相手に嫌われないリマインドをするための7つのコツ

「何でお願いしたのにあの人はやってないの？」
「上司に依頼したのに、まだ終わってない」
「早くやってもらわないと、お客様に迷惑をかけちゃう」

こんな悩みを抱えている人は多いと思います。

「お願いしたから大丈夫」

これは仕事上、基本的に成り立たないと思っていた方が、実際の仕事もスムーズにいきますし、精神衛生上良いです。笑

そこで大切になってくるのが、リマインドです。今回はビジネスパーソンの必須アクション、リマインドについて考えていきたいと思います。

そもそもリマインドとは何か？

リマインド＝「気づかせる、思い出させる」という意味です。つまり、目的は「気づいてもらう」「思い出してもらう」ことにあります。言い換えれば「念押し」や「再確認」です。やって欲しいことや押さえていたスケジュールの再確認、納期原種などの念押しなどが、リマインドです。

例えば、こんな場面で使います。

会議や商談の日程が近づいてきたいので、参加可否について確認をする
納期が近づいてきたので、再度連絡を入れて進捗を確認する

リマインドは手段は関係ありません。メールで行うこともあれば、電話や口頭、カレンダーの通知やチャットで行うなど様々ですが、あくまで目的は再確認となります。リマインドが上手い人は、予定通り物事を進めることができるということです。

どんな時にリマインドをするのか？

リマインドの大きな目的は「進捗・状況確認」か「督促」です。やっているか否か、順調か否かを、依頼している人が確認したいがために行われます。

進捗・状況確認のリマインド

重要な打ち合わせが控えている
納品の予定が入っている
資料の提出期限が迫っている
長期のプロジェクトや案件を担当している
裁量をメンバーに委ねている

重要性の高いアポイントやタスクに関してはリマインドすることが一般的です。依頼した相手がやっていなかったのは、当然相手にも責任がありますが、確認をしたなかった自分にも責任があると考えることが大切です。（なかなかそう割り切れるものではないですが、そう考えなければできること、やれることも前に進みません）

大きなプロジェクトになればなるほど、関係者の人数が増えたり、協力してもらっているパートナーの数も増えます。1人の進捗遅れや納期遅れが全体に影響してしまうので、リマインドの習慣はしっかりと持つことをオススメします。

督促のリマインド

期日・納期がすでに過ぎている
進捗ペース的に予定期日に間に合わない

こういった時にも”リマインド”が発生します。依頼している側からすれば、リマインドをしなければいけないタイミングです。本当はこういった遅れが発生する前にリマインドを行い、トラブルや遅れが発生しないようにすることが大切です。

催促やアラート等という表現がリマインドの類語としてありますが、こちらはリマインドより強い表現として使われます。「支払いの催促」等は、一種の警告として使われる意味の単語のため、リマインドとは分けて考えることが必要です。

人は基本的にリマインドされたくない生き物

私たちは小さい時から、リマインドを受けて育っています。

親や先生からの「宿題やったの？」「勉強したの？」がまさにリマインドです。これが原因かはわかりませんが、基本的に人間は後追いされることが嫌いです。できたら放っておいて欲しいというのが本音でしょう。やっていなかったときは、「やばい」と思います、やっていたときでも「信頼されていないのかな」と思ってしまいます。

基本的に人はリマインドされたくないのです。この大前提を押さえているか否かで、リマインドされる側の印象が大きく変わります。

リマインドには配慮が必要

「遅れている方が悪いのに、なぜこちらが気を使わないといけないの？」と思ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。その気持ちも分かります。

ただ、相手にも事情があるかもしれませんし、悪気を持ってやっている人はいないはずです。先ほども述べましたが、人はリマインドされたくない性質を持っています。そこであまりに不躾な対応をしてしまうなら、不必要に相手の気分を害してしまうかもしれません。もう二度と会うことのない人であれば別ですが、そんなことはなかなかないと思います。

なるべくしっかりとした口調、かつ柔らかい文章のリマインドを送ることが重要です。誠意を持った対応をすることは、相手もこちらに丁寧な対応をよりしてくれることに繋がります。誤字や脱字が無いかどうかをしっかり確認することも含め、意識するようにしましょう。

リマインドは「期日に遅れないように早めのケアを心がける行為」です。敢えて早めに手を打っておく。遅れてしまう人をさりげなくケアし、期日を守ってもらい円滑にコミュニケーションを図っていけるようにする。そんな気遣い力がリマインドメールを送る際に必要とされます。

