営業勉強会のささだです。

「PDCAサイクルをちゃんと回せ」
よく私が上司から言われていた言葉です。
しかし、この回し方がわからない
という、私と同じ悩みを持っている人は
多いのではないでしょうか。

PDCAサイクルという言葉は
一般化していますが
本当にちゃんと使えている人は
ごくわずか。。

そこで、今回はPDCAサイクルについて
考えていきたいと思います。

そもそもPDCAサイクルとは

PDCAサイクルとは
もともと生産管理・品質管理を
しっかりと行うために提唱された
管理手法でございます。

今では、仕事の進め方として
一般化してきたものです。

PDCAは、下記4つの段階を繰り返すことで
業務を改善していきます。

Plan(計画):現状・理想の数値から計画を作成
Do(実行):計画を基に実行
Check(評価):進捗表を確認
Act(改善):進捗を踏まえて改善

PDCAについて、ここまでは
わかっている人が多いのですが
大半の人が使いきれていない理由を
まず整理していこうと思います。

PDCAサイクルの歴史

1950年にデミング博士が紹介した
品質管理の根本的理念です。
デミングサイクルとも言われました。

統計学をもとにした品質管理の発想で
この発想を元に、日本の製造業は
飛躍的に成長しました。

代表例はトヨタのカイゼンの仕組みは
このPDCAサイクルの発想が
取り入れてられています。

PDCAはISOにも採用されている

ISOとは、世界標準の工業・農業品の基準です。
世界中で同じ品質、同じレベルのものを
提供できるようすることを目的に設けられた基準です。

この中の顧客満足向上と
品質マネジメントの改善を実現させる
ISO9001でPDCAが要求事項として
掲載されています。

PDCA、DとAの違い

DとAの違いがわからないという
質問をいただくので
一旦ここで整理しておきましょう。

PDCAサイクルという言葉の
順番から考えれば分かりやすいです。

Doは、Plan(計画)に基づいて
動いていくものです。

Actは、Check(評価)に基づいて
動いていきます。

評価・検証を行い
良い結果が出ていないにも関わらず
計画段階と同じことを繰り返しているようであれば
それは正しい検証・改善ができていないと
理解してください。

もちろん、想定した結果が出ているのであれば
継続することも、Actに含まれます。

PDCAサイクルを使いこなせない理由

PDCAを使いこなしたい
という思いを持ちつつ
使いこなせていない人が多い理由は
「使い方」「考え方」に分けれられます。

P:計画で失敗するパターン

私が以前いた会社では、実際に200件
毎日電話をかけろ、という指示が
出されたことがあります。

しかし、誰も達成できず
深夜まで電話を掛けさせられました。

当然、深夜に電話を掛けても
繋がらないことが多いので
その結果、アポ率が下がりました。

今度はテレアポトークが悪いと
ロープレ大会が急遽土日に開催。

こういった行き当たりばったりな計画や
部分最適の計画、一部の数値だけを
達成するためだけの計画は失敗します。

計画の失敗パターンを整理しておきましょう。

目的の見えない計画になっている

PDCAサイクルを活用して
成果を出すためには
継続することが必要不可欠です。

しかし、「頑張れ」と言われても
継続できるものではありません。

人間、目的の見えない作業には
なかなか身が入らなかったり
継続ができなかったりするものです。

まずは計画を立てる段階から
なぜそれをやるのか
目的を明確にし、複数人で取り組む場合は
目的をしっかりと共有してスタートしましょう。

実行を前提にした計画になっていない

机上の空論で計画を立ててしまい
失敗するというケースは多いです。

例えば営業でも
毎日200件電話をかければ
週に5件受注が入る
という計画を立てたとします。

しかし、実際に毎日200件電話をかけられる
人・工数を考えず、計画だけ立ててしまい
結局計画倒れになったり
無理な数字設定を部下に押し付けたりする
上司は意外と多いものです。

計画は実行ができて初めて意味があります。

計画を立てることが目的になっている

私も計画表を何回も作ったことがありますが
計画表を作り終えると
意外と達成感があります。

私はExcelで作ることが多いのですが
関数や数式がビタッとハマった時の
達成感は、仕事をしたという感覚に
人を落としいれます。

そうなんです。落としいれるんです。笑

計画が立ったところで
まだ何も成果には繋がりません。
ようやくスタートラインに立っただけです。

計画を立てて満足
計画を立てること仕事
にならないようにしましょう。

変化を前提に組み立てていない

人は日々、変化・成長します。
これは、マーケットも同じです。

しかし、計画を立てるときに
ずっと同じ数値目標を立てている人がいます。
例えば、このような感じです。

5月1週目5月2週目5月3週目5月4週目
架電数100100100100
アポ率10%10%10%10%
アポ数10101010

1営業マンが
同じ営業リストに、同じトークスクリプトで
電話をかけるテレアポと想定してみてください。

これは典型的な失敗するパターンです。
何がダメかわかりますか?

