【進捗管理とは】目標を達成する進捗管理のコツ

年間目標を達成するための進捗管理の仕方

今回は「進捗管理」についてお話させてください。

私が代表を務める営業ハックでは、メンバーに進捗管理シートを使ってもらい、それぞれの目標を管理しています。達成できている項目もあれば、そうでない項目も当然ながら生じてきます。そんな中、定期的に行う進捗報告の場で、「順調かどうか、わかりやすく管理する方法」についてメンバーに解説させていただきました。

実際様々な方の進捗管理を見てきましたが、

  • 達成のために順調か否か見えづらい
  • 定性的なフィードバックしかない
  • 予定通り進んでいるかどうかが見えない
  • 管理シートやツールに記載はするものの、結果数値を達成できない

このような管理方法になっている方が多くいます。そこで今回は、

  1. 目標数値を達成するための進捗管理の仕方
  2. 上司や同僚に分かりやすく報告するためのポイント

こちらについてまとめていきます。お付き合い下さると嬉しいです!

進捗管理の必要性

まず進捗管理はなぜ必要なのか整理しておきましょう。進捗管理とは、プロジェクトをスケジュール通りに円滑に進めるためのものです。単に作業の進捗状況を把握するだけでなく、問題・課題の把握や対策の実行、目標との差分をチェックし、改善策を立てていくものでもあります。

進捗管理の内容や方法は業種によって異なりますが、適切な進捗管理ができていないといくつかのデメリットがあります。

  • スケジュールが遅れる
  • 課題の発見・対策が遅れる
  • 遅れを取り戻すために本来必要ではないコストがかかる
  • ビジネスチャンスの機会喪失

こういった事態を防ぐために、進捗管理はビジネスにおいて重要視されています。

進捗管理の判断軸

進捗管理は数字を用いて、目標数値に対して現状がどのくらいかを一目瞭然にすることが重要です。

では、どのポイントを基準として順調かそうでないのかを判断すべきなのでしょうか。ここが明確になっていないと、自分自身が次何をすれば良いのか見極めることが出来ません。また人によって順調かどうかの判断がバラバラになってしまいます。その結果、「順調って聞いていたのに全然進んでいないじゃないか」とコミュニケーションのすれ違いにも繋がります。このため、判断軸を明確にしておくことは重要です。

進捗管理の判断軸は3つあります。

  1. 年度内での進捗
  2. 月の進捗
  3. 週の進捗

それぞれの進捗で順調かどうかチェックしていきましょう。

進捗管理の判断軸①年度内での進捗

いわゆる最終的な目標数値です。「今年度中に受注○○件」「次の決算までに売上○○円」と言った具合です。進捗管理をするにあたって、第一段階はまずこの数字を決めるところから始まります。

目標数値を決める上で重要な前提があります。それは、

「通常フローで進めていったときに達成できる数字であること」

です。どの程度の見込み客を現在抱えているのか、月平均何件の受注を現時点で取れているのか。イレギュラーな動きや新たな施策を積み重ねるというよりも、通常通り稼働してどの程度の数字が見込めるかという視点で目標値を決めていくようにしましょう。

あまりに高すぎる目標値は現場や自分自身を疲弊させます。低すぎる目標値の場合、早々に次何をすればいいのかを見失ってしまうことになります。自分が頑張るための指標として目標は存在することをおさえておきましょう。

また、ここで1つおさえておきたいのは、年間の進捗が低い状態であったとしても、取り返せる見込みがあるかどうか可視化出来ると非常に良いと言うことです。

例えば、今日1日テレアポを滅茶苦茶頑張ったからと言って、「もう今年は安泰だな」とはなりませんよね。それに今週アポをとったからと言って、すぐに受注になるとは限りません。見込み客となり、数週間後や数か月後に受注となることもあるでしょう。週の進捗状況と年度の進捗で、それぞれ数字となって表れるタイミングには差があります。

勿論最終的には年間の数値を達成する必要がありますが、

「今月受注0だった。でも、来月にはアポが〇件入っており、アポからの受注率は〇%。だから今月分の遅れは取り戻せる」というのが見える進捗になっていれば大丈夫です。そのため、実際に進捗管理をしていく上では、後述する月・週の進捗が非常に重要になります。

年度や半年、3カ月だけでくくると課題感が見えにくいものです。期間は「細かく」見ていくようにしましょう。

▼目標数値の立て方についてはこちらで詳しく解説しています!