相手をイラっとさせないリマインド7つの方法

では、相手としてはされたくないリマインドを、どうすればリマインドされても嫌な気持ちにさせずにできるのか、整理しておきたいと思います。

リマインドのポイントはこちらです。

リマインドという言葉を使わない
気遣いの一言や相手のことがわかっていることを伝える
代替案を示す
全員にまとめて送らない
事前に期日を決めておく
期日や納品物の質をすり合わせる
ツールを使い分ける

リマインドのコツ①リマインドという言葉を使わない

「リマインド」は、人によっては強めに聞こえる言葉です。繰り返しですが、リマインドをされたくないのに「リマインド」という言葉を使われると、何も悪くなくても催促されてしまっている気持ちになりかねません。

リマインドという言葉や再確認などのメールをもらうと、リマインドをされたくない人からすれば、「やべ、連絡来ちゃったよ」という気持ちになります。そんなネガティブな気持ちで見られたメールでは、快い返事は書きづらいです。また、そういったネガティブな気持ちを煽ってしまうと、本当のことを隠してしまう（まだできていないのに、もうすぐできるといってしまったり、期日に間に合わせないのはわかっているのに、「間に合わせます」といったり）人もいます。

そこで大切なことは、「リマインド」という言葉やニュアンスを出さないことです。飲み会の出欠確認の例で考えてみましょう。

ダメなリマインド例

件名：【リマインド】飲み会出欠確認の件/【再送】飲み会出欠確認の件

お疲れ様です。笹田です。
先日ご案内しました歓迎会の出欠確認のお返事をまだいただけていないので
再度ご連絡させていただきます。

恐れ入りますが、至急出欠のご連絡をお願いします。

まず、件名です。リマインド、再送の他にも、【重要】【至急】などの文言はプレッシャーになるだけマイナスです。また、読み手によっては、信用されていないと思う人もいます。

また本文でも「お返事をまだいただけていないので」とわかっていることをチクリと指摘していますよね。もちろん返事をしない相手が悪いのですが、できた人以外は「こっちだって忙しいんだよ」「こっちの都合もあるんだよ」と逆ギレしてしまうかもしれません。

良いリマインド例

件名：Re：飲み会出欠確認の件/飲み会出欠確認回答のお願い

お疲れ様です。笹田です。
先日は突然の歓迎会のご案内失礼しました。
是非○○さんにはご参加いただきたいと思っているので
確認でご連絡させていただきました。

日時：○月×日（金）19時〜
場所：〜〜（最寄駅渋谷駅）
参加予定：○○さん、□□さん、〜〜さん

現時点で参加いただける予定の方もお伝えしておきますね。
お手数をおかけしますが、お返事よろしくお願いします！

以前送ったメールの返信という形で送れば、違和感なく再プッシュができます。また、件名はまた最初に送ったものと同じ形・似た形にすることも相手にプレッシャーをかけづらくなります。また、本文にも配慮が溢れていますね。まず「私が参加して欲しい」という言葉を添えることで、返事をしてなくて申し訳ないと相手はきっと感じるはずです。また日時や場所は前のメールで伝えているはずですが、再度ここで載せてあげることで、読み手は前のメールをもう一度見る手間がなくなります。さらにさらに、現時点の参加者情報も嬉しいですよね。こう言った形で相手への配慮を形にすることが大切です。

リマインドのコツ②気遣いの一言や相手のことがわかっていることを伝える

ちょっとした一言で相手の印象はガラッと変わるものです。期日までにやってもらえない、という事実だけに目を向けるのではなく、その間忙しかったんだなとか、やることだあったんだろうな、と思い伝えてあげることで、相手も喜んで対応してくれる可能性が高まります。

ダメなリマインド例

先日お送りさせていただいた件、まだ回答いただけておりません。
至急ご対応をお願いいたします。

プレッシャーしかかけていませんね。確かに相手側からすれば気まずい気持ちになって、すぐに対応してくれるかもしれません。しかし、その人との関係はその後も続きます。プレッシャーで人を動かすのではなく、やりたい・前向きにやりたいという気持ちになれるよう支援が必要なのです。

良いリマインド例

先日は突然のご連絡、失礼いたしました。
お忙しいタイミングでのお願いで大変恐縮ですが
ご依頼させていただいた件、確認いただけましたでしょうか。
もし不明点ややりづらい点などありましたら、遠慮なくお声がけください。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

実はこれ、先日取材依頼のメールが来た時にあった話です。何の面識もない相手からメールがきて、返事を返すのが遅れていたら（期日は過ぎていませんが）、「まだお返事いただけていないのですぐお返事ください」と督促のメールが届きました。