 

ダメな理由を箇条書きであげていくと

  • 5月第1週はゴールデンウイークで営業日数が少ないのに、架電数が同じ
  • 同じ営業リストにかけるにも関わらず、ずっとアポ率が一定
  • アポが取れたら訪問も入るのに、架電数は同じ 

 

典型的な現場感のない数字になっています。
同じことをやり続ければ
最初は成果が出ても
徐々に数字が落ちていくものです。

また、スケジュールや実際の結果が
反映されていないので
とりあえず一定の数字を出す
という計画になっています。

現状維持をするなら
他の施策が必要となります。
ほっといて同じ結果が出るということは
起こり得ないのです。

また、1ヶ月も同じことをやるのに
成果がよくならないという計画も
よろしくないですよね。

よりよくする、成長する
という気概がないということですからね。

ささパンダ
計画を立てることが目的じゃなくて、成果を出すための計画になっているか、常に自問自答が必要だね

D:実行で失敗するパターン

計画は立てたものの
成果に結びつかない
ということは、よくあります。

計画通り全てがうまくいけば
誰でも完璧な成果が出ていますからね。

しかし、実行がうまくいかないケースが
パターン化されているのも事実です。
やるべきことをやっているか
今一度確認しておきましょう。

計画を立てて満足する

PDCAで失敗するパターンとして
P:計画を立てて終わりに
なってしまう人が多くいます。

つまり、実行が伴っていないのです。
実行が伴わない計画は意味がありません。

動かなければ当然成果は出ません。
そのことを忘れてはいけないのです。

計画を守ることだけに躍起になる

計画はあくまで仮説ということを
忘れてはいけません。

計画通りいかないこともあります。
それが外部環境の変化が
怒っているにも関わらず
立てた計画を守らないとダメと
固執してしまうケースです。

こういったときは、先に検証・評価のCを
行なった方が賢明です。

ダメとわかっていることを
計画を立てた、という理由で
続けるのは意味がありません。

計画はあくまで成果を出すために
計画を立てたタイミングで
ベストなものとして考えています。

しかし、時間が立てば
周りも変わるものです。
それがわかっているのであれば
計画を守ることよりも先に
やるべきことがあるということです。

計画を無視する

せっかく立てた計画を
無視する人がいます。

これは現場でやっている
自分の感覚を優先してしまうからです。

もちろん、現場の感覚は大切です。
しかし、こういった自分勝手な動きが
次の改善をできなくしてしまうのです。

ビジネスはその場その時だけ
よければ良いというのものでありません。
継続していかなければいけません。

そのためには計画を守る
計画が違うと感じるのであれば
検証するという癖をつけましょう。

ささパンダ
やることがやらなければ成果は出ない。当たり前のことなんだけど、再認識しないとね。

C:評価で失敗するパターン

評価で失敗する人のパターンは
大きく2つです。

  • そもそも評価・検証をしていない
  • ちゃんと評価・検証ができていない

これだけです。詳しくみていきましょう。

そもそも評価をしていない

PとDばかりをやっている
という人が多いのが
PDCAサイクルを使いきれていない
原因の大半です。

ただ、考えてみてください。

いきなり立てた計画で
最初からうまくいく方が稀です。

日々改善・改修を重ねながら
ビジネスは成長させていくものです。
むしろ、これをやらないのであれば
ビジネスはしない方が良いです。

スポーツなどは一発勝負で
うまくいかなかったら
そこで試合終了です。

しかし、ビジネスは何回失敗しても
何回でもチャレンジできます。
にも関わらず、評価・改善をしないのは
成功する気がないといっても
過言ではありません。

実際に私が経営している
イノベーションハックでも
何回も計画を立て直してきました。

その度に、これまでの数字を検証し
次のアクションを決めてきました。
何十、何百とここ1年でやっています。

検証するための材料がない

