メモの取り方でもう悩まない。メモの使い方を押さえる3つの心構えとコツ
  • 入社後に議事録係になってしまい困っている
  • 若手社員にメモのコツを教えたいがよい方法論が思い付かない
  • メモをとることが苦手

このような悩みはありませんか?
話がわからないから、一言一句メモしようとしたら逆に意味がわからないメモになってしまった経験が私にもあります。

こんにちは。営業勉強会の笹田です。

えー、恥ずかしながら私、実は…メモ魔 なんです。
なんか良さそう、と感じた文房具はすぐに欲しくなっちゃいます。
メモの取り方や文房具の使い方も、色々試してみるんです。

ということで、今日はそんなメモ研究を長く続けている、メモ魔の笹田による「仕事で通用するメモの取り方」についての話をします。

仕事で活きてくるので、新入社員にぜひ読んで欲しい内容です。

【メモの取り方】基本は好きに書く

まず、メモについて基本の心構えをお伝えします。
メモの取り方のコツ云々の前に、大前提は好きに書くこと

メモはあくまで自分用です。
プレゼン資料でもなければ、テスト用紙でもありません。

メモはあくまで自分のためのもの。
だからこそ、自由に使ってOKなのです。
その前提を忘れないでくださいね。

その上で、メモの目的をしっかりと自分の中で把握しておくことが、メモを最大限に活用するコツです。
では、その目的にはどんなものがあるのかを、これから書いていきたいと思います。

メモは忘れないために使う

まず、メモって何語がご存じですか?
ラテン語の「memoradum」が大元とされています。

覚え書きや、備忘録、そんな意味なのです。
備忘録は「忘れたときに備えておくこと」なので、見た目や書き方などは気にしてないで、とにかく書くことが大切と考えています。

私のメモ書きも、字は汚いです(汗)し、多分誰が見ても「これって 何のこと?」となるはずです。
ここで大事なことは、誰のためのメモか。

誰が忘れないようにするためのメモですか?
私のためのものです!!
つまり、「他の人にわかりやすく」とか、「見やすくする」などは一切気にする必要はありません。
自分がわかればよいです。

ただ、自己流だと抜け漏れなどが出てきてしまうので、裏技としてフレームワークを使うとよいでしょう。
フレームワークとは、具体的なメモの書き方です。

先にフレームワークを書いておいて、そこをちゃんと埋めるようにすれば一気に抜け漏れがチェックできてしまうわけです。

▼フレームワークは後半に記載しました。
早く知りたい人は下記をクリックしてください。

フレームワークについての項目を先に読む

メモを使って、頭を整理する

先ほど、メモはとにかく書けとお伝えしました。
なぜなら、その1つの目的は「忘れないようにするため」だから。

けれど、「忘れないようにしました。」「ちゃんと覚えてました。」って、それだけでは意味がないですよね?
メモしたことを使って、どうするかが大切なわけです。

つまり、メモには「備忘録」としての役割とさらに「頭の整理」の役割もあります。

メモの役割

①備忘録
頭の整理

メモをとって頭を整理する

頭の整理とは具体的にいうと、「他人に伝えられる状態になっているか」です。

これがポイントです。
メモを見て、情報が多いとき、書いた内容を一度整理しないと話せませんよね?

A4ノート10ページ分くらいメモしたら、書いた本人が見れば思い出せると思います。
しかし、
他の人が見ても一切わかりません。
つまり、他人に何かを伝える時は、書きまくったメモをアウトプットする必要があります。

アウトプットの方法は色々ありますし、その場その時によって変わるはずです。
プレゼンやスピーチをするときもあれば、レポートやブログを書く、学校であればテストをすることもあります。

頭の整理をしやすくするメモ術

じゃあ、どうすれば整理しやすくなるか。
それは、メモの一番上に

「誰に」
「何を」
「◯◯するため」

を記載しておくのです。
例えば、

「上司に昨日の営業結果を報告するため」
「私のブログの読者にメモの取り方を伝えるため」
「クライアントA社に自社の商材のメリットを伝えるため」

とか、こんな感じ。
これをすると、整え方の方向性がはっきりするので整理が一気に進むんです。

整理とは「乱れたものを整える」という意味なので、整えるためにもその的を決めておきましょう。

備忘録と頭の整理はわけて考える

けれど、ここで大事なことは、「忘れないようにするため」と「頭の整理」をごっちゃにしないことです。
ごっちゃでやってしまうと、書く必要があるのかどうかを考えながらメモしてしまい、本当に頭を使うべきところに頭が使えなかったり、聞き逃してしまったりするからです。