営業目標・ノルマに苦しむ人に送る。営業目標を確実に成功させる6つのステップ

進捗管理の判断軸②月の進捗

年の目標でも触れましたが、月の進捗は「取り返す算段があるか」「どこがボトルネックなのか」を可視化するうえで重要です。

今心配する必要があるかどうかを整理しよう

よく進捗管理では、数字が未達=まずいこととみなされがちですが、これは半分合っていて半分間違っています。重要なのは取り返す算段を立てられるかということ、言い換えるならば「今心配する必要がある問題かどうかを整理しよう」ということです。

このことを判断するカギとなる営業の進捗管理の指標は、「受注数」と「商談数」です。

例えば、「月100件の商談:月10件の受注」が目標だったとしましょう。1カ月を30日とした場合、半分の15日終了時点では「50件の商談:5件の受注」が目標達成のラインになります。ここでこの数字が達成できていないと「進捗遅れ」です。

ここで、まず「今心配するべきか」を考えるようにしましょう。もし、今月最終週にアポイントが沢山予定として入っているのなら、そこで取り返す算段があります。焦る必要はありません。今月は未達だとしても、翌月に申し込む予定の人が1000人いるなら年間目標は最終的に達成可能です。

これは極端な例かもしれませんが、現在の数字のみを考えるのではなく、今後の読みと照らし合わせていくことが重要になります。

遅れを取り戻すために必要なのは改善策

「今心配するべき」となった場合。次に必要なのは改善策を考えることです。

1カ月のなかで、どれくらいビハインドがあるのか、それをどこで取り返しにいけるのかを数字から判断するようにしましょう。遅れている際に、取り返す算段を立てられるかどうかが一番大きなポイントになります。

またここで、ボトルネックを見つけていく動きが重要です。先ほどの例で考えてみましょう。15日時点で、受注が目標の半分に到達していないとします。その場合、打ち合わせは目標通りの数こなせているでしょうか。打ち合わせの数自体が足りないなら、アプローチの母数が足りないのかもしれません。打ち合わせの数自体は足りているなら、受注率が低いと言えるため、提案数や提案の内容を見直していくべきだと言えます。

こういった改善の方向性を考えていく中で、遅れたときに追いつくために活用できる材料は以下の6つです。これらの数字は営業において意識していただきたい部分になります。

  1. リード数(見込み客数)
  2. メッセージ送付数(アプローチ数)
  3. アポ数
  4. アポ率
  5. 受注率
  6. 受注数

遅れていたり、目標数値への未達自体は決して悪ではありません。事実としてそこに向き合ったときに、解決策を見つけられるか、その解決策はいつ行うのかを明確にしておくようにしましょう。詳しくは後述しますが、進捗報告のミーティングでもこのポイントについて話すことが重要です。

改善策の発想の仕方

進捗から遅れている時、適切な改善策を出すための発想のポイントは以下の5つです。

  1. 成功した時の改善インパクトが大きいか小さいか
  2. 実現可能か
  3. 手間の大きさ
  4. 改善インパクトがどれくらいの確率で帰ってくるか
  5. いつ成果に繋がるのか?

どの程度の改善の効果が見込めるかは改善策によって異なります。テレアポでトークスクリプトを変えるのか。それとも電話をかける相手、つまりリストを変えるのか。後者の方が改善の効果は大きく期待できます。そもそものアプローチの母数を増やすのが手っ取り早くアポイント数を稼ぐ手段であることも事実です。どの程度の改善幅が見込めるか予測しておく視点が必要になります。

また、労力や金銭など、現実的に実現可能かどうかはおさえておきましょう。絵に描いた餅になってしまっては意味がありません。出来るとしても手間がかかり過ぎて続かないなら、効果は発揮できないでしょう。

