業でメール中心の営業でよいのか?についてお答えしました。
誰でもできるコミュニケーションツールの正しい使い方と選定方法
学び(5)自分の言葉を添えよう
また、メールの最後に次の様な表現もよく見られます。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、御礼かたがたご報告まで。
どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。
多くの方がこういったメールを送っていますが、せっかく送るのであれば、一言二言自分の言葉を添えるだけで相手の印象は大きく異なります。
例えば次の様な内容ですね。
勉強になったと伝えるのは、汎用性のある返事なので、あなたも応用してすぐに取り入れることができます。
特に〜〜の件が非常に印象的でした。
個人的にももっと勉強したいと思いましたので是非今後とも御指南いただけると非常に嬉しいです。
とりあえず、帰りに書店に寄ってきたいと思います。
他には、会話の中ででてきた共通点を記載するのも良いでしょう。
まさか自分と〜〜が同じと驚きでした。
共通点も勝手ながらに非常に強いご縁を感じておりますので
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
このように商談でしか話していない内容をちょっと付け加えるだけで印象はガラッと変わりますね。
感謝を伝える表現を増やそう
テンプレートに思われないためには、「ありがとうございました」以外の表現も知っておくと便利です。
次の様な表現も使ってみましょう。
- 心より感謝いたします
- 感謝の言葉もございません
- 御礼申し上げます
- 助かりました
- 身に余るお言葉です
- とても嬉しく思います
- 恐れ入ります
このあたりを使い分けることで、前述した「(1)打ち合わせに参加した人しかわからない情報を入れる」などと合わせれば、かなりバリエーション豊富な本文にできます。
ぜひ活用してください。
効果を最大化させる3つのポイント
ここまで色々なお礼メールを見てきました。
ポイントをまとめると、以下の3つです。
①個別感を出す
②何に対するお礼かを明確にする
③特別感を出す
お礼メールを送る目的は、読んだ相手に自分の顔を思い出してもらうことと、会ってよかったと思い返してもらうことです。
記憶はどんどん上書きされます。
良い情報で上書きすれば、あなたの印象はポジティブな印象で通るのです。
お礼メールは5分もあれば送れます。ちょっと面倒でも是非送ってくださいね!
▼商談後の対応についてはこちらでも解説しています。ご参考ください。
【受注を確実に】2回目の商談で必ずやるべきこと
▼メール営業について、どのような文章を書けば良いか?の質問に動画で答えました。
(14) 【売れる営業メール】その構成と外せない3つのポイント – YouTube
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