こまめな報連相はなぜ大事？報告・連絡・相談をうまくやる秘訣！ビジネスマンの必需品

• • 報連相（ほうれんそう）もできないなんてなってない！
  • 報連相しているつもりなのに、できていないと言われ続けている
  • 報連相を誰にも教えてもらえなかったので知りたい

このような体験や疑問はありませんか？
特に新卒は、慣れないのでうまくできないかもしれません。

今日は社会人１年目で必ず言われる「報連相（ほうれんそう）」の話をします。

• 報連相の基本
• 報連相の仕方
• 完璧に使いこなすコツ

をお伝えします。
この記事を読めばもう報連相に悩まなくなるでしょう。

営業代行の会社を立ち上げており、部下を多く持つ私が記載しますので信頼性は高いと思います。
もちろん、私にも新人時代はありましたので、報連相する側、される側両方をカバーしている記事になっています。

報連相とは？言葉の意味をおさらい！

まずは、基本中の基本である言葉の意味を確認しましょう。

報連相の語源＝報告 ・ 連絡 ・ 相談

報連相の意味①報告とは「進捗や結果を伝える」

報告とは、上司や指示を出してくれた者に対して、進捗や結果等の状況を伝えることです。

告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。

引用：goo辞書

1. ①上司
2. ②部下

指示や命令は上から下（上司から部下）の流れで情報が伝達されます。

1. ①部下
2. ②上司

逆に報告は、下から上（部下から上司）の流れです。
結果報告や進捗報告と言いますよね。

報連相の意味②連絡とは「必要なメンバーに知らせる」

次に連絡の意味を確認しましょう。
一見、報告と連絡は、両方とも情報を伝えるので、似ているように思えますが違います。

連絡とは、必要な情報を必要なメンバーに知らせることを指します。

気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知。

引用：goo辞書

「メンバーや関係者に対しての業務連絡」などが馴染みの使い方ではないでしょうか。
他にも、「今日の飲み会の連絡です」とも表現しますね。

報連相の意味③相談とは「意見をもらう」

相談とは、アドバイスや意見をもらいたいときに、自身の状況を伝えて、話をすることです。

問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。また、その話し合い。

引用：goo辞書

話し合いをし、意見をもらうことで、解決の糸口やヒントを見つけることが相談です。

報連相の4つのメリット

「報連相をしなさい！」と耳にタコができるくらい言われていませんか？
しかし本当に、報連相は必要なのでしょうか？

報連相という言葉は、実は30年以上前からビジネスシーンで使われています。
メリットを確認し、その必要性を理解しましょう。

報連相のメリット①ミスが減る

こまめな報連相によって、

• ミスが起きていること
• ミスが起こりかけていること

を発見しやすくなります。
周囲のメンバーが気付き、未然にミスを防げるのが大きなメリットです。

報連相のメリット②業務効率が上がる

また、進捗具合を確認できる点も非常に重要です。
上司の立場からすると、進捗状況を把握できれば、今現在の業務の流れがわかり、部下の管理が楽になります。

チームメンバーの業務が全てわかれば、自身がどのような行動をとればよいかわかるため、チームの運営もしやすくなる点もメリットでしょう。

報連相のメリット③問題の原因を掴みやすくなる

問題が起きた際、どこにその問題の原因があったのか、突き止めることが容易になります。
報連相が身についているなら、問題が起きた場面ですぐに周りに伝わるからです。

たとえば、日報の形でメール報告をしていれば、過去の報告を振り返ることができます。
「●日前の報告でおかしな報告をしていた」という事実を発見でき、なぜそうなってしまったのか振り返りやすいでしょう。

もしこの報連相を怠っていると、問題の原因を突き止めることに時間を要するため、解決までのスピードも落ちます。
そうなると次の業務へも移れず、他部署との連携にも影響が出てきてしまうでしょう。

報連相のメリット④メンバーの得意分野が分かる

これは上司目線になりますが、こまめな報連相によって、

• そのメンバーがどこに苦手意識を持っているのか、
• 何を得意としているのか

掴みやすくなります。
相談回数が多くなったり、報告の度に修正点を発見したりするなら、そのメンバーはその仕事の経験不足もしくは苦手分野であることを理解できるでしょう。