この辺のバランスの取り方を次は考えて行きましょう。

頭の整理にはロジックツリーを使ってメモを整理する

メモを取っているときは、整理しながら書くというよりも、書きなぐりになることも多いはずです。
ただ、そのままにしてしまうと何が大事なのか、何が目的なのか、何をやるべきなのか、というキーワードやアクションの主従関係が湧かなくなってしまうことが往々にしてあります。

そこで、メモの一例として「営業で一番になる」という目標を考えてメモを書いてみたいと思います。
多くの人は目標や目的を書いて、そこから紐づいているものを挙げていくんです。

メモ 例

目標:営業で一番になる
・100件飛び込み営業する
・知り合い30人に声をかける
・営業ハウツー本50冊を読んでテクニックを向上させる

大半の人はここで終わります。
これでOK!!もう私いけちゃうみたいな。

かくいう私も、実は同じで、「営業で一番になるためにとにかくやれること」を挙げまくるのはこのタイプ。
ツリー状で書いているか、箇条書きにしているか、文章にしているか、の違いだけ。
だいたいは抜け漏れがあって、効果の薄いメモになります。

そこで、思いつく限り一通り挙げたら、関連するものがないかまた、とにかく挙げまくるんです!!
カテゴリーがある程度、できているので追加でもまた上がってくるはずです。

メモ例 一度できたものに追加する

目標:営業で一番になる
・100件飛び込み営業する
→インターネットで検索し、問い合わせフォームで営業をかける
→異業種交流会に行き、営業をかける

・知り合い30人に声をかける
→メールマガジンを作成し、知り合いに登録を促す
→同窓会を企画し、高校の知り合いを集めて声をかける

・営業ハウツー本50冊を読んでテクニックを向上させる
→気に入った著者に直接メールして弟子になる

そして最後の総仕上げ、挙げた内容で、「絶対目的・目標が達成できる!!」といえるか確認しましょう。

上司や自分の心の声上司や自分の心の声
あなたはこれで目標達成できるの?

と聞かれて、

自分自分
できる!!

と言えればOK。
言えなければ、追加や修正、余分なものを減らしましょう!

そして最後にもう1回聞きます。

上司や自分の心の声上司や自分の心の声
あなたはこれで目標達成できるの?

これで

自分自分
できる

と言えればOKです!!

メモ書いて満足、たくさん書いて大満足じゃダメなんですよ。
書いてやりきる・振り返ることが大切。

たいていの人はノリと勢いでメモをとることが、ダメなんです。
ちゃんとやれば結果が出ます。
ノリと勢いでやっていたら、自分の延長線上の結果しか出ません。

メモをとる4つのメリット

メモはなぜとる必要があるのでしょうか?
改めて考えることで、よりよいメモの取り方を考えるヒントとなります。
一緒に考えてみましょう。

メモをとる4つのメリット

①まとめる力がつく
②アイデアを生み出す力をつける
③気持ちにゆとりが生まれる
④メモをしている自分をアピールする

メリット①まとめる力がつく

会議の議事録作成を任されたことはないでしょうか?
メモをとることでまとめる力が付きます

たとえば議事録を作成するには、覚えておく必要のある情報を抜き出し、わかりやすい順序で並べて書かなければなりません。
一字一句発言内容を記載していては、議事録にはならないからです。

ボイスレコーダーなどで記録してもよいですが、紙にメモする場合は「ここは後に必要になる情報だ!」と思う場所をメモるでしょう。
次回の会議開催日程、決定事項や次回への持ち越し事項などです。

そのような意識でメモをとっていると、どの情報が大事なのかが判断できるようになり、物事をまとめる力がついてきます
これは、上司に日報などで報告する時にも必要です。
あったことを全て話すのは、時間の無駄になってしまいますからね。

このように、メモをとることがまとめる力を向上させます。

メリット②アイデアを生み出す力をつける

記録のみならず、頭の中にあるモヤモヤしたアイデアを具現化させることにもメモは利用可能です
たとえば、マインドマップを利用して思い付いたアイデアをひたすら書き出していきます。

