相手に嫌われないリマインドをするための7つのコツ|成績UPに繋がる!
  • なぜお願いしたのにあの人はやっていないの?
  • 上司に依頼したのに、まだ終わっていない…
  • 早くやってもらわないと、お客様に迷惑をかけてしまう

こんな悩みを抱えている人は多いと思います。
そんなときにリマインドしたいですよね?

ですが、リマインドすると嫌われてしまうかも…。
失礼にならないかな…。
そんな思いはないでしょうか?

今回の記事では、そんな人へ向けて、嫌われないリマインドのコツをお伝えします。
人との関わり方が全てである営業職を通して、お客様から同僚まで多くの人と関わってきた笹田が記載します。

リマインドの基本

まずはリマインドの基本から。

リマインドの基本①他人はお願いしても動かない

営業マン営業マン
お願いしたから大丈夫

仕事においてこの考え方は、基本的に成り立ちません。
そう考えていた方が、スムーズにいきますし、精神衛生上良いです(笑)

他人はお願いしても動かないのです。

そこで大切になってくるのが、リマインド
今回はビジネスパーソンの必須アクション、リマインドについて考えていきたいと思います。

リマインドの基本②相手に気づいてもらうのがリマインド

リマインド=「気づかせる、思い出させる」という意味です。
つまり、目的は「気づいてもらう」「思い出してもらう」ことにあります。

言い換えれば「念押し」や「再確認」です。
やって欲しいことや押さえていたスケジュールの再確認、納期厳守などの念押しが、リマインドです。

例えば、こんな場面で使います。

  • 会議や商談の日程が近づいてきたので、参加可否について確認をする
  • 納期が近づいてきたので、再度連絡を入れて進捗を確認する

リマインドで手段は関係ありません。
メールで行うこともあれば、電話や口頭、カレンダーの通知やチャットで行うなど様々ですが、あくまで目的は再確認となります。

リマインドが上手い人は、予定通り物事を進められます

リマインドが必要な2つの場面

リマインドが必要な場面は大きく2つです。
それは、「進捗・状況確認」か「催促」の場面。

問題が起きる前に予防する「進捗・状況確認」に対して、問題が起きている際に「忘れていませんか?」とお知らせするのが「催促」です。

リマインド場面①進捗・状況確認のリマインド

  • 重要な打ち合わせが控えている
  • 納品の予定が入っている
  • 資料の提出期限が迫っている
  • 長期のプロジェクトや案件を担当している
  • 裁量をメンバーに委ねている

重要度の高いこのようなケースで一般的に、リマインドします。

なぜなら、依頼した相手がタスクを完了させなかった場合、当然相手に責任があります。
ですが、確認をしなかった自分にも責任があると考えるからです。
(なかなかそう割り切れるものではないですが、そう考えなければ前に進みません)

大きなプロジェクトになるほど、関係者の人数が増え、協力してもらうパートナーの数も増えます。
1人の進捗遅れや納期遅れが全体に影響してしまうので、リマインドの習慣はしっかりと持つことをオススメします。

リマインド場面②催促のリマインド

  • 期日・納期がすでに過ぎている
  • 進捗ペース的に予定期日に間に合わない

こういった時は、リマインドをしなければいけないタイミングです。
本当はこういった遅れが発生する前にリマインドを行い、トラブルや遅れを防ぐことが大切です。

ちなみに、督促やアラートという表現がリマインドの類語としてありますが、こちらはリマインドより強い表現として使われます。
「支払いの督促」は、一種の警告として使われる単語のため、リマインドと分けて考えるべきです。

この記事では、必ずしてもらわないと困るものを督促、それ以外のまだ大きな問題にはなっていないものをリマインドと考えて記載します。

催促と督促の違い

より強く促すのが督促で、弱めのニュアンスが催促です。
例えば、借金の支払い期限が過ぎたときにまず、催促状が届きます。

それを無視していた場合に、より強制力のある督促状が届きます。
税金の支払いなどで、このパターンが多いそうです。

リマインドの前提:人はリマインドされたくない生き物

私たちは小さい時から、リマインドを受けて育っています。
親や先生からの

親
宿題やったの?
親
勉強したの?

がまさにリマインドです。
これが原因かはわかりませんが、基本的に人間は後追いされることを嫌います。

できたら放っておいて欲しいのが本音でしょう。
やっていなかったときは、「やばい」と思いますし、やっていたときでも「信頼されていないのかな」と思ってしまいます。

基本的に人はリマインドされたくありません。
この大前提を押さえているか否かで、リマインドされる側の印象が大きく変わります

リマインドには配慮が必要

営業マン営業マン
遅れている方が悪いのに、なぜこちらが気を使わないといけないの?