一方で順調な報告が多ければ、その分野の仕事が得意であると判断可能です。
適材適所を実現するためにも、報連相は重要でしょう。

報連相ができていない人が理解すべき3つのこと

「報連相ができていない！」と指摘される若手社会人は多いと想像できますが、その原因を探っていきます。

理解すべきこと①報告・連絡・相談の違い

「報連相」をうまくやるためには、報告・連絡・相談の違いを正確に押さえましょう。

私はこのように捉えています。
これを元に、自分が「報連相」のどれを実行しようとしているのかを意識することで、目的が決まるからです。

• 目的：伝える
  • 報告：指示者へ”伝える”
  • 連絡：伝えるべき人へ”伝える”
• 目的：決める
  • 相談：迷っていることを決める

理解すべきこと②報告と連絡での伝えるべき対象の違い

報告と連絡は、伝えることが目的ですが、伝えるべき”対象”が違います。

報告は指示というお膳立てがあって、そのお膳立てられた上で伝えます。
連絡は、お膳立てがない中で、場合によっては何も知らない人に伝えることもあるのです。

理解すべきこと③相談の目的は決めること

相談の目的は『決めること』で、「決めてもらうこと」ではありません。

相談時に次の3つの伝え方でどのような違いがでるか考えてみましょう。

これに感情を加えると

さーて、どれが一番よいですかね？
当然、パターン③になります。
パターン①と②は「決めてもらうこと」を求めているのがわかりますよね。

前にある起業家と部下の「報連相」のやり方について話をしました。
その時に出た言葉が辛辣ですが、まさにでした。

相談した結果、上司に決めてもらう行為は、部下が自分の仕事を放棄したのと一緒です。
つまり、ちゃんと自分の意志を持って、決めていかなければなりません。

下の表を見てもらえばわかると思いますが、あくまで相談は「意見の交換」であり、事象を決定するためには自分自身の考えが必須です。
丸投げしてはいけません。

	対象	目的	時間	ゴール
報告	指示者	伝えること	過去のこと	対象の理解
連絡	関係者	伝えること	過去のこと・未来の決定事項	対象の理解
相談①	指示者・関係者	決めること	未来のこと	事象の決定
相談②	指示者・関係者	助言をもらうこと	未来のこと	意見の交換

報告をうまくやる秘訣

ここからは、報告・連絡・相談をうまくやる秘訣について、それぞれ考えましょう。
報告が上手くできていない時の明確なサインが一つあります。
それは、上司が確認してくる時です。

上司が確認する理由は報告が遅いから

報告で大切なことは、上司や指示を出してくれた人に、”確認”されないことです。
相手が確認してくる理由は、「相手が求めるペースで作業が進められていない」、もしくは「報告の頻度やペースが遅い」から。

仕事ができる人は、作業の質・スピードが高いだけでなく、報告も非常にうまいです。
これは報告内容ではなく、相手が気になる前に自ら報告できており、報告タイミングがよいと考えられます。

報告は内容よりも定期的に行うことが大切です。
そうすることで、指示を出した側も安心できます。

完了報告を行わないと完了とはいえない

また、報告で非常に重要なことが１つあります。
それは、もらった指示は作業が完了したら終わりではなく、完了報告を行って初めて終わりということです。

たとえ実際に作業や内容が終わっていても、報告がなければ、上司にとっては終わっていないのと同じです。
このことは絶対に忘れないでください。

▼完了報告は「終わった」と告げればよいだけと思っていませんか？
実は完了報告にもコツはあります。
詳しくは次の記事をご覧ください。
疎かな完了報告はチャンスを奪う！一歩先を行く完了報告4つのコツ

中間報告や進捗報告では事実を伝えよう

完了報告の大切さをお伝えしましたが、中間報告ももちろん大切です。
中間報告の伝え方で大切なことは、事実を伝えることです。

どうしても想定したよりも進捗が取れていなかったり、上司の期待よりも仕事ができていなかったりすると、ごまかしたり、嘘をついた報告をしてしまう人がいます。
「少しでも問題がないように報告したい」「無難に報告を済ませたい」という心理状態になっていると思いますし、怒られたくない気持ちは理解できます。

