テレアポリスト作成でおさえておくべき4つのポイント

今回のテーマは「テレアポリスト」についてです。先日このような質問をいただく機会がありました。

テレアポリストを作っているんですが、事前にある程度情報を調べてからテレアポをした方がいいですか？それともとりあえず電話をした方がいいですか？

前者の場合だと電話をかけられる母数は減りますが質が良くなり、アポイント獲得率があがる。一方で後者の場合母数が増えるもののアポイント率が下がるのでは。どちらの方が良いですか？といったことだと思います。

今回はこの内容について詳しく解説していきたいと思っています。最後までお付き合いいただけると嬉しいです！

調べたところでアポイント獲得率が上がるわけではない

正直調べたところでそんなにアポイント獲得率に変化はないというのが私の中の結論です。というのも、結局調べられる情報には限度があるからです。ましてやインターネットに転がっている情報をいくら調べたところで、電話口に出てくれる相手は元々話す気がありません。悲しいことですが、それがテレフォンアポインターの電話・営業の電話の現実です。

これがもし仮に、

いやあ、ちょうど君の電話を待っていたんだ、ありがとう。今ちょうど力を入れていて…

という反応をいただけるのであれば、相手のことを調べて相手の情報に詳しくなった状態で電話をかける方が効果的ではあります。「プレスリリース見ました」「求人出されてるんですね」こういった会話が成立し、相手と関係性を前に進めやすくなりますが、残念ながらこのような状態はまずありません。会話が成立しないことだって数多くあるはずです。

法人営業のテレアポであれば、電話をかけて担当者に接触できないことの方が多いはずです。半分くらいは受付でお断りされたり、不在であったりすると思います。そういった状況にもかかわらずあまり丁寧に調べすぎても、逆にアポイントの件数は下がってしまうケースがほとんどだと言えるでしょう。

テレアポリスト作成でおさえるべき4つのポイント

この前提を踏まえて、リストへの向き合い方ということで4つポイントを挙げさせてください。

①インターネットで調べられる情報には限界があることを念頭に置く

先ほども軽く触れましたが、インターネットに転がっている情報には限界があります。どんなに熱心にインターネットで調べたところで、その点は他の営業会社がすでに話しているなんてこともよくある話です。さらに相手はそもそも営業と会話をする気がない、というのがコールドリストのテレアポになりますので、調べたところでそんなにアポイント率が上がることはありません。

②リストを育てる意識を持つ

ではどうすればアポイントの獲得率が上がるのか。ここで重要になるのが2つ目のポイントである「リストを育てる」という意識です。

例えば初めての相手に電話をかけるとしましょう。

お世話になっております。〇〇（会社名）の▼▼と申します。□□のご担当者様お願いいたします

いや、今担当は不在ですね

かしこまりました、大変失礼いたしました。ちなみに午後2時頃だとお戻りでしょうか？（返答）ありがとうございます、ではまた午後2時にお電話させていただきますね。ちなみにご連絡させていただく際、ご迷惑にならないように担当の方のお名前をお伺いしておきたいんですが、伺ってもよろしいでしょうか？

例えばもしこれで「担当者在席時間」「担当者名」を聞くことができれば、次回電話をする際に担当者に繋いでいただける確率が上がります。

この時間にいらっしゃるということで先ほど〇〇部長にお電話させていただいたんですが、〇〇部長は今お戻りでしょうか？

この電話内容であれば、「かしこまりました、確認いたします」という返答になりやすいはずです。相手との接点や情報を伝えることで、「全く知らない相手」からの電話でなくなることが背景にあります。

もちろん上記の聞き方でもダメって言われることはありますが、聞かないと教えてくれることもありません。しっかり聞く意識を持っておくことが重要です。このように相手の情報を確保していく、これがリストを育てるということになります。決して1度の電話でなんとかしようとするのではなく、逆に電話をかけながら実際に積み重ねていく情報の方がアポイントに繋がりやすくなるのです。