と思ってしまう人もいらっしゃるかもしれません。
その気持ちもわかります。

ただ、相手にも事情があるかもしれませんし、悪気を持ってやっている人はいないはずです。

そこであまりに不躾な対応をしてしまうなら、相手の気分を害してしまうかもしれません。
もう二度と会うことのない人であれば別ですが、仕事では再び関わることも考えられます。

そのため、なるべくしっかりとした口調、かつ柔らかい文章のリマインドを送ることが重要です。
誠意を持った対応をすれば、相手もこちらに丁寧な対応をしてくれることに繋がります。

リマインドメール文章内において、誤字や脱字がないか確認することも含め、気をつけてリマインドをしましょう。

リマインドは「期日に遅れないように早めのケアを心がける行為」です。

  • 敢えて早めに手を打っておく。
  • 遅れてしまう人をさりげなくケアし、期日を守ってもらい円滑にコミュニケーションを図っていけるようにする。

そんな気遣い力がリマインドメールを送る際に必要とされます。

リマインド7つのコツ

では、相手としてはされたくないリマインドを、どうすれば嫌な気持ちにさせずにできるのか、整理しておきます。

リマインドの7つのコツを理解しましょう。

相手をイラっとさせないリマインド7つのポイント

①リマインドという言葉を使わない
②気遣いの一言や相手をわかっていると伝える
③代替案を示す
④全員にまとめて送らない
⑤事前に期日を決めておく
⑥期日や納品物の質をすり合わせる
⑦ツールを使い分ける

リマインドのコツ①リマインドという言葉を使わない

「リマインド」は、人によっては強めに聞こえる言葉です。
「リマインド」という言葉を使われると、催促されている気持ちになりかねません

リマインドをされたくない人からすれば、

リマインド嫌いな人リマインド嫌いな人
やべ、連絡来ちゃったよ

という気持ちになります。
そんなネガティブな気持ちで見られたメールに対して、快い返事は書きづらいです。

また、そういったネガティブな気持ちを煽ってしまうと、本当のことを隠してしまう人もいま
例えば、次の様な内容で事実を隠されると、余計に状態が悪化しますよね。

  • まだできていないのに、もうすぐできるといってしまう
  • 期日に間に合わないのはわかっているのに、「間に合わせます」と返事する

そこで大切なことは、「リマインド」という言葉やニュアンスを出さないことです。
飲み会の出欠確認の例で考えてみましょう。

ダメなリマインド例

件名:【リマインド】飲み会出欠確認の件/【再送】飲み会出欠確認の件

お疲れ様です。 笹田です。
先日ご案内しました歓迎会の出欠確認のお返事をまだいただけていないので
再度ご連絡させていただきます。

恐れ入りますが、至急出欠のご連絡をお願いします。

まず、件名です。
リマインド、再送の他にも、【重要】【至急】などの文言はプレッシャーになるのでマイナスです。

また、読み手によっては、信用されていないと思う人もいます。

本文でも「お返事をまだいただけていないので」とわかっていることをチクリと指摘していますよね。
もちろん返事をしない相手が悪いのですが、

怖い人怖い人
こっちだって忙しいんだよ!
怖い人怖い人
こっちの都合もあるんだよ

と逆ギレしてしまうかもしれません。

避けるべきフレーズ

リマインド、再送、重要、至急
→催促感があるため

お返事をまだいただけていないので
→わざわざ言われると腹が立つため

良いリマインド例

件名:Re:飲み会出欠確認の件/飲み会出欠確認回答のお願い

お疲れ様です。 笹田です。
先日は突然の歓迎会のご案内失礼しました。
是非○○さんにはご参加いただきたいと思っているので
確認でご連絡させていただきました。

日時:○月×日(金)19時〜
場所:〜〜(最寄駅 渋谷駅)
参加予定:○○さん、□□さん、〜〜さん

現時点で参加いただける予定の方もお伝えしておきますね。
お手数をおかけしますが、お返事よろしくお願いします!