頭の中を言語化、具現化することで、

  • 他者に相談したときによいアドバイスをもらいやすくなったり
  • 書き出してみた結果、「2つのアイデアを掛け合わせられるのでは?」などと気づいたり

しやすくなります。
うまくメモを取れる人はアイデアを生む力が高いのです。

メリット③気持ちにゆとりが生まれる

メモは気持ちにゆとりを生みます
毎日仕事の前に「今日一日のやること=TODO」をメモしたとしましょう。

作業の抜け漏れを防ぐことができ、

営業マン営業マン
今日は5個終了した。
あと3個で今日の目標は達成だが、まだ12時間も残っていて余裕だな

と客観的に捉えることで気持ちに余裕も生まれます。

いきあたりばったりで作業していれば

営業マン営業マン
今日のやることは大体終わったけれど、あと何か1個あった気がするんだよな。
なんだっけなー

ということにもなりかねません。
また、気持ちに余裕がある状態であれば「②アイデアを生み出す力」も発揮しやすくなり、相乗効果も見込めるでしょう。

メリット④メモしている自分をアピールする

メモを書くことで間接的に得られる効果もあります。
それは、「できる人間だと思われる」ことです。

私は社会人1年目、先輩から

怖い上司怖い上司
お前話聞いてんの?

と、見た目ヤクザのようなめっちゃ怖い先輩から言われたことがあります。
子どもの頃から 「人の話は目を見て聞く」と教わったので、めちゃくちゃ怖い先輩の話を真剣に直立不動で聞いていたんですよ。

私はよかれと思って、全力で聞いていたのですが、先輩に言われたのが、その一言!!
衝撃でしたね(笑)
何がダメだったかというと、

怖い上司怖い上司
話を聞いているなら、忘れないようにメモするだろ!!

的な意味合いだったわけです。
つまり、『メモを取れ』を示唆していました。
そこから、相手の話は必ずメモを取るようにしています。

その後めっちゃ怖い先輩からはもちろん、誰からも「話聞いてんの?」とは一切言われなくなりました
それどころか、

上司上司
笹田くんはちゃんと話を聞いてくれる

とまで言っていただけるんです。

実際にメモは必要ないケースでも、メモをとるふりをするだけで「しっかり話を聞いてるな」という印象を与えることができます
相手に信頼されるのは、営業マンとして必要なことですので、上手く活用しましょう。

メモを取るために大切な5つのこと

次に、メモを取るときに大切な5つのことをまとめます。

メモを取るために大切な5つのこと

①手元にメモがある
②読み返したときにわかるようにする
③全文丸写しをしない
④悩んだら、メモる
⑤メモを見直す

大切なこと①手元にメモがある

メモを取りたいと思ったときに、手元になければ意味がありません
メモを探している間に、メモしたかったことを忘れてしまうということも多々あります

メモ帳はいつでもどこでも、自分の手元に用意しておきましょう。

大切なこと②読み返したときにわかるようにする

メモはあくまでメモです。
清書ではありません

メモをするときに多いのが、キーワードだけ、ポイントだけをメモして、結局何のことかわからなくなってしまうことがあります。
そうならないために、その言葉を書いたときの背景や状況、日時などをメモしておくことをオススメします。

大切なこと③全文丸写しをしない

意外と多いのが、話を聞いた内容を全部書き写そうとしてしまうことです。
このようなメモの書き方をしてしまうと、本当に大切なことを抜け漏らしてしまうことがあります。

話を聞きながら、ポイントを整理しましょう
また箇条書きにするなどして、まとめていくと振り返りがしやすくなります。

大切なこと④悩んだら、メモる

メモを取るか取らないか、悩んでいる時間がもったいないです。
悩んだら、メモをすぐに取りましょう

せっかくのアイデアや考えを忘れてしまわないよう、メモはすぐに取る習慣をつけましょう。

大切なこと⑤メモを見直す

メモをたくさん取ることに意味はありません
たまに、メモ帳がすぐなくなる自慢をされる方がいますが、メモは書いたものをちゃんと見直して、活かして初めて意味があります

メモをたくさん取ったからといって、仕事ができるわけではありません。

フレームワークを活用しよう

メモの役割を理解した上で、私が活用しているのが、テンプレートを作ることです。
これがフレームワークです。

フレームワークとは

考えるべきことを、パターン化し誰でも利用できるようにしたもの。

フレームワークは型にこだわるのではなく、目的に応じて使い分け、頭を整理していくツールとして使いましょう。

フレームワークというと、SWOTやPDCAなど急にアルファベットやカタカナが多くなって、取っ付きにくくなります。
ですが、思考の枠組みなので、型にこだわり続ける必要はないです。