結構営業にありがちな点として、「過去の接点・電話をかけた事実」を相手に伝えていないことがありますが、これはもったいないことです。

昨日2回お電話させていただいたんですが、ちょうどタイミングが悪くて失礼いたしました。今日であればいらっしゃるかもという話を受付の方に伺っていたんですが…

人というのは不思議なもので、こうやって過去の接点を伝えると、初めての電話でなく、何回も電話してくれているのに申し訳ないという気持ちが生まれやすいです。勿論自分のやったことをアピールしすぎると逆効果ですが、しっかり伝えていく事によって相手に知ってもらい、理解してもらうことができます。テレアポは一方的にアポをとるコミュニケーションだと捉えられがちですが、実は営業もテレアポも基本的には双方向のコミュニケーションです。この前提を考えると、相手からもらった情報をしっかり活用して、相手にその情報を伝え直すことを繰り返すと、相手が「会わなきゃいけないかな」という気持ちを醸成しやすいと言えるでしょう。人間は感情で動くので、その環状で訴えかけられるように、リストを育てていく意識が重要になります。

③量の捉え方を間違えない

結局テレアポは量をこなした方が精度が上がるのか。これは間違いではありませんが、量の捉え方を間違えてはいけません。

営業で重要なのは「接触人数」✕「接触回数」です。だいたいの営業は量をこなす＝接触人数を増やすことのみを考えますが、「1人の相手に対して何回もアプローチをするという前提でアプローチをする」ことが重要です。繰り返し接触していくことで、相手の情報を回収する意識がポイントになります。

ただ量をこなすとはいえ、リサーチ0で電話をかけると精度は落ちてしまうでしょう。電話帳を上から下までかければいいのか、というと違う話です。大事なのが「カテゴリー」「ジャンル」を揃えるということ。1番わかりやすいのは法人営業でいけば

エリア
業種

だと思います。例えば電話で聞くことができた情報は、同じカテゴリーの会社でも同じように重要な情報の可能性があることをおさえておきましょう。

実際に弊社がとある人材会社の営業支援をさせていただいた中で、こんな話を聞いたことがあります。

今度〇〇市の大きな工場がしまっちゃうから雇用がどんどんなくなるんじゃないかと言われてるんだよ。だから今、市の中でもてんやわんやしているんだよね

このときに、エリアを同じところでリスト作成していた場合、

今度この市の中で大きな工場が閉まられるということで、もしかしたらお困りごととかお悩みのことがあるのでは？と思ってお電話させていただきました

こういった話をリスト全ての相手に伝えることができるはずです。このように1度受けた情報を次でも活用することができれば、次の電話の精度も上がります。だからこそリストをなんの傾向もなく適当に作成するのはおすすめしません。

上記のようにカテゴリー分けをしてリストを作成することは効果的です。エリアや業種の他にも、

会社規模
社歴
従業員数

こういった切り口も存在します。比較的共通の悩みを持っている傾向が多いのはエリア・業種であることが弊社の営業支援におけるデータで出ていますが、これだけ数多くの切り口がある点をおさえておきましょう。

個人営業の場合

個人営業だとそもそもどれだけの情報がリスト作成の時点で存在するか、という問題があると思いますが、

年齢
エリア
性別

このあたりで切り分けをすることができるはずです。また「役職」も効果的かもしれません。

大学生
主婦
会社員

こういった立場などのカテゴリー分けも意識してみることをぜひおすすめします。

④エンタープライズの営業は例外

1つ別軸のお話にはなりますが、これまで解説してきたことが当てはまらない例外が存在します。それはエンタープライズの営業です。リストを育てる意識については同様ですが、エンタープライズの営業に限りリストをしっかり精査して、電話をかける相手の情報を沢山持ってから電話をかける方が効果的です。

「この大手企業と私はなんとしても取引がしたい」

こういったアプローチをする場合は、情報を沢山持って接触回数を増やしましょう。

接触回数についても大手企業が相手の場合だと少し捉え方が変わります。なぜならある程度規模の大きい会社であれば、担当者が複数人いるからです。例えば採用担当の方からアポイントをいただきたいと思ったとしても、採用グループと言う形で担当者が複数人います。SNSやHPを調べて見てください。複数人ヒットすることも多いはずです。その複数人のうちの誰かと接点を作る。そのために1人の人に複数回かけるだけでなく、複数の担当者に接触する意識が大切なのがエンタープライズ営業のアプローチです。

量で数を確保するだけでなく、この会社と取引をしたい、という形で電話をするケースと、100社のうちどこでもいいからアポイントが欲しいというケースでアプローチの仕方が変わってくる点をおさえておきましょう。