以前送ったメールの返信という形で送れば、違和感なく再プッシュができます
件名は最初に送ったものと同じ形・似た形にすることで、相手へのプレッシャーもかかりません。

さらに、本文にも配慮が溢れています。
まず「私が参加して欲しい」という言葉を添えることで、返事をしていなくて申し訳ないと相手は感じるはずです。

また日時や場所を再度ここで載せてあげることで、読み手は前のメールをもう一度見る手間がなくなります。

さらに、現時点の参加者情報も嬉しいですよね。
人間は同調する傾向にあるので、他の人が参加していると思うと、「参加してもいいかな」と思う傾向にあります。
お相手のモチベーションも高まるかもしれません。

このように相手への配慮を形にすることが大切です。

良い配慮

・タイトルを返信メールにして、自然にする
・個人的に参加して欲しいと伝え、感情を刺激する
・必要な情報をあえて再度のせる
・他者も参加してると伝えモチベーションを高める

リマインドのコツ②気遣いの一言や相手をわかっていると伝える

ちょっとした一言で相手の印象はガラッと変わるものです。
期日までにやってもらえない、という事実だけに目を向けるのではなく、

  • その間忙しかったのだな
  • やることだあったのだろうな

思い、伝えてあげことで、相手も喜んで対応してくれる可能性が高まります。

ダメなリマインド例

先日お送りさせていただいた件、まだ回答いただけておりません。
至急ご対応をお願いいたします。

プレッシャーしかかけていませんね。
相手側からすれば気まずい気持ちになって、すぐに対応してくれるかもしれません。

しかし、その人との関係はその後も続きます。
プレッシャーで人を動かすのではなく、前向きにやりたい気持ちになれるよう支援が必要なのです。

ダメなリマインド

要件だけ伝える

良いリマインド例

先日は突然のご連絡、失礼いたしました
お忙しいタイミングでのお願いで大変恐縮です
ご依頼させていただいた件、確認いただけましたでしょうか。
もし不明点ややりづらい点などありましたら、遠慮なくお声がけください

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

実はこれ、先日取材依頼が来た時のメールです。
何の面識もない相手からメールがきて、返事を返すのが遅れていたら(期日は過ぎていませんが)、上述のリマインドが届きました。

相手の状況への配慮、依頼した内容に対する配慮をきちんと伝えることで、相手の印象が大きく変わります。
依頼した内容に気づいていれば、相手もやらなきゃと思っているはずです。

このように無理に煽る必要はありません

良いリマインド

相手への配慮を言葉にして伝える。
・突然のご連絡
・お忙しいタイミングでのお願いで大変恐縮です
・不明点などありましたら、遠慮なくお声がけください

リマインドのコツ③代替案を示す

ただ「やってください」ではなく、「もしできない場合は」という他の選択肢をだすことで優しく伝わります

ダメなリマインド例

至急メールのご返信をお願いします。
失礼します。

こんなメールや催促をしていないですよね?
これも圧しか与えないリマインドです。

ダメなリマインド

要件だけ伝える

良いリマインド例

もしメールが難しい際は、お電話でも大丈夫ですので
ご一報いただけると幸いです。

もし期日までに納品が難しい場合は
代替品でも構いませんので
ご対応、よろしくお願いいたします。

リマインドの目的は目標や期日を守ってもらうことであって、焦らせたり困らせたりすることではありません。
相手が最初からきちんとやってくれれば問題ないのはわかります。

ただ、やっていない・できていない相手を責めるだけでは前に進みません。
できていない現実、進んでいない進捗から目を背けず、何ができるか・どうすれば建設的に進められるかを考えることが大切なのです。

