中間報告の考え方とコツ｜徹底すべき2つの理由｜信頼される営業になれる！

• 若手営業マンで仕事に自信がない
• 仕事の成果をもっと上げたい
• 社内の一体感が薄く、濃くする方法を知りたい
• 報告不足を怒られることが多い

このような悩みはないでしょうか？
特に若手営業マンは、よかれと思い仕事を進めれば怒られ、逆に報告し過ぎで自分で考えろと怒られ、バランスに困っていませんか？

今回はそんな人へ向けて、「中間報告」について取り上げます。
お客様や上司から信頼される営業マンになりたい人は、最後まで読んでください。

累計50以上の商材の営業代行や営業部長を務め、お客様や上司と関わってきた経験が豊富な笹田が記載します。

中間報告する人は少ない

以前新人営業マンを対象に、「報告するタイミング」について、挙手でアンケートを取りました。

一番多かったのは、「4.完了報告」でした。
「中間報告」に該当する1~3において、手を挙げる人は少なかったです。

ですが、このアンケートの正しい回答は「全部大切」です。

つまり、多くの人は中間報告よりも、完了報告の方が重要であると認識している傾向にあります。
ですが、中間報告も非常に重要で、あなたの評価を決めると言っても過言ではないのです。

中間報告を徹底すべき2つの理由

営業マンで意外と、抜けているのが中間報告です。

中間報告が重要だ！と言われてもすぐに納得はできないかもしれません。
そこで、中間報告を徹底すべき2つの理由をお伝えします。

理由①依頼者は常に不安だから

多くの人は、完璧主義になりがちです。
つまり、完璧な状態になってから提出・提案しようとしている人が多いです。

しかし、最後の提案で自分は完璧と思っていて間違っていたら、一巻の終わりになります。

• 修正する時間がない
• 時間があっても、無料で修正などの作業をするはめになる
• お客様に質の低いサービスを提供してしまい、結果クレームに繋がる

このような事態に陥るかもしれません。
依頼者にとっても同じで、中間報告がないと不利益を被ります。

• 不安になる
  • うまく行っているのかわからない
  • 進めてくれているのかわからない
  • 期待した内容になっているのかわからない

と、感情面で不安になるでしょう。
その上で、提案された内容がイマイチであれば、クレームをつけたくなるはずです。

こちらの状況が見えなければ、当たり前ですが非常に不安になります。
極端な例かもしれませんが、恋人との遠距離恋愛を想像してください。
1年に1回しか会わない恋人だとして、中間報告（今何してる、日々どう過ごしてる、いつ帰れそうだ）など一切会話がなければ、不安になるのではないでしょうか。

仕事でも同じです。
その不安を払拭することが、中間報告の目的なのです。

理由②リスクヘッジになるから

一生懸命やってきた仕事。
最終納品をしたときに、

と言われたことはありませんか？

私はあります。
めちゃくちゃ辛い、とにかく辛い言葉です。

今までの時間を返せという気持ちになります。
こんな悲劇となるのも、中間報告を行わないからです。

途中でしっかりと報告しておくことで、上司からフィードバックをもらえる回数が増えます。
フィードバックを複数もらうことで、間違った方向に行く前に軌道修正ができます。

中間報告は様々な面でリスクヘッジになることを覚えておいてください。

中間報告では今を伝えよう

一言一句、事細かに伝えたら逆に報告しすぎになってしまい、お客様にうっとうしく思われてしまうかもしれませんよね。
では、中間報告で伝えるべき事は何でしょうか？

できている・できていない以上に、依頼者が知りたいことは、今がわかることです。
今がわかれば対策が打てます。

• 今何をやっているのか
• 今どこまで進んでいるのか
• 今どこでつまづいているのか

例えば、今、予定の五分の一しか進んでいないとわかれば、人員を増やしたり、締め切りを延ばしたりできます。
逆に言えば、今やっていることが分からないと、何もできないのです。

注意すべき中間報告

表現が抽象的である

次の様な用語を報告で使う場合は、抽象的になってしまいます。
問題が起きた際に、お客様や上司の信用を失いやすいので、注意が必要です。

• 大丈夫
• 徹底
• 丁寧

例えば、「大丈夫」。
何がどのように大丈夫なのか、はっきりしません。
大丈夫を使用する場合は、どうして大丈夫なのかも記載しましょう。

本当に問題なくできればよいですが、できなかったとき大変なことになります。
依頼主は「問題が発生せずにできるだろう」という認識を持つからです。

と言った具合です。
一方で次の様に伝えると、依頼者に具体的なイメージを持たせられます。

仮に問題が起きたとしても、三分の二まで進んでおり、「終盤で問題が起きたのであれば仕方ない」といった印象を与えられます。
もし、「順調で問題ない」だけであれば、「順調と言っていたのになぜ？この人には任せられないな」と思われてしまうでしょう。

報告の際には、なるべく数字を使って具体化し、曖昧な表現になることを避けましょう。

事実と意見が混ざっている

報告の中で事実と意見が混ざっていることがよくあります。
例えば次のケースです。

一方で分けて報告した場合です。
感じ方の違いはいかがでしょうか？

分けなかった時と比べると、依頼主の印象が少し変わります。
失敗した場合、「順調に終わると言っていたのになぜ？」という疑問は持ちづらいはずです。
依頼者に間違った印象を与えないためにも、事実と意見は分けて伝える方がよいでしょう。

「事実を適切に正確に伝えること」
これが中間報告では、非常に重要です。

中間報告はリスクヘッジです。
自分のためにも、依頼者のためにも、是非中間報告を徹底してください。

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結果出す営業マンは必ずやっている2つのコツと中間報告の大切さ

報告を癖づけて売れる営業マンに近づこう

中間報告をする営業マンは思いのほか少ないです。
また、報告をしていても、その内容が適切でなければ意味を成しません。

報告は依頼主、主に上司やお客様との信頼関係を作る上で重要です。
ついつい、抽象的な表現になってしまったり、報告自体を忘れてしまうかもしれません。

報告しないと気持ちが悪いなと思えるくらいまで、自分の体に染みこませられれば、売れる営業マンに一歩近づきますよ。

 

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疎かな完了報告はチャンスを奪う！一歩先を行く完了報告5つのコツ

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報告が面倒だなと思った時は、下記の記事を読んで心機一転がんばる活力を得ましょう。
ビジネスで若手がチャンスを掴むための「報告の仕方」

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