リターンの確率も重要です。改善策を実行したとしても、100%改善されるとは限りません。同じ施策でも相手やタイミングによって変わってくるものです。

そして、いつその改善策が効果を発揮されるかは明確にしておくべきです。今週中に受注が欲しいのに、長期的にじわりと効果が出るステップメールのような施策を打つわけにはいきませんよね。こういった長期的な施策の場合、「今できるかどうか」の判断をすることが必要になります。その判断軸は「今月達成ラインに到達しており、余裕があるか」という点です。長期的な施策は即効性はない代わりに、後に効果を発揮し目標達成を容易にしてくれます。詳しくは後述しますが、数字を達成出来る状況になってから、効率の良さに目を向けるべきです。

目標を達成しても改善策が必要な場合

目標を達成出来たならまずは一安心。その気持ちは分かります。ましてや営業活動は最終的には数字でチェックされるため、つい目標を達成したらそこで終わり、となりがちです。

実際それが悪いわけではありませんが、「その動きを今後も続けていくことが出来るか、続けることが辛くないか」という視点は持っていただきたいと思います。

考えてみてください。例えば、あなたのアプローチ数の目標が10件、アポ数の目標が5件だったとしましょう。その結果、アプローチ数20件、アポ数5件で着地しました。目標達成できたのはとても素晴らしいことですが、それはあなたがとても頑張って仕事をしたからです。毎月2倍の数アプローチを続けていくのは、正直辛いのではないでしょうか。

こういったことを考えたときに、例えその月目標達成できたとしても、「今後もそのペースで続けていけるか」ということを考えるのは非常に重要なことです。もし続けていくのが体力的に難しいと考えたなら、

  • 話すスクリプトを変えてみる
  • リストメールの活用を考える
  • SNSを使ったアプローチを企画する

こういった対策を立てていくべきであるということが見えてくるはずです。

勿論最終的には受注目標が達成出来れば営業として成果を出せていると言えます。ただ、それを達成する手段が気合と根性のみにならないようにしてください。気合と根性が悪だとはいいませんが、そればかりに頼るといずれ疲れてしまいます。気合と根性は最後の手段としてとっておきましょう。

進捗管理の判断軸③週の進捗

月で進捗を管理することの重要性についてここまでまとめてきました。その月進捗を管理するうえで更に具体的な動き方を決めるのに重要なのが、「週の進捗」になります。

月目標から計算をして週の目標値を決めよう

週の進捗管理は、まず月間の目標数値から計算をして、1週間あたりどの程度の数字を達成する必要があるか決めるようにしましょう。祝日等で稼働できる時間帯に差がある週がある場合、その部分も考慮しておくと進捗管理がスムーズになります。

また、必ず週の目標数値を固定化しなければならない、なんてことはありません。最終的には年間目標を達成出来れば良いので、柔軟な動き方をここで考えていくようにしましょう。例えば、「アポ率が想定より高かった」「後追い見込み客が月初時点で多くいる」といった良い材料があるなら、アプローチ数を前月より減らしても構いません。その分のリソースを別の部分に注ぐことで、最終的な目標達成に近づくことが出来ます。

週の進捗管理で重要なのは振り返り

ここで最も大事なのは振り返りです。ツールや企業によって項目は違うかもしれませんが、基本的には先ほどまとめた6つの要素、

  1. リード数(見込み客数)
  2. メッセージ送付数(アプローチ数)
  3. アポ数
  4. アポ率
  5. 受注率
  6. 受注数

ここから現状と目標の差分をしっかり振り返りましょう。ここでのチェックポイントは3つです。

  1. 月の進捗に対して、この週の貢献度がどれくらいだったか(予定通りの数値になったか)
  2. どれくらい行動できたか(やろうと思っていたことがどの程度出来たか)
  3. 行動(改善策)が成果に反映されたか、改善策として効果を発揮したか

このポイントでそれぞれの要素を振り返ることによって、翌週にやらなければいけないことが見えてくるはずです。改善策が効果を発揮して数字が上がったのなら継続する動きになりますし、効果が感じられなかったのなら別の改善策を考える必要があります。そもそも行動する時間をとれなかったのなら、今後時間をとることが出来るか、そのためには何をする必要があるか考えていくべきです。

