営業代行のささだです。

ビジネスメール実態調査2016という調査
このような項目の調査がされています。

「仕事で送ったメールはいつまでに返信がほしいか」

その結果はこちらです。

response

出典:ビジネスメール実態調査2016_一般社団法人日本ビジネスメール協会

見ていただくと分かる通り
多くの人が1日以内に返信が欲しいと
思っていることがわかります。

ちょっと驚いたのは
1時間以内に返信が欲しい人が
20%弱いるということです。
(5分以内も、0.97%。。笑)

それだけ自分が送ったメールや依頼には
早く対応して欲しい、という気持ちを
言わない人も実は持っている
ということです。

裏を返せば、早く対応すれば
それだけで相手の印象が上がるのです。

そこで、今日はレスポンスの早さがテーマです。

同じレスポンスなら早いほうが断然得をする

レスポンスが早いだけで
相手の印象が変わるとお伝えしました。
私も体験があります。

クラウドソーシング

私はたまにクラウドワークスで
データ入力のお仕事を
発注させてもらっています。

簡単なお仕事なので
1日募集を出しておくと
20件ぐらい応募をいただきます。

このときに選ぶ基準に無意識でなっているのは
過去の実績とレスポンスの早さと丁寧さです。

過去の実績は変えようがない部分ですが
レスポンスの早さと丁寧さは
意識の問題です。

そして、同じレベルで悩んだら
先に連絡をくれた人にお願いをしています。

派遣営業をしていた時

「今回は笹田さんにお願いすることにしたよ」

新規のお客様からこう言ってもらえる
嬉しさは、営業をしている人なら
誰でもわかることではないかと思います。

しかし、このときは
話を聞くと、周りのライバルは
誰もが知ってる超大手ばかり
かつ、ベテラン社員ばかりだったのです。

(確かにすれ違う営業マンは皆、
 40代前後だったような。笑
ちなみに、私は新卒でした。。。)

 

そこで、お客様に聞いてみたんです。
「今回、何で私にお願いいただけたんですか?」と。

その答えは

「レスポンスが1番早かったからだよ」

ということでした。

詳しく聞くと、レスポンスが早いということは
今後取引していく中でも
何かあったら、すぐに対応してくれると思って
1番信頼できると思った、とのこと。

嬉しい限りですよね!

他社営業マンの話

他にもあります。

先日、よくCMで出ている
名刺管理システムの営業マネージャーとの話。

「◯◯のとこの営業マンは
 どんな人が成果出せる?」と
質問をしたんです。

すると、予想外の答えが。。

「御礼メールを当日に送れる人」

これだけらしいです。
もちろん、色々な要因があるのですが
最も成果と相関があったのが
「御礼メールをその日中に送れるか否か」
だったということでした。

レスポンスが早い人が持たれる印象

同じことをやっていても
評価が高い人と低い人がいます。
その1番の違いがレスポンスの早さです。

レスポンスが早い人は
どんな印象を周りに与えているか
ご存知ですか?

信頼感

先ほどの私の例もお伝えしましたが
レスポンスが早い、ということは

それだけすぐに対応してもらえる
それだけうちのことを気にかけてくれている

という印象を、相手が持ってくれます。

その印象は、相手があなたに持つ
信頼感をどんどん高めてくれるのです。

仕事ができる人感

仕事ができる人というのは
「質」と「スピード」で決まります。

このうち、同じ質の納品であれば
当然、スピードが早いほうが
評価が高まります。

また、レスポンスが早ければ
途中で修正ができるので
実は評価が高いのは
仕事の質が高い人よりも
まずはレスポンスが早い人なのです。

その結果、仕事ができる人
という評価もどんどん高まります。

やる気

レスポンスの早さは
仕事のやる気も計られている
ケースが非常に多いです。

どんなに雄弁に語っても
仕事をテキパキとこなし
レスポンスが早い人は
やる気がある人と評価されがちです。

レスポンスが早くて得する実務的メリット

レスポンスが早い人が得することは
印象が良くなる、ということを
お伝えしました。

しかし、メリットはこれだけではありません。

誤った作業をしなくて済む

早めにレスポンスをすることで
確認をしながら作業をする時間を
確保できます。

実はこれが最も大きいのです。

▼参考:仕事が早い人の特徴はこちら

仕事が早い人は、事前の確認
定期的な確認を行うことで
無駄な作業をしないのです。

無駄なチェック作業を減らせる

一回チェックして、そのレスポンスを
後回しにしてしまうと
同じ内容を2度、3度確認しなければなりません。

これだけで仕事のロスは大きいものです。
すぐにレスポンスを出すことで
相手だけでなく、自分の負担も減らせるのです。

どうせやるなら、すぐやろう

大事なことは
あなたのレスポンスを
お客様・相手は待っている
ということです。

レスポンスを早くすること
特に、後回しにせず
チェックしたら、すぐに返事をすることは
相手だけではなく、自分自身の仕事の
効率化にも繋がります。

レスポンスは結局出さなければいけないものです。
寝て起きたら、レスポンスを出さなくて良い
ということはありません。

なので、すぐにやる癖をつけることが
最も大切なことなのです。

レスポンスを早くしたい人がやるべきたった1つのこと

レスポンスを早くしたい!
そう思っていただけたなら
やるべきことはたった1つです。

自分の中でルールを作ることです。

▼参考:仕事のルールづくりについてはこちら

やるかやらないか
いつやるか、を悩むだけ
時間がもったいないのです。

その時間をなくすために
自分の中のルールを決めておくのです。

私のルールは

・メールをチェックしたら、返信内容の一部もしくは
 全部を作る
(重い内容でも、宛名と挨拶だけ書いておく)

・メールは当日中に全て返す

・1週間以上掛かる依頼は、3日後・納期の中間点で
 相手に状況報告を行う

自分のルールを決めて
レスポンスのスピードを上げていきましょう!

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