疎かな完了報告はチャンスを奪う!一歩先を行く完了報告5つのコツ
  • 社内でがんばっているつもりだが、評価が低い
  • 上司との関係が良くないと感じている

このような悩みはありませんか?
給料を上げるためには、上司の評価が大事ですよね。
そのためには、上司との関係性も良好でいたいと思う気持ちわかります。

そのような方に向けて、今回は評価が下がらないようにするための「報告術」をお伝えします。
報連相とよく言いますが、その中でも「完了報告」の重要性に焦点を当てました。

営業代行の会社を立ち上げ、部下を多く持ち、上司の立場を経験している私が記載しますので、信頼性は高いです。

仕事の完了報告していますか?

依頼を受けた仕事、いつが仕事の終わりですか
作業が終わった時と思っている方、これではせっかく頑張った仕事の評価が下がってしまいます。

上司上司
おーい、A君。
客先に確認のメールだしといて〜!
営業マンA君営業マンA君
はーい!

これで終わっていては、次の様に思われるかもしれません。

上司上司
そういえば、音沙汰ないけど、A君はきちんとメールだしてくれたのだろうか?

毎回このように思われていては、A君の評価があがらないのも不思議ではないでしょう。

では何をすべきか?
それは完了報告です

営業マンA君営業マンA君
○社に確認メール送りました〜!

このように一声かけましょう。

そこで、完了報告をしていない方にお聞きします。
あなたに仕事を依頼したお客様や上司は、仕事が完了したことをどこで判断すれば良いですか

できたか否かを逐一、向こうから確認してくれません。
つまり、「終わりました」の一言が大切であり、依頼した相手からすれば待っている言葉なのです。

「言われたことをやったので、あとはお願いします」というスタンスではいけません。

一歩先を行く完了報告の5つのコツ

ただ、完了報告もとりあえず「終わりました」と言うだけではもったいないです。
相手から喜ばれる、またあなたに仕事をお願いしたいと思える完了報告にはコツがあります。

一歩先を行く完了報告の5つのコツ

①相手への気遣いを伝える
②依頼された内容を再度伝える
③意識した点を伝える
④懸念点を伝える
⑤早く伝える

コツ①相手への気遣いを伝える

依頼をした人は、あなたが完了した仕事を元に何かのアクションをしているはずです。
多くの場合、内容確認や次の仕事の準備など、あなたが完了させた仕事を次の仕事に使っています。

例えば上司に完了を報告する場合は、その報告を受けて、上司がお客様に進捗報告をしているかもしれません。
お客様に完了を報告する際は、お客様は長時間待っており、ストレスがたまっている可能性もあります。

そのため、確認をしてもらうときには、次の様に一言入れると良いでしょう。

営業マン営業マン
お待たせしました。
ご確認よろしくお願いします。

依頼者が報告書を活用するときは

営業マン営業マン
報告書で不明な点や、何か修正などありましたら言ってください。
すぐに対応します。

など、ちょっとした一言・気遣いを伝えると良いです

▼営業は、好かれるよりも嫌われないことが大事です。
コミュニケーションの基本を確認して、嫌われないようにしましょう。
【コミュニケーション能力アップ】営業におけるコミュニケーションの基本

コツ②依頼された内容を再度伝える

私も経験ありますが、依頼者は依頼した時点で頭が次に切り替わっているので、依頼した内容を忘れてしまっていることがあります
そのため、依頼を受けた内容を再度共有することをオススメします。

営業マン営業マン
先日ご依頼いただいた、投資対象によい不動産物件の洗い出し完了しました。
御確認ください。

そうすることで、

  • 何のために
  • 何をしてもらいたかったのか

を思い出してもらい、次のアクションへスムーズに行けます。
仮に、忘れていなくとも突然

営業マン営業マン
先日の件、完了しました。

と、このような完了報告では、

上司上司
何のこと?