良いリマインド

代替案を具体的に示す
・メールが難しければお電話でも構いません
・代替品の納品でも構いません

リマインドのコツ④全員にまとめて送らない

複数人に依頼をしている際、リマインドを全体宛てメールで連絡をしてくる人がいます
これは特定の人がやっていないことを示してしまいます。

こうなってしまえば、やっていない人の肩身が狭くなるのは当たり前です。
個別に声をかけてあげたほうが親切です。

悪いリマインド

メーリングリストや全員宛のメールに送る
全員に聞こえる場所で注意する

リマインドのコツ⑤期日や納品物の質をすり合わせる

正しい依頼ができていないと、リマインドが機能しません。
元々、期日設定や納品レベルのすり合わせができていないと、暖簾に腕押し状態になります。

リマインドする前に、まずはきちんと依頼内容をすり合わせておきましょう

悪いリマインド

依頼時に曖昧な依頼をしている
・期日
・納品レベル
などを正しく伝えよう

▼正しい依頼のかけ方がわからず不安という人に読んで欲しい記事です。
仕事は依頼の連続です。
依頼を制する物は、仕事を制します。

嫌われる仕事の頼み方3ポイントと好かれる仕事の頼み方7つのポイント

▼依頼通りに上手くいかない!
リマインドも重要な成功要素ですが、失敗パターンを事前に把握しておくことで成功確率を高められます。

仕事の依頼失敗パターンは2つだけ。事例とその対策

リマインドのコツ⑥期日を守ってもらう必要性を伝える

そもそもなぜ期日を守る必要があるのか、ここをしっかりと伝えましょう

  • 次のスケジュールが詰まっている
  • 他の業務との連携がある

など、その依頼の背景に何があるのかがわかれば、相手も動きやすくなります

ダメなリマインド例

先日の資料は御確認いただけましたでしょうか。
期限は6/10(木)となっております。

よろしくお願いします。

期日だけを伝えると、催促している印象が強くなります
なぜその期日なのかが伝わらないと、間に合わなければ交渉して伸ばしてもらおうと考える人もいるでしょう。

▼仕事を失注する大きな原因の一つは、期日が曖昧なこと。
失注の8つの原因を学びましょう。

失注の原因は8つ!これだけはしてはいけない営業提案を事例を基にまとめてみた

良いリマインド例

お疲れ様です。

先日の資料はご確認頂けましたでしょうか。
資材発注等の都合により今週中に状況をお伺いしたく存じます。

ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認・ご返答のほど宜しくお願い致します。

その期日の理由が伝わると、期日を過ぎると大変なことになるという印象を与えられます。

リマインドのコツ⑦ツールを使い分ける

リマインドをかけるツールは、メールだけではありません
リマインドする方法を変えれば意外とすぐ動いてくれることもあるものです。

例えば、進捗状況を聞きたいだけであれば、同僚や社内なら、自分からその人の机に行き一声かけるだけで確認できます。
わざわざ、相手に負荷のかかるメールにする理由はありません。

また、LINEやメールでは多くの連絡のうちの一つとなり、埋もれてしまう可能性もあります。
Aさんは、メールは遅いけどSlackは返事が早い!など人により特徴もあるはずです。
相手に届くツールで連絡しましょう。

▼これだけ気を使っているのに返事がこなければ、心を病んでしまうかもしれません。
そんな悩みをなくすための記事です。

既読スルーや返信待ちでもう悩まない。返信がきやすいメールを作る5つのコツ

リマインドをもらったときの返信の仕方

逆の立場で考えることも、よいリマインド習得への近道となります。

あなたがリマインドをもらった場合、放置せずに返信することが重要です。
関係を円滑に保ちつつ返信するポイントは3つあります。

このポイントを守れば、「きちんと連絡の取れる人」と思われ、逆に信頼度を高めることもできるはずです。

信頼度を上げるリマインドの3つの返信ポイント

①なるべく早く返信する
②覚えていても返信する
③遅れた場合は謝罪の一言

リマインド返信のポイント①なるべく早く返信する

なるべく早めに返信することが1つ目のポイント。
リマインドを送ってくる理由は、「確認をしたい」「知りたい」からです。

その気持ちにすぐに答えることは、相手からの印象を良くし、円滑にコミュニケーションを進めていく助けとなります。

出欠を問われるメール等、すぐに回答が出来ない場合は、次の様に伝えましょう。

ご連絡ありがとうございます。
当日の都合がまだわからないため、改めてご連絡させていただければと思います。

まずは内容に答えるよりも、無視せず返事をすることが大事です。

リマインド返信のポイント②覚えていても返信する

忘れていないから大丈夫、で終わらせないようにしましょう。
自分はそれを覚えていると相手に伝わることが重要です。

ご連絡ありがとうございます。
10/3の打ち合わせの件ですよね。
把握しています。

9月最終週には予定をご連絡できるかと思いますので、もう暫くお待ちいただければ幸いです。

相手に安心感を与え、把握している状況にずれが生じることも防ぐためにも、返信は必要です。

リマインド返信のポイント③遅れた場合は謝罪の一言

万が一返信が遅れた場合、ただ返信するよりも「返信遅くなり申し訳ありません。」と一言添えると丁寧に聞こえます。
こういった配慮を示すことで相手の自分への印象はガラッと変わるものです。
おさえておきましょう。

返信遅くなり申し訳ありません。
失念しておりました。

すぐに確認し、再度連絡差し上げます。
ご迷惑をおかけしておりますが、よろしくお願いします。

リマインドに便利なツール

多くのプロジェクトに所属していたり、沢山の人と連絡を取るとリマインドを送ること自体を忘れてしまうかもしれません
そんな事態に陥らないために、便利なツールをご紹介します。