では、ここからは私のノートに書いてあったフレームワークをご紹介します。

笹田の使う6つのフレームワーク

①16マス/9マス法(とにかくアイデアを出したいとき)
②表分類(良い・悪いを整理したいとき)
③SWOT分析(良い・悪いを整理したいとき)
④フィッシュボーン分析(考えを深堀りをしたいとき)
⑤矢印(考えを深堀りをしたいとき)
⑥上に結論:下に理由(営業報告やプレゼンがあるとき)

とにかくアイデアを出したいとき

フレームワーク①16マス/9マス法

9マス法は最近マンダラートと呼ばれていて、大谷翔平選手が利用したことで一気に知名度が上がりました。
曼荼羅模様のマス目を作り、そのマス目にアイデアを書き込む方法です。

私は行き詰まったときに、とにかくアイデアを出すメモ法として重宝しています。
マスがあると人間埋めたくなるようで、時間を決めて埋めます。
多少雑になっても、とにかく埋めましょう。

私は16マスを活用することが多いのですが、9マス(マンダラート)のほうが手軽に活用できそうです。

良い・悪いを整理したいとき

フレームワーク②表分類

何が良いとか悪いとか、比較するときには、やっぱり王道。
表で分類しましょう。

なんだかんだ、ここに行き着くのは私だけでしょうか?笑

フレームワーク③SWOT分析

ビジネスフレームワークのこれまた王道。
強みと弱み・機会と脅威を分類して、自社のポジショニングを考えましょう。

考えを深堀りをしたいとき

フレームワーク④フィッシュボーン分析

特性要因図とも呼ばれるこの方法は、結果に対する原因を探る方法として最近よく使われています。
私は分類分けして、さらに細かく各々を見ていくときに使ってます。

フレームワーク⑤矢印

実際の私のメモです。
私はよく、1つのものを書いたら、とにかく矢印を引っ張るか2つの事象を書き出して結びつけたりをやってます

関連や時系列もわかりやすくなるので、矢印はぐちゃぐちゃメモでも、使いやすい存在ですね。

営業報告やプレゼンがあるとき

フレームワーク⑥上に結論:下に理由

事前に話す内容を整理する際に便利です。
メモ用紙の上部に結論、下部に理由を書き込みます。

川のなんとか、という本に書いてあり、たまに使っています。
話す内容を結論と3つの理由にまとめることで、報告しやすいです
自分の頭の整理と併せて行うことが多いです。

フレームワークはヒントに過ぎない

フレームワークを使うと、そのフォーマットに埋めることが目的になってしまう人がいます
しかし、大事なことは出したい答え、ヒント、きっかけを出すことです。

それが出せれば、メモの取り方に正解はないですし、自分が書きたいように書けばよいです。

こんな落書きも、目的次第では立派なメモとなります。
誰なのかは…ナイショです!

あなたにあったメモの取り方を探そう

まとめ

基本は好きに書く

忘れないようにするためのものである

メモを使って、頭を整理する
・メモの役割
・①備忘録
・②頭の整理
・ロジックツリーを使おう

メモをとる4つのメリット
・①まとめる力がつく
・②アイデアを生み出す力をつける
・③気持ちにゆとりが生まれる
・④メモをしている自分をアピールする

メモを取るために大切な5つのこと
・①手元にメモがある
・②読み返したときにわかるようにする
・③全文丸写しをしない
・④悩んだら、メモる
・⑤メモを見直す

フレームワークを活用しよう
・①16マス/9マス法(とにかくアイデアを出したいとき)
・②表分類(良い・悪いを整理したいとき)
・③SWOT分析(良い・悪いを整理したいとき)
・④フィッシュボーン分析(考えを深堀りをしたいとき)
・⑤矢印(考えを深堀りをしたいとき)
・⑥上に結論:下に理由(営業報告やプレゼンがあるとき)

メモを取っていると、話している相手から見たら「ちゃんと話聞いているな」と、好印象を持ってくれます。
私もそうですが、やっぱり「相手がちゃんと話を聞いてくれてるな」と伝われば、相手も話してくれるのです。

メモの取り方は人それぞれでよいですが、大事にすべきポイントは

  • 「備忘録」
  • 「頭の整理」
  • 「アピール」

ということさえわかっていればOKです!!

▼ 対談形式で議事録を書くコツを探っています。
議事録とメモは近いので大いに役立つ記事だと思いますよ。

議事録を制するものが仕事を制する

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