しかし、これは自分で自分の首を締めているようなものです。

しっかりと事実を伝えておけば、よいアドバイスをもらえるかもしれません。
サポートしてくれるかもしれません。

嘘をついても誰も得をしない

自分で「大丈夫です」「順調です」と嘘をついてしまえば、自分で頑張るしか選択肢はなくなります。
一時の「怒られる」という恐怖からごまかす報告は、最終的に誰も得しません。

最終的には期待された納品ができなければ、上司やクライアントなど依頼してくれた側は困ります。
もちろん、そんな状況になってしまったあなたも困ることでしょう。

また、嘘だと発覚してしまうと、信用を失うことになります。

• なぜもっと早く本当のことを話してくれなかったんだ
• もっと他にも嘘をついていることがあるのではないか
• 今後もまた同じことが起きるのではないか

こういった形で、「しっかりやっていたこと」まで疑われ、監視の目が強くなってしまう可能性もあるのです。
そうなると居心地もいいものではないですよね。
隠すと、その場しのぎにはなっても、必ずあとでつけが回ってきます。

怒られたくない気持ちはわかりますが、報告では事実をしっかりと伝えることが大切です。

▼上司のためだけでなく、自分のためにも中間報告をしっかり行えるようにしましょう。
中間報告の考え方は次の記事を確認してください。
中間報告は自分のためにも、依頼者のためにも絶対やるべき！中間報告の考え方とコツ

連絡をうまくやる秘訣

事実を伝えよう

連絡で大切なことは、事実を伝えることです。
連絡の際に、自分の考えや意見を混ぜて話をしてしまうと、結局何を信じてよいのか、何が正しいのかがわからなくなってしまいます。

例えば飲み会の連絡。
正しい連絡は、

これだけでよいです。
しかし、自分の意見を混ぜて、

と言われてしまうと、結局何時に行けばよいのかわからないですよね。

報告は事実や決定事項のみを伝えることを意識しましょう。
その他で気になることやわからないことは「相談」となるので、切り分けて考えましょう。

相談をうまくやる秘訣

相談には「アドバイス」と「決定」の2つのパターンがあります。

アドバイス・助言がほしいときは、相手に状況を伝えて、相手の意見をもらうことが目的です。

アドバイスをもらう時：自分の状況を的確に伝える

大切なことは、自分の状況を的確に伝えることです。
これが出来なければ、逆に自分が欲しいアドバイスや自分の状況にあったアドバイスをもらうことはできません。

決定したい時：相手を納得させる

もう1つが『決定』です。
私が会社員時代で1番大きかった相談として、「退職相談」がありました。
これは、アドバイスが欲しいわけではなく、相手に納得して欲しい、理解してほしいための相談です。

報告と連絡は「対象の理解」までできればOKです。
話すときに求められるのは、極端に言えばわかりやすさだけ。

しかし、相談は「対象の理解」が前提にあって、双方で『決定』をしなければならないのです。

納得させるには面倒がついてくる

時には、説得が必要なこともあるでしょう。
時には、周到な根回しが必要なこともあるでしょう。

相談には面倒なことがついてきます。
なぜなら、自分がやりたいことをやるんだから、当たり前じゃないですか！

「出世したい」
「もっと大きなことをやりたい」
「上司に評価されたい」
「退職したい」

このように思っているなら、『相談』のスキルを身につけてください。

大事なのは、決めてもらうのではなく、『決める』ことです。
そのために、自分の意志が必要不可欠です。

自分がどうしたいのか、意思を持って『相談』しましょう！！
ちゃんと相談できれば、報告・連絡もある程度はできます。（ある程度ですからね。あしからず。）

▼相談にも根回しは必要です。
突然「独立するために辞めるので、支援して欲しい」と言っても反対されてしまいますよね？
相談上手になるために次の記事も確認してみてください。
根回しが上手い人は仕事上手。根回しを成功させるために知っておくべき2つのコツ

事実を伝えるコツ

報連相で共通して大切なことに「事実を伝えること」があります。
しかし、人は意外と事実をしっかりと伝えることが苦手です。
その要因は2つあります。

1. 自分の考えを加えて話す
2. 自分の感情を加えて話す

この2つです。

苦手な要因①自分の考えを入れてしまう

例えば失注したときの報告で次の様に発言したとします。

「括弧（恐らく）」がポイントで、特に先方に聞いていないのに、「前に他社と悩んでいたと言っていたから」などと、勝手に”予測”してしまうパターンです。
事実を伝えるためには、ちゃんと現状を確認しなければいけません。