そして、この振り返りの内容をもとに、次週の目標数値をここでもう一度立て直すアクションを取るようにしましょう。

    どうしても目標数値達成が出来ない時

    どうあがいても数字達成が出来ない時もあるでしょう。正直、無理なものは無理というジャッジをした方が良いです。

    私が以前聞いたところでは、1週間に300アポが目標になっていました。当初は週20アポ目標だったらしいのですが、目標に達しなかった分の数字が翌週に繰り越しになり、また達成できず、更に翌週に繰り越しになり……が続いた結果、300アポになったとのことです。こうなっては目標をたてた意味がありませんよね。

    そうならないために、無理なときは目標修正も1つの手段です。

    どうしても達成しなければならないとき。ここまでは通常フローでのお話でしたが、こうなった場合は通常フローでは厳しいです。新たに施策を単発で打つしかありません。

    • Twitterスペースでセミナーを開き、見込み客を集める
    • SNSのフォロワーに営業をかける
    • 同僚に協力を仰ぐ
    • 知人や友人に営業をかける(過度なものは人間関係に影響が出ることもあるので要注意です)

    等といった、違う部分で顧客を集められるように、即効性のある施策を新たに行う必要があります。こういった場合は、ターゲットを絞って営業をしていった方が見込み客になりやすいです。即効性が期待できるため、とにかくなんとしてでも数字を達成したいときには効果を発揮します。

    ただ、この新たな施策をレギュラー化するのは禁物です。この施策に頼ってしまうと、非常に現場の負担が大きくなり、疲弊します。通常のフローでないため、慣れていないため手間も労力もかかります。そのため、あくまでも一時的な効果しか見込めません。ターゲット選定にかけられる時間も多くないため、営業できる対象の顧客の数にも限りがある場合もあります。

    そのため、こういった新たな施策は基本的に、「足りない分どうにかしてどこかから持ってこなきゃいけない」という考え方のもとに行いましょう。コストパフォーマンスのことは考えず、とにかく数字だけを早急に達成したいときには有効です。

    これは最後の手段です。なるべく、週の数字を見ながら、通常フローの中で改善策を考えていくようにしましょう。

    効率の良さは数字を達成できるようになってから

    段階として、目標達成の先に効率化がある点をおさえておきましょう。目標達成していないのに効率の良さばかりを追い求めてしまうと、必要な工数まで減らしてしまうことになりかねません。数字を達成出来て安定してから、少ない工数で出来るように効率や属人化を防ぐことを考えていきましょう。

    効率を考えていく上で、1つの施策を継続していくべきかどうか考えているなら、まずは確率を見るようにしてください。コストパフォーマンスの良さは確率で判断可能です。

    あくまで営業として最重要なのは、結末が予定通りになっているかということです。「終わり良ければ総て良し」ということわざがありますが、まさにその通りだと言えます。計画通り進んでいないと焦りがちですが、本来の「最終的に目標数値を達成する」という点を忘れて本末転倒にならないようにしましょう。

    進捗発表の時に意識すべきポイント

    ここまでからは、同僚や上司との進捗発表の打ち合わせの場において意識すべき話す内容についてまとめていきます。ここで上手く伝えることが出来ないと、自分の現状を相手が理解できず、連携がとれなかったり、コミュニケーションのすれ違いに繋がってしまいます。ポイントは3つです。

    進捗発表のポイント①今月順調かどうか

    一番重要な部分です。極端な話、順調に進んでいるならそれだけで発表を終えてもいいくらいです。そのため3つポイントがあると上述しましたが、順調に進んでいる場合はこの①のポイントだけになります。

    ただ、「順調です。大丈夫です。今後も頑張ります」だけでは周りは理解することが出来ません。なぜ順調だと言えるのか、周りが理解できるようにこちらから根拠を示す必要があります。そこで進捗管理で使用している指標・数字・データを活用し、目標値と比較して伝えるようにしましょう。