相手の状況への配慮、依頼した内容に対する配慮をちゃんと伝えることで、相手の印象が大きく変わります。依頼した内容に気づいていれば、相手もやらなきゃと思っているはずです。それを煽る必要はありません。

リマインドのコツ③代替案を示す

ただやってください、ではなく、「もしできない場合は」という他の選択肢を出してあげることも優しさです。

ダメなリマインド例

至急メールのご返信をお願いします。
失礼します。

こんなメールや督促していないですよね？これも圧しか与えないリマインドです。

良いリマインド例

もしメールが難しい際は、お電話でも大丈夫ですので
ご一報いただけると幸いです。

もし期日までに納品が難しい場合は
代替品でも構いませんので
ご対応、よろしくお願いいたします。

リマインドの目的は目標や期日を守ってもらうことであって、焦らせたり困らせたりすることではありません。繰り返しですが、相手が最初からちゃんとやってくれれば問題ないというのはわかります。その通りです。ただ、やっていない・できていない相手を責めるだけではことは前に進みません。できていない現実、進んでいない進捗から目を背けず、何ができるか・どうすれば建設的に進められるかを考えることが大切なのです。

リマインドのコツ④全員にまとめて送らない

複数人に依頼をしている際、リマインドを全員メールなどで連絡をしてくる人がいます。これは特定の人がやっていないということを示すことになります。こうなってしまえば、やっていない人の肩身が狭くなるのは当たり前です。個別に声をかけてあげたほうが親切です。

リマインドのコツ⑤期日や納品物の質をすり合わせる

リマインドが機能するのは、正しい依頼ができている時です。もともと曖昧な期日設定や納品レベルのすり合わせができていないと、暖簾に腕押し状態になります。リマインドする前に、まずはちゃんと依頼内容をすり合わせておきましょう。

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リマインドのコツ⑥期日を守ってもらう必要性を伝える

そもそもなぜ期日を守る必要があるのか、ここをしっかりと伝えましょう。次のスケジュールが詰まっている、他の業務との連携があるなど、その依頼の背景に何があるのかがわかれば、相手も動きやすくなります。

良いリマインド例

お疲れ様です。

先日の資料はご確認頂けましたでしょうか。
資材発注等の都合により、今週中に状況をお伺いしたく存じます。

ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認・ご返答のほど宜しくお願い致します。

リマインドのコツ⑦ツールを使い分ける

リマインドをかけるツールは、別にメールだけではありません。電話や時には対面など、リマインドする方法を変えれば意外とすぐ動いてくれることもあるものです。

リマインドの連絡をもらったら

反対にリマインドをもらった場合、放置せずに返信することが重要です。関係を円滑に保ちつつ返信するポイントは3つあります。

リマインド返信のコツ①なるべく早く返信する

なるべく早めに返信することが1つ目のポイントです。リマインドを送ってくるということは、繰り返しですが「確認をしたい」「知りたい」という目的が相手にはあります。その気持ちにすぐに答えることは、相手からの印象を良くし、円滑にコミュニケーションを進めていく助けとなります。

出欠を問われるメール等、予定が分からずすぐに回答が出来ない場合は、このように伝えるようにしましょう。

ご連絡ありがとうございます。当日の都合がまだわからないため、改めてご連絡させていただければと思います。

リマインド返信のコツ②覚えていても返信する

忘れていないから大丈夫、で終わらせないようにしましょう。自分はそれを覚えているということを相手に伝えることが重要です。相手に安心感を与え、把握している状況にずれが生じることも防ぐためにも、返信は必要です。

リマインド返信のコツ③遅れた場合は謝罪の一言

万が一返信が遅れた場合、ただ返信するよりも「返信遅くなり申し訳ありません。」と一言添えると丁寧に聞こえます。返信すれば問題自体はないのですが、こういった配慮を示すことで相手の自分への印象はガラッと変わるものです。おさえておきましょう。

リマインドのゴールとは「タスクの完遂」と「気持ち良さ」

「気持ちよくこちらのお願いをやってもらうこと」にあります。ポイントは”気持ちよく”です。

先ほども書きましたが、お願いをした相手とその場で関係が終わるのであれば、それで良いかもしれません。しかし、実際はその先もその人との関係は続きます。

たった1回のリマインドで関係が悪くことだってありえます。そうならないようにするために、必要なことは相手への気遣いを形として示すことです。相手がやりたい、やりやすいようと思えるようにしてあげることが大切です。お願いをするということは、相手に負荷・負担を背負ってもらうということです。そのことを忘れずに、リマインドをかけましょう。