起きた事実は、基本的に断定した言葉で伝えることが、スムーズなコミュニケーションに繋がります。
「～でした」「～が起きました」とはっきりと言い切りましょう。

もし自分が実際に見ていない状況なら、「報告によると、･･･という状況です」という言い方が可能です。
「～のようです・らしいです」や、根拠のない「大丈夫だと思います」は不信感を招きます。

なぜ大丈夫と言えるのか、セットで根拠を伝えることが必須です。

苦手な要因②自分の感情を入れてしまう

気温の報告をするときを想像してください。
「今日って寒いかな？」と聞かれたとき

と答えた時、これが本当に事実を伝えているかです。
その報告を受けて、服を決めるとしたら、報告を受ける側にとっては非常に重要な情報です。

では、仮にその日が0度だったとしましょう。
確かに情報の受け手が東京だったら、寒いでしょう。

しかし、先日長野から来た人だったら、0度は暖かいほうかもしれません。
こういった些細なところで、実は事実を伝えられていないケースが非常に多いのです。

事実として伝えるのであれば、

と伝えるべきでしょう。

上司やお客様は、適切な判断をしなければいけません。
ちゃんと事実を教えてくれるかどうか、ちゃんと報連相ができるかどうかは、信頼できるか否かを決める非常に重要なスキルなのです。

ITツールを使った報告のコツ

これまでは報連相そのものの仕方をお伝えしてきました。
ここでは、ITツールを利用した場合のよくある注意点をお伝えしたいと思います。

間違えないように注意

一昔前は連絡ツールは電話・メールが主でした。
所が、最近ではツールが多種多様に分かれています。

• Slack
• Chatwork
• Line works
• Line
• Eメール
• 社内グループウェア（ サイボウズ等）

相手が求めるツールを使うのはもちろんですが、うっかり「Slackで送るところをChatworkの別のグループに送ってしまった・・・」ということもあるかもしれません。

報告の際には間違えないように気を付けましょう。
実際、私の知り合いで

という人もいました。

独自ルールに注意

各ツール毎、会社毎、部署毎にも独自ルールがあるので、報告時は注意しましょう。
たとえば、報告メールを送っただけでOKの場所もあれば、返事がこなければ閲覧したことになっていない会社もあります。

• Slackは既読が付かないので、この部署ではかならず読んだらスタンプを押すことになっている
• 古い所では、Faxを送信後に必ず届いたか電話でも確認する

など細かい点に注意しましょう。
これだけツールが多種多様にわたっている現在、送っても相手が見ていない（気づいていない）かもしれない可能性は大いにあります。

報連相をしっかりと使い分けよう

報告・連絡・相談の違いは理解いただけたのではないかと思います。
大切なことは、目的を明確にして、今自分は相手に対して「報連相」の中で、どれをしているのか整理してから、相手に話すようにしましょう。

報連相の使い分けができれば、社内外問わず、信頼されるビジネスパーソンになれますよ。

X（旧：Twitter）でも一覧に並べてみました。

報告・連絡・相談のコツを思いつくままに並べてみると、こんな感じになりました。（現在26個。追加あればリプで追加ください！＋していきます！）

・悩んだらまずは報告・相談をする
・タイミング・順番を意識する
・意見（主観）と事実（客観）は分ける
・連絡手段を使い分ける…

— 笹田裕嗣 | 営業ハック (@sasada_36) October 3, 2023

▼報連相は上司との仲をよくする効果も期待できます。
「今の職場は居心地が悪いなぁ」と思っている人は読んでみてください。
【新卒向け】上司がアナタに辛く当たる理由が判明!大事なのは○○だ

▼報連相についてはこちらもご参照ください!
笹田の苦い思い出を知ることもできますよ。
報告・連絡・相談を続けた先に待っているものは何か。報連相2つの大きな効果とは？

▼YouTubeでも発信しています。
他にも有益な情報発信を続けておりますので、見てくださいね。
【ビジネスマンに次ぐ】それは報告ではありません！ #shorts – YouTube