営業勉強会のささだです。

仕事をしていると
必ずしなければならないことが
依頼ではないでしょうか。

そもそも依頼とは

い‐らい【依頼】

人に用件を頼むこと。
他人を当てにすること。頼み。
引用;コトバンク

お客様に契約書に判を押してもらう
社内のメンバーに協力をしてもらう
上司に確認をしてもらう 等など

仕事は様々な人に依頼。お願いをして
初めて成り立つものです。

しかし、依頼しておいたのに
やってもらったことが全く違う
という経験はありませんか?

私はあります。

依頼の失敗パターンは2つしかない

依頼をして失敗するパターンは
大きく2つだけです。

依頼の失敗パターンは
「質」と「納期」だけです。

質は期待していたことが
やってもらえなかったときです。

納期は、期日に間に合わない
期日に量が足りない、ということです。

どちらの失敗でも
依頼した側は大きな損失に
なりかねません。

実際、私は大失敗になりかけました。

「これ、お願い」であがってきたものに驚愕

まずは、私の質に関する
依頼の失敗事例から。

これは私が依頼をされた側なのですが
最近の話です。

とあるクライアントとやり取りをしていました。
営業同行を月に3回行っていた企業様です。

前月、月に2回しか同行ができず
Facebookのメッセンジャーで
今後の対策や原因を色々と話していました。

そして、最後に先方からきたメッセージが

「報告書を明日までに提出してね」

この流れだったので、私は
同行が2回しかできなかったことに対する
報告書をまとめて、提出をしたのです。

そして帰ってきた回答は

「これじゃない」

 

・・

・・・

???

↑これが私の心境です。笑

 

「じゃあ、何が必要なんですか?」と
伺ったら、先月の同行時の報告書を
提出して欲しい、ということだったのです。

これは完全に相手と私の前提が
ズレてしまっていたパターンです。

依頼をする上でまず1番に
確認しなければならないことは
相手と自分の前提がズレていないか
を確認することです。

「○○してくれるものだと思ってた」
は、仕事上最悪です。

社内ならまだしも、お客様に
このようなことを言わせてしまっては
信頼を失いかねません。

依頼をする前に
事前に前提をすり合わせることが
大切なのです。

依頼前のすり合わせを円滑に進めるには

依頼前のすり合わせをスムーズに行い
依頼を失敗させないためには
3つの方法があります。

1)依頼する際に言葉の確認をする

依頼をするときは、共通言語で話す
というのが、非常に重要です。

先ほどの私のように「報告書」でも
認識が相手と違いました。

私:謝罪兼対策の報告書
相手:打ち合わせの報告書

このようなことが起きていると
いつまで経っても
期待したことをやってもらえません。

2)相手の能力・キャパシティを理解する

営業マンの大半は、依頼を受けると
「できます」「任せてください」と言います。

ほとんどが言います。笑

しかし、実際にできるか否かは
別の問題です。

そこで大切なことは、その依頼を
どのようにやろうと思っているのか
どのように進めようと思っているのか
プロセスを確認することです。

相手の能力やキャパシティを把握し
その上で、プロセスを見直し
こちらが求めることをやってもらうのです。

3)依頼とともに見本を示す

最もズレを減らすことが出来るのが
この見本を示す方法です。

詳細なものでなくても
ラフな絵があるだけでも
全く違います。

また、詳細な説明も減らせます。
依頼前に手間は掛かりますが
その分のコミュニケーションコストは
減らすことが出来る依頼方法です。

どうして依頼した期日に間に合わないのか

2つ目の依頼の失敗パターンは
「納期」です。

つまり、時間や量の問題です。

これは新入社員に多いですが

「あれ、どうなってる」と聞くと
「やってません」「今からやります」
というパターンのやつです。

この会話で、よく部下を叱っていた
記憶が鮮明に残っています。笑

ちゃんとやってもらうための依頼方法

期日や量をしっかりと守ってもらうために
依頼する側が心掛けることは2つです。

依頼した後、放置しない

依頼したから後はやってくれる
と考えるのは危険です。

基本的にはやっていないぐらいの
気持ちでいるほうが
心穏やかに出来ると思います。笑

しかし、結局は
やってもらわなければならないので
状況を都度確認するようにしましょう。

ただ、私の先輩でもいたのですが
直前に確認しても意味がありません。

定期的に、かつ期日から余裕を持って
確認するようにしましょう。

依頼の目的をしっかりと伝える

ちゃんとやってもらえないパターンとして
その依頼の重要性を相手がわかっていない
ということも多々あります。

これは依頼の目的や
やってもらったことが
どのように使われるのかを
伝えていないがために起こります。

ただ、作業を振るのではなく
目的や意図をしっかりと伝えましょう。

とにもかくにも依頼は余裕を持って

突発的な依頼が出るのは仕方ありません。

ただ、出来る限り
余裕を持った依頼をしてあげることが
何よりも重要です。

時間がないと、仕事の質も下がります。
ある程度の時間的余裕を持って
依頼をしましょう。

依頼の余裕は、あなたの基準ではなく
相手のレベルや状況に合わせてです。

依頼を受ける側のレベルよりも高い内容なのに
期日がなかったり、相手が忙しいタイミングで
大量の依頼をしては、間に合わないのは必然です。

依頼をするときほど、相手のことを
ちゃんと理解していなければならないのです。

依頼の仕方まとめ

依頼は依頼したことを
やってもらって終わりではありません。

依頼した後、また次の依頼も
快く受けてもらえる関係を
しっかりと築いて終わりです。

依頼した内容をしっかりとやってもらい
かつ、関係を良好に保つためにも
是非、依頼の仕方を工夫していきましょう。

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