営業勉強会のささだです。

「お願いしたから大丈夫」

これは仕事上、基本的に成り立たないと思っていた方が、実際の仕事もスムーズにいきますし、精神衛生上良いです。笑

そこで大切になってくるのが、リマインドです。今回はビジネスパーソンの必須アクション、リマインドについて考えていきたいと思います。

そもそもリマインドとは何か?

リマインド=「気づかせる、思い出させる」という意味です。つまり、目的は「気づいてもらう」「思い出してもらう」ことにあります。言い換えれば「念押し」や「再確認」です。

やって欲しいことや押さえていたスケジュールの再確認、納期原種などの念押しなどが、リマインドです。

どんな時にリマインドをするのか?

リマインドの大きな目的は「進捗確認」か「督促」です。やっているか否か、順調か否かを、依頼している人が確認したいがために行われます。

進捗確認のリマインド

  • 重要な打ち合わせが控えている
  • 納品の予定が入っている
  • 資料の提出期限が迫っている
  • 長期のプロジェクトや案件を担当している
  • 裁量をメンバーに委ねている

督促のリマインド

  • 期日・納期がすでに過ぎている
  • 進捗ペース的に予定期日に間に合わない

こういった時に”リマインド”が発生します。依頼している側からすれば、リマインドをしなければいけないタイミングです。

人は基本的にリマインドされたくない

私たちは小さい時から、リマインドを受けて育っています。

親や先生からの「宿題やったの?」「勉強したの?」がまさにリマインドです。これが原因かはわかりませんが、基本的に人間は後追いされることが嫌いです。できたら放っておいて欲しいというのが本音でしょう。やっていなかったときは、「やばい」と思います、やっていたときでも「信頼されていないのかな」と思ってしまいます。

基本的に人はリマインドされなくないのです。この大前提を押さえているか否かで、リマインドされる側の印象が大きく変わります。

相手をイラっとさせないリマインドの方法

では、相手としてはされたないリマインドを、どうすればリマインドされても嫌にならない方法にできるのか、ここで整理しておきたいと思います。

  • リマインドという言葉を使わない
  • 気遣いの一言や相手のことがわかっていることを伝える
  • 代替案を示す
  • 全員にまとめて送らない
  • 事前に期日を決めておく
  • 期日を守ってもらう必要性を伝える
  • ツールを使い分ける

リマインドという言葉を使わない

リマインドという言葉や再確認などのメールをもらうと、リマインドをされたくな人からすれば、「やべ、連絡来ちゃったよ」という気持ちになります。そんなネガティブな気持ちで見られたメールでは、快い返事は書きづらいです。

また、そういったネガティブな気持ちを煽ってしまうと、本当のことを隠してしまう(まだできていないのに、もうすぐできるといってしまったり、期日に間に合わせないのはわかっているのに、「間に合わせます」といったり)人もいます。

そこで大切なことは、「リマインド」という言葉やニュアンスを出さないことです。飲み会の出欠確認の例で考えてみましょう。

リマインドダメな例

件名:【リマインド】飲み会出欠確認の件/【再送】飲み会出欠確認の件

リマインド、再送の他にも、【重要】【至急】などの文言はプレッシャーになるだけマイナスです。また、読み手によっては、信用されていないと思う人もいます。

リマインド良い例

件名:Re:飲み会出欠確認の件/飲み会出欠確認回答のお願い

以前送ったメールの返信という形で送れば、違和感なく再プッシュができます。また、件名はまた最初に送ったものと同じ形・似た形にすることも相手にプレッシャーをかけづらくなります。

気遣いの一言や相手のことがわかっていることを伝える

ちょっとした一言で相手の印象はガラッと変わるものです。期日までにやってもらえない、という事実だけに目を向けるのではなく、その間忙しかったんだなとか、やることだあったんだろうな、と思い伝えてあげることで、相手も喜んで対応してくれる可能性が高まります。

リマインドダメな例

先日お送りさせていただいた件、まだ回答いただけておりません。
至急ご対応をお願いいたします。

ーーー

プレッシャーしかかけていません。確かに相手側からすれば気まずい気持ちになって、すぐに対応してくれるかもしれません。しかし、その人との関係はその後も続きます。プレッシャーで人を動かすのではなく、やりたい・前向きにやりたいという気持ちになれるよう支援が必要なのです。

リマインド良い例

先日は突然のご連絡、失礼いたしました。
お忙しいタイミングでのお願いで大変恐縮ですが
ご依頼させていただいた件、確認いただけましたでしょうか。
もし不明点ややりづらい点などありましたら、遠慮なく
お声がけください。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

ーーー

相手の状況への配慮、依頼した内容に対する配慮をちゃんと伝えることで、相手の印象が大きく変わります。依頼した内容に気づいていれば、相手もやらなきゃと思っているはずです。それを煽る必要はありません。

代替案を示す

ただやってください、ではなく、「もしできない場合は」という他の選択肢を出してあげることも優しさです。

代案例

もしメールが難しい際は、お電話でも大丈夫ですので
ご一報いただけると幸いです。

もし期日までに納品が難しい場合は
代替品でも構いませんので
ご対応、よろしくお願いいたします。

全員にまとめて送らない

複数人に依頼をしている際、リマインドを全員メールなどで連絡をしてくる人がいます。これは特定の人がやっていないということを示すことになります。こうなってしまえば、やっていない人の肩身が狭くなるのは当たり前です。個別に声をかけたあげたほうが親切です。

事前に期日や納品の質をちゃんと決めておく

リマインドが機能するのは、正しい依頼ができている時です。もともと曖昧な期日設定や納品レベルのすり合わせができていないと、暖簾に腕押し状態になります。リマインドする前に、まずはちゃんと依頼内容をすり合わせておきましょう。

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期日を守ってもらう必要性を伝える

そもそもなぜ期日を守る必要があるのか、ここをしっかりと伝えましょう。次のスケジュールが詰まっている、他の業務との連携があるなど、その依頼の背景に何があるのかがわかれば、相手も動きやすくなります。

ツールを使い分ける

リマインドをかけるツールは、別にメールだけではありません。電話や時には対面など、リマインドする方法を変えれば意外とすぐ動いてくれることもあるものです。

リマインドのゴールとは「タスクの完遂」と「気持ち良さ」

「気持ちよくこちらのお願いをやってもらうこと」にあります。ポイントは”気持ちよく”です。

先ほども書きましたが、お願いをした相手とその場で関係が終わるのであれば、それで良いかもしれません。しかし、実際はその先もその人との関係は続きます。

たった1回のリマインドで関係が悪くことだってありえます。そうならないようにするために、必要なことは相手への気遣いを形として示すことです。相手がやりたい、やりやすいようと思えるようにしてあげることが大切です。お願いをするということは、相手に負荷・負担を背負ってもらうということです。そのことを忘れずに、リマインドをかけましょう。

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