もう1つ検証ができないパターンとして
実行(D)の際に、検証することを
頭に入れずに、なんとなくやってしまっている
ということがあります。

検証できない実行はやらない方が
良いぐらいです。
理由は、再現ができないからです。
つまり、その時にしかできない行動に
なってしまうからです。

実行(D)のときは、必ず
検証ができるように
数値をとる習慣をつけましょう。

感覚・感情で評価している

せっかく検証できる素材・数字があっても
自分の感情を優先されてしまっては
当たり前ですが、正しい検証・評価はできません。

現場で動いていたら
「昨日は中小企業のお客さんに怒られた」
「最近テレアポが取れない」
など、ネガティブな気持ちになることも
当然あります。

そういったときに
ネガティブな気持ちに
引っ張られてしまって
評価をしてしまうことがあるのです。

例えばさっきの例だと

「昨日はあのお客さんに怒られた」
→中小企業は相性が悪い

「最近テレアポが取れない」
→電話営業はダメだ

と決めつけてしまうのです。

実際は、メイン顧客は中小企業かもしれません。
これは、これまでの受注実績を
検証すればわかります。

テレアポのアポ率を
過去と比較してみても良いです。
昨日取れなかっただけで
週単位で見たら、逆にいつもより
良いかもしれません。

極端なと思うかもしれませんが
人間が正しく意思決定できないのは
感情が原因のことが多いです。

こういったことにならないように
しっかりと数字で検証することが
必要なのです。

原因が特定されていない

検証するときに大切なことは
起こった事実に対する
原因を突き止めることです。

何がダメで、今の結果なのか
何をしたから、よくなったのか

これを突き止めなければ
評価・検証の意味がありません。

先週よりよくなった
咋対比で数字が下がった
と数字を投げているだけでは
評価・検証もできていません。

事実に対して、「Why」を
しっかりと投げかけ
原因を特定しましょう。

一部しか見ていない

人はどうしても
よくなったところ
悪くなったところ
に目が行きがちです。

しかし、営業改善・PDCAを回すときは
全体でしっかりと見なければいけません。

一部だけで見て
わかったつもりになってしまうと
部分最適になり、改善しても
全体の数字に反映されない
ということは多々あります。

細部を見ることも大切ですが
全体を俯瞰して見ることも大切なのです。

平均や率だけで見てしまう

平均や率として数字を見ることは
大切です、とお伝えしてきました。

しかし、これはあくまで
全体の中で数字なので
個別の状況にも
しっかりと目を配ることが大切です。

数字だけで、個別のお客様を見ないと
本当に大切にすべきことを
見落としてしまうことになります。

ささパンダ
評価・改善ができないなら、それはもうやらない方が良い。評価できる方法で運営も考えないとダメだぞ

A:改善で失敗するパターン

検証をしたら、次にやるべきは
改善・継続に向けたアクションです。

悪かったら改善する
良かったら継続する

基本的にこの繰り返しです。

新しい計画を0から立ててしまう

にも関わらず、ダメだったときに
多くの人がやってしまうのが
せっかく積み上げてきたものを
無にして、最初から計画を立てる
というパターンです。

繰り返しですが
最初に立てた計画が
完璧にうまくいく方が稀です。

全体から改善を図る

部分最適な改善は
全体からしたら改悪に
なってしまうことがあるので要注意です。

良かったところにも手を入れてしまう

想定以上の結果が出たのに
やるべきところではないところに
変に手を入れて失敗する
というケースもあります。

全体で見て、より数字をあげるべき
と判断したときに
改善のアクションを入れましょう。

成功したら安心してしまう

上記と矛盾するようですが
同じことを繰り返していては
やがて数字は落ちます。

そのため、一部が成功したからといって
安心して、永遠に放置して良いわけでは
ありません。

定期的にチェックしましょう。

ささパンダ
成果を出せる人は、改善が上手い人。これは間違いない!

