営業勉強会のささだです。

今日は社会人1年目で必ず言われる「ほうれんそう」の話。

報連相とは

報告 ・ 連絡 ・ 相談

の頭の文字を取ったものです。

仕事の中でも

「ちゃんと相談しろよ」
「こまめに報告あげろよ」
「連絡は随時するように」

とか言われたことも多いと思いますが、それが報連相です。

報告とは

報告とは、上司や指示を出してくれた者に対して、進捗や結果等の状況を伝えることです。

告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。

引用:goo辞書

指示や命令が上から下という流れであれば、報告は逆に下から上という流れです。結果報告や進捗報告と言いますよね。

連絡とは

連絡とは、必要な情報を必要なメンバーに知らせることを指します。

気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知。

引用:goo辞書

メンバーや関係者に対して、業務連絡などが馴染みの使い方ではないでしょうか。他には、「今日の飲み会の連絡です」とかですかね。

相談とは

相談とは、アドバイスや意見をもらいたいときに、自身の状況を伝えて、話をすることです。

問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。また、その話し合い。

引用:goo辞書

話し合いや意見をもらうことで、解決の糸口やヒントを見つけることが相談です。

報連相をうまくやるために、まずは違いをちゃんと知ろう

「ほうれんそう」を届けるのは上司が多いわけですが、報告・連絡・相談の違いをちゃんと押さえておくことが大切です。

報告:指示されたことの状況を伝えること
連絡:伝えるべき人へ周知すること
相談:意思決定ができないものを決めること

私はこのように捉えています。なので、ちゃんと自分は今、「ほうれんそう」のどれなのかは意識してくださいね。これは目的をしっかりと理解しないとダメなんです。

報告:指示者へ”伝える”こと
連絡:伝えるべき人へ”伝える”こと
相談:決めること

報告と連絡は、伝えることが目的ですが、伝えるべき”対象”が違います。報告は指示というお膳立てがあって、そのお膳立てられた上で伝えます。連絡は、お膳立てがない中で、場合によっては何も知らない人に伝えることもあります。相談は明らかに違います。目的は『決めること』です。ここで重要なのは、「決めてもらうこと」ではないことです。

①こうなりました!!
②こうなりましたが、どうすれば良いですか?
③こうなったので、私は~~しようと思っていますか?よろしいですか?

これに感情を加えると

①こうなりました!!⇒ここまでやったんだから、後どうにかしろよ。もしくは、指示よこせ。
②こうなりましたが、どうすればよろしいですか?⇒ここまでやったけど、この後どうすんの?
③こうなったので、私は~~しようと思っていますか?よろしいですか?⇒ここまでやって次はこうしたいんだけど、これで良いの?

さーて、どれが一番良いですかね?当然、③になります。①と②は「決めてもらうこと」を求めているのがわかりますよね。前にある起業家と部下の「ほうれんそう」伸し方について話をしていたのですが、その時に出た言葉が辛辣ですが、まさにでした。

「なんでお前の(部下の)仕事を俺がやらなきゃいけないの?」

決めてもらうというのは、部下が自分の仕事を放棄したのと一緒なわけですよ。つまり、ちゃんと自分の意志を持って、決めていかなければならないわけです。下の表を見てもらえばわかると思いますが、

 対象目的時間ゴール
報告指示者伝えること過去のこと対象の理解
連絡関係者伝えること過去のこと・未来の決定事項対象の理解
相談①指示者・関係者決めること未来のこと事象の決定
相談②指示者・関係者助言をもらうこと未来のこと意見の交換

まず一番に身につけるべきは報連相のうち、相談

相談には2つのパターンがあります。「アドバイス」と「決定」です。

アドバイス・助言がほしいときは、相手に状況を伝えて、相手の意見をもらうことが目的です。大切なことは、自分の状況を的確に伝えることです、これが出来なければ、逆に自分が欲しいアドバイスや自分の状況にあったアドバイスをもらうことはできません。

もう1つが『決定』です。私が会社員時代で1番大きかった相談は、「退職相談」です。これは、アドバイスが欲しいわけではなく、相手に納得して欲しい、理解してほしいための相談です。

報告と連絡は「対象の理解」までできればOKなわけで話すときに求められるのは、極端に言えばわかりやすさだけで良いんです。しかし!相談は「対象の理解」が前提にあって、双方で『決定』をしなければならないのです。時には、説得が必要なこともあるでしょう。時には、周到な根回しが必要なこともあるでしょう。

けど、相談にはこれが必要なんです。だって、自分がやりたいことをやるんだから、当たり前じゃないですか!