となっても不思議ではありません。
依頼された内容は再度伝えましょう

コツ③意識した点を伝える

どこを意識して作業をしたか、この点をしっかりと伝えましょう
依頼を受けた時点で何をすべきか、どうやるべきかを考えて、作業を進めてきたはずです。

営業マン営業マン
先日の面談の際におっしゃっていた、○○のポイントについて、私の調査結果を書類に含めて記載しました。

このように相手の意図をくみ取っている旨、報告に含め伝えましょう

依頼したことを忘れているかもしれない人に、こちらの工夫に気づいてもらえず、流されてしまってはもったいないです。
是非、言葉にしてちゃんと伝えてください。

中間報告も必要

完了報告そのもののコツではないので、余談になりますが、中間報告を重ねていくと完了報告もスムーズに行きやすくなります。
中間報告で逐一情報共有をしておけば、完了時に事細かに報告する必要がなくなるからです。

報告を受ける側からしても、一度に大量の確認事項を伝えられたら、ストレスになる場合もあるでしょう。
時間のかかりそうな依頼事項ほど、中間報告をしていきましょう。

▼中間報告が実はあなたの評価を決める大部分を締めています。
完了報告の次は、中間報告について学びましょう!
中間報告は自分のためにも、依頼者のためにも絶対やるべき!中間報告の考え方とコツ

コツ④懸念点を伝える

仕事が終わった後、とりあえず「えいや」で完了を伝えるのはやめましょう
できていない”かも”しれないところ、心配な点があったら、隠さずにしっかりと伝えてください

営業マン営業マン
お客様がお求めの情報を整理した資料を作成しましたので、送付します。
価格は、日々入れ替わっているので、資料に記載の価格と現実にズレがあるかもしれません。
注意してごらんください。

クレームを防ぐことができますし、お客様や上司に真剣に依頼をこなしたと伝わります。
ただただ「終わりました。」では、「きちんと作業したの?」という印象を依頼主に与えることもあるでしょう。

問題なければ、懸念点の代わりに問題ない旨も伝えると、依頼主も安心できます。

コツ⑤早く伝える

完了報告は、なるべく早く伝えましょう
理由は

  • 仕事ができると思われる可能性が高まる
  • ミスがあった場合に修正しやすい

ためです。
ご想像し易いと思いますが、早く仕事をこなしてくれる人に対しては良い印象を持ちやすいです。

依頼主依頼主
あの人は仕事が早いからまた依頼しよう

となることもあるでしょう。

また、期限より早く完了しているにもかかわらず、期限ギリギリに報告しては、何かあったときに対応しづらくなります
特別な理由がなければ、早めに報告しておいて損はありません。

▼売れない営業マンは報告が遅いです。
スピードを早くするために、意識すべきコツについて次の記事でお伝えしています。
売れない営業マンが意識すべき2つのスピードのコツ|日本一の営業マンが教えます

完了報告は次の仕事のスタート

まとめ

仕事の完了報告していますか?

一歩先を行く完了報告の5つのコツ
・コツ①相手への気遣いを伝える
・コツ②依頼された内容を再度伝える
・コツ③意識した点を伝える
・コツ④懸念点を伝える
・コツ⑤早く伝える

完了報告は次の仕事のスタート

完了報告をしっかりと行うことで、次の仕事に繋がるチャンスがもらえます。
「仕事の報酬は仕事である」もよく聞く言葉ですが、本当にその通りです。

特に独立すると、尚更このことを痛感します。
次の仕事をもらえるように、完了報告を徹底しましょう。

▼私の報連相の苦い思い出から、あなたに報連相の大事さをお伝えしています。
報告・連絡・相談を続けた先に待っているものは何か。報連相2つの大きな効果とは?

▼完了報告は報連相の一つです。
えっ!?報連相って何?という初心者営業マンの方必見のビギナー向け記事です。
こまめな報連相はなぜ大事?報告・連絡・相談をうまくやる秘訣!ビジネスマンの必需品

▼YouTubeでも発信しています。
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(1) 【評価UP!】仕事が早い「と思われる」ようにする㊙︎行動 – YouTube

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