中間報告していますか？
前に新人営業マンに報告するタイミングについて、挙手で聞いたことがあります。
「上司やお客様から仕事の依頼を受け対応しています。報告すべきタイミングはいつ？必要なタイミング、全てに手をあげてください。
- 着手を始めた報告
- 進捗状況の報告
- ある程度完成目処が立った時の報告
- 完了報告
一番多かったのは、「4.完了報告」でした。1~3はまばらに手が挙がっていました。
答えは、全部大切です。1~3は中間報告です。この中間報告があなたの評価を決めると言っても過言ではありません。
依頼者は常に不安ということを理解し、中間報告を徹底せよ
営業マンで意外と、抜けているのがこの中間報告です。
完璧な状態になってから提出・提案しようとしている人が多いのです。しかし、最後の提案で自分は完璧と思っていて間違っていたら、一貫の終わりですよね。これは依頼者にとっても同じです。
依頼した人は、ちゃんとやってくれているのか、ちゃんと進んでいるのか、ちゃんと期待した内容になっているのか、不安を抱えています。特にこちらの状況が見えなければ、当たり前ですが非常に不安です。
その不安を払拭することが、中間報告の目的なのです。
中間報告を徹底すれば、最終納品を間違えずに済む
一生懸命やってきた仕事。最終納品をしたときに、「こうじゃないんだよな」と言われたことはありませんか？
私はあります。めちゃくちゃ辛い、とにかく辛い言葉です。今までの時間を返せという気持ちになります。こんな悲劇が行ってしまうのも、中間報告を行わないがために起こります。
途中でしっかりと報告をしておくことで、上司からフィードバックをもらえる回数が増えます。フィードバックを複数もらうことで、間違った方向に行く前に軌道修正ができるようになります。
中間報告は様々な面でリスクヘッジになっているということを覚えておいてください。
中間報告では何を伝えるべきか
今何をやっているのか、今どこまで進んでいるのか、今どこでつまづいているのか
できている・できていない以上に、依頼者が知りたいことは、今がわかることです。
今がわかれば対策が打てます。分からないと何もできないのです。
注意すべき中間報告のNGワード
また、中間報告で「大丈夫です」という、報告をする人がいます。
もちろん、本当に問題なくできればよいですが、できなかったとき大変なことになります。気持ち的にもそうですが、相手もちゃんとできる、という認識を持ちます。その結果、やろうと思っていたことができない、というケースも起こってしまうのです。
事実を適切に正確に伝えること
これが中間報告では、非常に重要です。中間報告はリスクヘッジです。自分のためにも、依頼者のためにも、是非中間報告を徹底してください。
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