あなた出世したい、とか
もっと大きなことをやりたい、とか
上司に評価されたい、とか
退職したい、とか

思っているなら、『相談』のスキルを身につけてください。大事なのは、決めてもらうのではなく、『決める』ことです。そのために、自分の意志が必要不可欠です。自分がどうしたいのか、これを持って『相談』しましょう!!ちゃんと相談できれば、報告・連絡もある程度はちゃんとできます。(ある程度ですからね。あしからず。。)

▼相談のコツは合わせてこちらもどうぞ!

『報告』は上司から確認があったら負け

続いて報告です。報告で大切なことは、上司や指示を出してくれた人に、”確認”されないことです。相手が確認してくる、ということは、相手が求めるペースで作業が進められていない、もしくは報告の頻度やペースが遅い、ということです。

仕事ができる人は、作業の質・スピードが高いだけでなく、報告も非常にうまいです。これは報告内容ではなく、相手が気になる前に自ら報告をしているのです。報告は内容よりも定期的に行うことが大切です。そうすることで、指示を出した側も安心できるからです。

完了報告で大切なこと

また、報告は仕事において非常に重要なことが1つあります。それは、もらった指示は作業が完了したら終わりではなく、完了報告を行って初めて終わりということです。完了報告を持って初めて1つの仕事が完了する、ということです。このことは絶対に忘れないでください。

▼完了報告について、詳しくはこちらをチェック

中間報告・進捗報告で大切なこと

完了報告の大切さをお伝えしましたが、中間報告ももちろん大切です。中間報告の伝え方で大切なことは、事実を伝えることです。どうしても想定したよりも進捗が取れていなかったり、上司の期待よりも仕事ができていなかったりすると、ごまかしたり、嘘をついた報告をしてしまう人がいます。しかし、これは自分で自分の首を締めているようなものです。

しっかりと事実を伝えておけば、良いアドバイスをもらえるかもしれません。サポートしてくれるかもしれません。自分で「大丈夫です」「順調です」と嘘をついてしまえば、自分で頑張るしか選択肢はなくなります。一時の怒られる、という恐怖からごまかす報告は、最終的に誰も得しません。最後期待された納品ができなければ、上司やクライアントなど依頼してくれた側は困ります。もちろん、そんな状況になってしまったあなたも困ることでしょう。

怒られたくない気持ちはわかりますが、報告では事実をしっかりと伝えることが大切です。

▼中間報告について、詳しくはこちらもチェック

『連絡』で大切なことは事実を伝えること

最後に連絡です。連絡で大切なことは、事実を伝えることです。連絡の際に、自分の考えや意見を混ぜて話をしてしまうと、結局何を信じてよいのか、何が正しいのかがわからなくなってしまいます。

例えば飲み会の連絡。正しい連絡は、「18時に池袋集合です」これだけで良いのです。しかし、自分の意見を混ぜて、「上司や先輩はきっともう少し早く来ると思うけど、とりあえず18時には集合で。私は少し早いですけど、17時半には行こうと思います」と言われてしまうと、結局何時に行けばよいのかわからないですよね。

報告は事実や決定事項のみを伝えること、ここを意識しましょう。その他で気になることやわからないことがあれば、これは相談なので、切り分けて考えましょう。

報告・連絡で大切な事実を伝えるコツ

報告・連絡・相談で大切なことの1つに事実をしっかりと伝えることがあります。しかし、人は意外と事実をしっかりと伝えることが苦手です。その要因は2つあります。

・自分の考えを加えて話す
・自分の感情を加えて話す

この2つです。

自分の考えを入れてしまう

例えば失注してしまったときの報告で「今回、(恐らく)他社に決まったようです」

括弧がポイントで、特に先方に聞いていないのに、前に他社と悩んでいたと言っていたから、勝手に”予測”してしまうパターンです。事実を伝えるためには、ちゃんと現状を確認しなければいけません。

自分の感情を入れてしまう

気温の報告をするときを想像してください。今日って寒いかな?と聞かれたとき

「今日は寒いですよ」

と答えた時、これが本当に事実を伝えているかです。その報告を受けて、服を決めるとしたら、報告を受ける側にとっては非常に重要な情報です。

では、仮にその日が0度だったとしましょう。
確かに情報の受け手が東京だったら、寒いでしょう。しかし、先日長野から来た人だったら、0度は暖かいほうかもしれません。こういった些細なところで、実は事実を伝えられていないケースが非常に多いのです。

上司やお客様は、適切な判断をしなければいけません。ちゃんと事実を教えてくれるかどうか、ちゃんと報連相ができるかどうかは、信頼できるか否かを決める非常に重要なスキルなのです。。

報連相をしっかりと使い分けよう

報告・連絡・相談の違いは理解いただけたのではないかと思います。大切なことは、目的を明確にして、今自分は相手に対して「報連相」の中でどれをしているのか、しっかりと整理してから、相手に話すようにしましょう。報連相を使い分けがちゃんとできれば、社内外問わず、信頼されるビジネスパーソンになれますよ。

▼報連相についてはこちらも

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