ビジネスで若手がチャンスを掴むための「報告の仕方」

「報連相は大事」

ビジネスの場においては長い間言われてきた言葉です。良い報告、良い連絡や相談ができるならば、特に若手はチャンスが広がります。

しかし、そのなかで、具体的に良い報告とはどのようなものなのでしょうか。報告の仕方、報告するときに意識すべきことについて今回は解説していきたいと思います。

「ほうれんそう」における報告の意義

複数の異なる人々で構成される会社では、「報・連・相」ー 報告・連絡・相談に代表される情報伝達・情報共有は必要不可欠な要素です。そのなかで報告は、下の立場(例えば部下)が上の立場(例えば上司)に対しておこなう行為のことを指します。自分本位な考え方を報告において持っていると、思わぬ影響が出てくることがあります。「これぐらい伝えなくても大丈夫だろう」とか、「急いで伝える必要もないだろう」と思ったとしても、より広い範囲の業務マネジメントを担う上司の立場から見れば即必要な情報かもしれません。

その結果重要な情報を伝えることができず、後に会社全体の業績に影響してくることがあるため、報告は重要なものであるということができます。

代表的な報告が必要な場面としてあげられるのは、仕事が完了したときの報告ではないでしょうか。上司からすると、作業を依頼した部下が仕事をやりっ放しで完了したことを報告しないというケースは多いようです。上司は仕事が完了したのなら他に頼みたい仕事があるかもしれませんし、なかなか終了できないのなら上司は早く終われるように手を差し伸べたいと思っている場合もあります。

また、区切りの中間報告も重要度は高いです。例えば、作業の途中に退社時間がきた場合に、報告なしで帰るのは危険をはらみます。「明日続きをやれば大丈夫だろう」と思った場合でも、実は緊急性の高い仕事かもしれません。勝手に判断せずに緊急でないか確認し、どこまで終わったかを報告することが良いとされています。

「報告」をする相手

営業において、基本的に報告をする相手は2人しかいません。

上司とお客様です。

  • 上司から仕事を受け、それを終えた際の完了報告
  • お客様に見積書を作ってほしいと依頼され、作り終えた際の報告

いずれにしても、今の状況を相手に伝えるために報告が行われる点は共通です。こまめな報告をすることで、方向性を確認し、自分が今行っている作業に無駄がないか、逐一確認をし共有をすることができます。もし作業が遅れている場合には、増員する、手を貸すといった対策を立てることができるようになります。スムーズに進んでいる場合でも、報告は、職場やお客様との信頼関係を構築するためには重要な要素です。人はブラックボックス化しているものに対して不安を抱きます。そうならないように報告を定期的に行うことは長期的なプロジェクトであるならば特に必要です。

「報告の仕方」使ってはいけないワード①主観的な意見だけになっている

ただ、報告において使ってはいけない「NGワード」が存在します。

  1. 大丈夫です
  2. いい感じです
  3. 間に合います

このような言葉です。この言葉に共通することは、

「相手をただ安心させるためだけの主観的な意見である」

ということです。報告において、相手に安心してもらうということはもちろん重要なことです。ただ、本来必要なのは、なぜ安心できるのか事実をもとに現状をしっかり伝えるということになります。まず状況がどうなっているのか、課題はどのようなものが存在し、その対策は何なのか。このように、現状を正しく伝えることが重要です。

「大丈夫です」これだけだと、主観で物事を話していることになります。

主観で物事を言われると、相手は、「引き続きよろしく」しか言えなくなってしまうのです。何がどうして順調で大丈夫なのか、詳細が分からず、人によっては「本当に大丈夫かな」などと不安を抱く可能性もあります。なぜなら、根拠が伴っておらず、その言葉を信じるための材料がないからです。

また、意見だけの報告になってしまうと、その業務の進捗が見えないために、業務の軌道修正や更なる検証・改善ができなくなってしまう点も気を付けるべきポイントです。

  • 状況を正しく伝える
  • 今行っているタスクの質をさらにあげる

この2つができた方が、報告の質は高いはずです。ただ現状を伝えて終わりではなく、その事実をもとにさらに良い状態へ改善していくことが報告の本来の目的であることを忘れないことが重要です。

「報告の仕方」使ってはいけないワード②曖昧な言葉

  1. 大体
  2. 多めに
  3. 少なめに
  4. しばらく

こういった言葉も要注意です。曖昧な言葉はトラブルの原因になります。なぜなら、人によって受け止め方が変わってくるからです。例えば、自分は2週間のつもりでしばらくという言葉を使ったけれど、相手は1週間くらいだと思っていることもあります。ビジネスで曖昧な言葉を使うとトラブルに発展することも少なくないため、具体的な言葉を使って誤解を生まないようにすることが重要です。

こういった誤解を生まないようにするためには、数字を使って話すのが効果的です。なぜなら、短いフレーズでも状況がはっきりわかるからです。

「多めにこの部品が必要です」と言われたところで、具体的な数値がない分、どのくらい準備するのかは聞き手の裁量次第になってしまいます。

「50個この部品が必要です」などと、数値を具体的に出して伝えることで、自分と相手との認識のずれを防ぐことが出来ます。期間や人数、金額などを明確にして、なるべく数字で伝えるようにすることが必要です。

上手な報告の仕方【使うと良いワード】

具体的な良いトーク例をご紹介します。

「今のところ順調です。現在このタスクにおいて進捗は○○で、△△まで完成しています。現状感じている課題点としては□□がありますので、解決策として◇◇を取っていこうと思います。」

このように報告することで、上司は明確なアドバイスができるようになります。上司に伝えて終わりではなく、仕事の質をあげていくために何ができるのかに意識を向けることが重要です。つまり、最初に言われたタスクを消化するだけでは不十分である、ということができます。また、評価が上がるビジネスパーソンは、この報告にプラスして、

「これやっておいた方がいいと思ったので追加でやっておきました」

この言葉を付け加えています。小さなことでも1つずつ積み上げていくことが重要です。そのうちやらなければいけないけど、なあなあになって半ば放置されているタスクがあるかもしれません。また、タスクだけでなく、お客様相手の報告であれば、前向きな言葉や御礼を伝えることは重要です。もちろん上司に対しても、感謝の言葉を述べて悪い気がする上司はいないでしょう。

「やりました。ではなく、やっておきました。この言葉をどれだけ積み上げられるかが、これから先の仕事に大きくかかわってくる。」

私が新卒で入った会社の上司が私に教えてくれた言葉です。1日1つ、「やっておきました」を積み上げられるようにすることで、評価が大きく変わってくるということができます。

「チャンスを掴む報告の仕方」まとめ

今回の内容を1枚の画像にまとめるとこのようになります。

「やっておきました」

些細なことでも構いません。配慮や工夫を付け加えるようにすることで、これからの自分が形作られていきます。

今後の営業戦略の参考になれば幸いです。

 

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