若手がチャンスを掴むための「報告術」

「ホウレンソウは大事」

ビジネスの場においては長い間言われてきた言葉です。

良い報告、良い連絡や相談ができるならば、特に若手はチャンスが広がります。

良い報告とは具体的にどのようなものなのか、今回は解説していきたいと思います。

「報告術」報告をするとは?

営業において、基本的に報告をする相手は2人しかいません。

上司とお客様です。

  • 上司から仕事を受け、それを終えた際の完了報告
  • お客様に見積書を作ってほしいと依頼され、作り終えた際の報告

このような、数多くの種類の報告があります。

いずれにしても、今の状況を相手に伝えるために報告が行われる点は共通です。

ただ、報告において使ってはいけない

「NGワード」

が存在します。

「報告術」使ってはいけないNGワード

それらのNGワードには、1つの共通点があります。それは、

「上司やお客様を安心させるためだけの言葉である」

ということです。

  • 大丈夫です
  • いい感じです
  • 間に合います

例えばこのような言葉があります。

報告において、相手に安心してもらうということはもちろん重要なことです。

ただ、本来必要なのは、なぜ安心できるのか事実をもとに現状をしっかり伝えるということになります。

まず状況がどうなっているのか、課題はどのようなものが存在し、その対策は何なのか。このように、現状を正しく伝えることが重要です。

「大丈夫です」これだけだと、主観で物事を話していることになります。

主観で物事を言われると、相手は、「引き続きよろしく」しか言えなくなってしまうのです。

  • 相手に状況を正しく伝える
  • 行っているタスクの質をさらにあげていく

この2つができた方が、報告の質は高いはずです。

そのため、客観的な事実を伝えることが重要と言えます。

「報告術」報告するときに使うと良いワード

具体的な良いトーク例をご紹介します。

「今のところ順調です。現在このタスクにおいて進捗は○○で、△△まで完成しています。現状感じている課題点としては□□がありますので、解決策として◇◇を取っていこうと思います。」

このように報告することで、明確なアドバイスができるようになります。

上司に伝えて終わりではなく、仕事の質をあげていくために何ができるのかに意識を向けることが重要です。

つまり、最初に言われたタスクを消化するだけでは不十分である、ということができます。

また、評価が上がるビジネスパーソンは、この報告にプラスして、

「これやっておいた方がいいと思ったので追加でやっておきました」

この言葉を付け加えています。

「やりました。ではなく、やっておきました。この言葉をどれだけ積み上げられるかが、これから先の仕事に大きくかかわってくる。」

私が新卒で入った会社の上司が私に教えてくれた言葉です。

1日1つ、「やっておきました」を積み上げられるようにすることで、評価が大きく変わってくるということができます。

「報告術」まとめ

今回の内容を1枚の画像にまとめるとこのようになります。

「やっておきました」

些細なことでも構いません。配慮や工夫を付け加えるようにすることで、これからの自分が形作られていきます。

このことをぜひ意識していただきたいと思います。

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