    例えば、月目標12件で、月初から1週間時点で、受注=1件、口頭受注=3件、残り8件。今の動きで毎週2~3件取れている→このまま継続していくべき

    こういった動きがデータで見えれば、全員が安心できます。周りからのOKも出やすいでしょう。

    多くの人を納得させるためには数字の活用が必須です。。数字は客観的なものであるため、目標と照らし合わせることで順調に進んでいることの確固たる証拠となります。

    進捗発表のポイント②順調じゃない時の改善策

    ここからは順調に進んでいない時の話です。

    順調ではないとき、「頑張ります」の一言で終わらせないようにしましょう。「改善するために、今週この動きを行います」という伝え方が重要です。例えば、

    「現状月間受注目標30件に対して10件です。本日15日ですので、単純計算で5件の進捗遅れとなっています。アポイント率は目標を達成しているものの、アポ数が目標件数に届いていません。そのため、今週はアプローチ数をあと500件増やす動きに注力していきます。その結果、アポイント率から計算すると達成ラインに再びのせることが可能です」

    といった流れです。そして、具体的な施策をそこから挙げていきましょう。アプローチ数を増やすのであれば、

    • メールの母数を増やす
    • 架電の母数を増やす
    • 問合せフォームに営業
    • 過去に資料送付や商談をした企業に再度アプローチ

    こういったことが出来るはずです。今後の具体的な方向性を示すことは、将来の予測や展望を明確にすることに繋がります。

    進捗発表のポイント③イレギュラー施策の有無

    先ほど述べた最終手段、新たな施策が必要であればその旨について伝えましょう。自分1人では出来ない、周りを巻き込む施策の場合は特に必須です。

    通常フロー以外の新たなルートで見込み客を確保する場合はそれがどのような施策なのか伝えましょう。誰かに依頼することが必要なら、それも合わせてしっかりと協力依頼を出してください。新たな施策は、気付いたときに躊躇することなく早めに手を打つことが重要です。迷った結果行ったとしても、時すでに遅し……なんてこともあるからです。

    「通常フローでは数値を達成することが現状厳しいので、新たな施策を活用して受注を5件とるアクションをします。具体的には〇〇を行いますので、ご協力をお願いします」

    こういった形でイレギュラーな動きがある場合は共有することが必要になります。

      進捗遅れの際に協力依頼する仕方

      周りの人の協力なしでは数字が達成出来ないということもあるでしょう。増してや営業の分業化が進んだ今、フィールドセールスが目標を達成するにはインサイドセールスからのトスアップが必要不可欠です。

      依頼をする際には、「具体的にどう困っているのか、自分はあなたにどうして欲しいのか」という点を意識しましょう。くれぐれも、

      「最近決まらないから、もっと見込み客沢山下さい」

      だけで終わるフィールドセールスにならないようにしてください。数字を活用して、具体的にどうしてほしいのか明確にしましょう。

      例えば、受注件数を増やしたいとき。

      「インサイドセールスには、12月決算ではないお客様を見込み客として集めてほしいです。なぜなら、現状はリード20件で、受注は1件。商談ごとにBANT情報の確認は必ずしていますが、半分の10件は予算がないとお答えでした。詳しく聞いてみると、予算がないと答えた企業は多くが12月決算だったため、12月決算の企業にアタックしてもダメな可能性が高いです。そのため、12月決算以外の見込み客をいただければ受注に繋がる確率が高くなります」

      一例ですが、ここまで具体的に言われると、依頼を受け取った側も実際に何をすべきか、どう動いていけばいいのか明確になります。依頼をするときは、「あなたには○○をしてほしい」ということを明確に、根拠を交えて伝えていくようにしましょう。

      ▼営業の分業化についてはこちらで解説しています。

      【インサイドセールス解説】インサイドセールスとは?テレアポとの違い

      目標を達成する進捗管理のコツ

      ここまで長文にお付き合いいただきありがとうございました。

      重要なポイントをまとめると、

      1. 年・月・週と細かく分けて目標を管理する
      2. 進捗遅れの時は取り返す算段があるか整理しよう
      3. このままでは取り返せないと感じたなら改善策
      4. 週ごとに振り返り、次週の動きを決めよう
      5. 発表の場は順調かどうか、改善策、イレギュラーな動きがあるかどうかを数字を使って報告しよう

      このような形です。

      適切に進捗管理が出来れば、余分な動きを減らせるだけでなく、多くのデータをとることが出来ます。それらの経験値は必ずあなたの糧となり、最終的には目標を安定して達成できるように繋がっていきます。

      この記事が参考になれば幸いです。応援しています!

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