リマインダーアプリ

スマートフォンにはリマインドを自らにしてくれるアプリがあります。
利用すると便利ですよ。

カレンダーに登録

カレンダーアプリに登録すると、その当日に通知が来ます。
紙のカレンダー派の人は、事前に期日を書き込みましょう。

メールを時間指定で送る

例えば、Boomerang for Gmailというメールアプリを利用することで、日時指定してメールを送ることが可能です。

▼参考記事

OutlookやGmailでメールの送信予約・時間指定をする方法

LINEでリマインド

誰もが使っているLINEも、リマインダーとして利用できます。
リマインくんを友達登録することで、リマインドしてくれます。

▼参考記事

『LINE』がリマインダーになる「リマインくん」の使い方 登録・削除方法など

このように忘れないようにする仕組み作りも大切です。
あなたなりの仕組みを取り入れましょう。

今後を見据え気持ちよくリマインドしよう

まとめ

リマインドの基本
・他人はお願いしても動かない
・相手に気づいてもらうのがリマインド

リマインドが必要な2つの場面
・進捗・状況確認のリマインド
・催促のリマインド

人はリマインドされたくない生き物
→そのためリマインドには配慮が必要

相手をイラっとさせないリマインド7つのポイント
・①リマインドという言葉を使わない
・②気遣いの一言や相手をわかっていると伝える
・③代替案を示す
・④全員にまとめて送らない
・⑤事前に期日を決めておく
・⑥期日や納品物の質をすり合わせる
・⑦ツールを使い分ける

信頼度を上げるリマインドの3つの返信ポイント
→自分がリマインドされた時の心得
・①なるべく早く返信する
・②覚えていても返信する
・③遅れた場合は謝罪の一言

リマインドに便利なツール
→うまく利用してミスを減らそう
・リマインダーアプリ
・カレンダーに登録
・メールを時間指定で送る
・LINEでリマインド

リマインドには2つのゴールがあります。
一つは「タスクを実施してもらう」、もう一つは「気持ちよくこちらのお願いをやってもらう」ことです。

タスクを実施してもらうのは絶対条件ですが、可能であれば、相手に気持ちよく動いてもらうことも達成すべきでしょう。

お願いをした相手とその場で関係が終わるのであれば、相手の気分を害する表現になっても良いかもしれません。
しかし、実際はその先もその人との関係は続きます。

たった1回のリマインドで関係が悪くなることもありえます。
そうならないように、必要なことは相手への気遣いを形として示すことです。

相手がやりやすいようにしてあげることが大切です。
お願いは、相手に負荷・負担を背負ってもらうことになります。

そのことを忘れずに、リマインドをかけましょう。

▼リマインドがあって嬉しい人もいます。
忘れる前に連絡くれると、ありがたいですよね。
好かれる仕事の頼み方も学習しましょう。

嫌われる仕事の頼み方3ポイントと好かれる仕事の頼み方7つのポイント

▼【YouTube】その他にも営業に役立つノウハウを発信しています!こちらからぜひご覧ください!

【知らないとヤバイ】仕事が早い人が「受けるメリット」とは

【営業ノウハウ集】たった1週間で 常に3ヶ月先の売上を確保する営業方法

営業マンとして成長する最も効果的な方法は 「できる営業マンの真似をする」ことです。

しかし、自分の周りを見たときに 素晴らしい営業マンがいなかったり他社の営業マンの良いところを 学んだりできないので営業マンとしての成長が遅れてしまうのです。

あなたが営業としてもっと成果を出したければ

  • 実際に成果を出した営業マンのやり方やコツを学ぶ
  • 今の営業の現場を知る
  • 営業マン同士で情報交換をする
ことが重要です。

自分だけでやろうとすれば 成果を出すのに、時間が掛かります。

だからこそ、先人の営業を真似ることで 2倍も3倍も成果を早く出すことができます。

成長することもできるのです。

そうなりたいという想いを持っていただいたあなたに大学の頃から営業を始め 今では、営業代行として独立し

100以上の商材を営業してきたノウハウを全てまとめた

「たった1週間で常に3ヶ月先の売上を確保する営業方法」

こちらを是非受講してみてください!

実際に営業コンサルでお伝えたところ

最短3日間で受注を獲得した人

売上目標が未達がなくなった人

等など…多くの人が成果を出してくれている営業メソッドです。

下の登録フォームに

「今すぐ受け取れるメールアドレス」

を入力し 受講してください。

メール講座ももちろん無料ですが 受講いただいた方には合わせて

ノウハウ&事例集を 無料プレゼントさせていただきます。

LINEでの受講を希望される方は↓こちらから

LINEでも受講できます。 LINEならではの特典もあります。

友だち追加