 

PDCAを応用して成果を出している企業

S(Survey)PDCA

PDCAに
Survey:情報収集とその分析・評価
を追加したものが、SPDCAです。

これは、厚生労働省の
リハビリテーションのあり方検討会
報告書で記載されています。

高齢者の状態はそれぞれの日常生活や人生を反映した、極めて個別的、個性的なものであり、ニーズも多様であるため、日常生活や人生の過ごし方という視点で PDCA の前に意欲とか趣味活動などの Survey(情報収集とその分析・評価)を行うことが大切である(※)。

引用:高齢者の地域における新たなリハビリテーションの在り方検討会報告書_厚生労働省

正しい計画を立てるためには
事前準備は必要不可欠です。

しかし、机上の空論で
計画を立ててしまい
変に縛られてしまう人が
多いのも事実です。

そこで、計画を立てる前に
しっかりと調査を行う
というアクションを踏んでいるのです。

PDCAS(share)

PDCAサイクルの効果を
最大化するための方法として
自分で完結させずに
個々の体験・経験をシェア(S)することで
組織としてより大きな成果につなげます。

PDCAF(Follow)

トヨタで行われているのが
PDCAにF(フォロー)を加えて動きです。

フォローとは、改めて確認すると
このような意味があります。

フォロー【follow】
①追跡すること。あとを追い求めること。 「事件の顚末(てんまつ)をよく-した記事」
②おぎない助けること。 「新入社員の業務を-する」
③被写体を追って移動して撮影すること。 「 --シーン」

引用:Weblio辞書

トヨタでは、

・関心を持ち続けること
・継続すること
・他から学ぶこと

このようなことを学び
継続的に成果を出すために
フォローの習慣を加えているのです。

PDCAを成功させるためには継続は必須です。
そのために、モチベーションの維持や
目的の明確化・意識づけを
定期的に行なっているのです。

また、他から学ぶとは
他人からの学びだけでなく
過去の事例や取り組みからも
学ぶという姿勢が入っています。

PDSA

PDCAサイクルを提唱したデミング博士が
C(評価)をStudy(研究)に
発展させた考え方です。

評価するだけでなく
計画・実行して得られた結果・数字を
より生かすために
研究するという考え方です。

PDCAにおけるCheckを単なる「点検・評価」に終わらせてしまってはならない、深く考察し、反省し、学び(Study)、共有する事こそが、次のAct(処置・改善)に繋がる

デミング博士はこのように
著書でも述べています。

PDSサイクル

これは
Plan(計画)→Do(実行)→See(評価)
と、PDCAサイクルと
同義で扱われていることが多いです。

ただ、ここまでお読みいただき
お分かりいただいていると思いますが
成果を出す・変えるのは
あくまで行動を起こした時のみです。

計画・評価で終われないようにしましょう。

PDCAを成功させるコツ

PDCAをうまく機能させるには
検証・改善をできる限り
多く繰り返す、ここに尽きます。

うまくいかない企業・人ほど
計画を立てて、やってみて
また新しい計画を立てて
という、常に0から始めています。

そうならないようにするコツを
最後にご紹介します。

目的をしっかりと持つ

目的なく、継続することは不可能です。
自分ではなく部下にやらせるのであれば
尚更に、しっかりと目的を明確にして
共有しましょう。

また、定期的に目的に立ち返ることも大切です。

数字を使ってマネジメントする

感覚でPDCAサイクルを回そうとしても
うまくいくことはありません。

しっかりと現状を把握するために
数字を使って管理する
ということを前提におきましょう。

変化を想定しておく

日々、環境は変わります。
また自分自身も変わります。

変化がある、ということを
前提に入れておくことが大切です。

何巡もさせる

PDCAサイクルは1回やったから
終わりというものではありません。

何回もこのサイクルを回すことに
意味があります。

高速で何回も、このサイクルを回しましょう。

再現性を持たせる

良かったことは、同じ場面・状況になった際に
何回でもできるように
原因や手法を洗い出しておくことが大切です。

悪い部分を改善するのは大前提ですが
良かったことを再現できるようにすることも
PDCAサイクルを回す意義です。

学んだことは組織で共有する

PDCAサイクルを組織で回すのであれば
そこで得た知識や経験が
数値化・明文化されていきます。

そこで得た学びは組織で共有しましょう。

ビジネスは失敗できる

最後に、ビジネス・仕事は
計画が失敗に終わっても
取り返すチャンスがあります。

だからこそ、 PDCAサイクルを
回すことに意味があるのです。

失敗を失敗で終わらせては
無駄になります。
しかし、その失敗から何を得るかで
やったことの意義が生まれるのです。

PDCAサイクルを高速で正しく回して
自分のビジネス・仕事を成功させましょう。

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