メール営業コンサルタントのささだです。

コミュニケーションロス、という言葉を
聞いたことはございますか?

簡単に言えば

コミュニケーションロスとは
コミュニケーションに伴う
損失・無駄・浪費

のことです。

つまり

意思疎通がしっかりと
図れていないために起きる損失が
コミュニケーションロスです。

こういった経験は、仕事をしていると
多くの方がご経験あるのではないでしょうか。

「来週までに○○をやっておいて」
「承知しました」

1週間後

「あれどうなってる?」
「まだやってません」

もしくは

「あれどうなってる?」
「やってあります。こちらでいかがでしょうか?」
「全然言ったのと違うじゃん」

これがよくあるコミュニケーションロスの
状態です。

つまり、コミュニケーションロスは
期待していた結果が実現されないこと
それに伴う弊害、のことなのです。

具体的には

  • 期待していた結果が出来ない
  • 納期が守られない
  • 二度手間が発生する

ということです。

逆にコミュニケーションロスがない状態は
どんな状態でしょうか。

私が思うには、こういったイメージです。

「あれやっといて」
「もうやっときました」

いわゆるツーカーの関係です。

コミュニケーションロスがない状態は
コミュニケーションをとっても
無駄がない関係のことを指すわけです。

コミュニケーションロスはお互いを不幸にする

コミュニケーションロスは
依頼した側、依頼された側
双方を嫌な気持ちにします。
実害も伴います。

依頼した側は
頼んだ側が期待したものが
挙がってこないことへの
苛立ち、焦り。

依頼された側は
折角取り組んだにも関わらず
怒られるという憤り。

その結果、嫌になる
というのは、昔からのパターンです。

こういったことの積み重ねで
会社を辞めていく人もいます。

コミュニケーションロスは
非常に些細なことです。

communication-loss

コミュニケーションロスを防ぐ3つのこと

コミュニケーションロスを防ぐには
「理解」「イメージ」「決定」の
3つが大切です。

私はよく『同じ絵を描く』と言っています。

同じ絵を描くために必要なモノを
具体的にお伝えします。

相互の理解を深める

コミュニケーションロスが起こる原因は
片方がわかったつもりで話すために
発生します。

依頼する側、話を始めた側のほうが
詳しく知っているのは当たり前です。

その前提のまま、話を進めてしまうのです。
大切なことは、片方の前提で話さない
共通の言語で話すことです。

相手の状況を理解してあげることも大切です。

これらを、私は営業活動や後輩育成のとき
特に意識しています。

難しい言葉で話せば
確かにかっこ良く見えます。
しかし、それで伝わらなければ
意味がありません。

だからこそ、専門用語はできるだけ
使わないように心がけています。
また、こちら側の前提を押し付けないことです。

「営業とはこういうものだ」
と言っても、相手が違う考えを持っていたら
受け入れられることはありません。

なので、自分の伝えたいことを
ちゃんと理解してもらうために
相手のことを知ることが大切なのです。

イメージを共有する

次に大切なことは、ゴールイメージを
しっかりと共有しておくことです。

例えば
「資料作っておいて」と依頼をして
挙がってきた資料が全然想定外の資料だった
ということはありませんか?

PowerPointの資料を想像していたら
何故かWordの資料だった
みたいな感じですね。

そこで大切なことは
具体的なゴールイメージを事前に
共有しておくことです。
それも、できるだけ具体的に。

部下の成長のために、自主性に任せる
というのは、説明放棄だと
私は思っています。

サンプルになるものがあるなら
先に渡しておきましょう。

決められるモノは「決定」しておく

コミュニケーションロスの中で
納期もよくあるパターンです。

「なる早で」

この言葉は危険ですね。

こちら側の「なる早」は明日までに
やって欲しい、と思っていても
相手側が1週間ぐらいが「なる早」と
思っていたら、最悪の事態です。

だからこそ、具体的に数字で決められる部分は
しっかりと決めておくことが大切です。

また、当たり前ですが
決めたことをお互いちゃんとやる
という大前提は外すことはできません。

まとめ

コミュニケーションロスを防ぐためには
「理解」「イメージ」「決定」が大切です。

具体的にやるべきことは

  • 前提を押し付けない
  • 決めつけて話を進めない
  • 依頼するならば、具体的に決めて依頼する
    (数字やサンプルを示す 等)

これだけで、お互いが嫌な気持ちにならず
気持よく仕事やコミュニケーションが
取れるわけです。

大事なことは、ちょっとした配慮だけなのです。
面倒臭がらず、コミュニケーションを取りましょう。

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