【アポ率アップ】テレアポ受付突破率をあげる4つのコツ

今回のテーマは「受付ブロック」。

テレアポをやっている営業パーソンであれば誰しもが通る壁、悩みだと思います。実際に先日TwitterのDMで、

「今月から法人へのテレアポを始めたんですが、受付で何の用ですか？と言われたときの対処法がうまくいかずに困っています。何かいい返しはないでしょうか？ちなみに商材は生命保険です」

というお悩みをいただきました。みんなが通る悩みですね、本当に。今回は、「受付の人が何を考えどう感じているか」を踏まえながら考えていくことをポイントに解説させていただきたいと思います。最後までお付き合いいただけると嬉しいです！

法人営業が必ずぶつかる受付ブロック

まず、法人営業でいくとある程度規模感の大きい会社だと担当者、決裁者と直接話せることってほぼないんですよね。

なぜか。新卒や新人の方が電話担当をしていたり、また「電話担当」の形で事務の方や派遣の方が電話に出ることを仕事にしていたりすることがあるためです。そういった状況で電話をかけてもいきなり担当者の方が直接でてくれたということが、特に規模が大きい会社であればあるほど起きにくくなります。

ちなみに中小企業や、規模感が小さい会社でいけば、いきなり社長が出てくれる、といったケースもあります。建築系の会社や不動産系の会社だったりすると、社長が早めに出社して準備しているパターンがあるため、時間帯によっては出てくれる確率も高いです。

とはいうものの、直接担当者につながることのほうが少ないはず。繰り返しですが受付突破ができないのはある意味必然である、という前提をおさえておく必要があります。

それを踏まえてどうしていくべきなのか、ポイントを解説していきます。

受付突破のコツ①受付の方は反射で断っている前提をおさえる

まず1つ目。

受付の方は仕事として、無意味そうな電話・無駄な電話を断るように言われています。これは言い方を変えれば、関係がありそうな電話であれば相手はつないでくれるんですね。

それならどういう電話だと関係がありそうだと思ってもらえるのか。これは単純です。知り合いである、知人である、つながりがあるということ。なので例えば「以前打ち合わせをさせていただいておりました山本様いらっしゃいますか？」と言われると、名前を知っているんで繋いでくれるんですよ。

つまり名前を知っている相手＝過去にやりとりがあった相手ということなので、無下に、失礼な態度をとってはいけないと受付の方は感じるはずです。一方で、ただの営業の電話は1日に何件も、何十件もかかってきているはず。そういった営業の電話を沢山受付の方は受けてきているので、それに対して嫌気がさしてしまっているんですよね。「またこの手の電話か」なんて内心思っているかもしれません。

受付の方は営業電話とわかった途端反射で断っています。営業の話す内容は聞いていないことがほとんどです。「はい、お断りするように言われています。」というキラートークですね。最近でいくと「リモートで今いないんです。」みたいなトークも増えました。「本当はいるんだけど・・・」みたいな感じです。

内容を聞いていないにもかかわらず、熱心に内容を伝えようとしたところで逆効果。

こうなってしまうんですよね。

営業が受付の方に伝えなければいけないのは、決して商品やサービスの説明ではありません。それは決裁権のある方にお伝えをすることです。ここですべきことは、詳しくは以降のポイントで語る「依頼」になります。

受付突破のコツ②そもそも受付の方は何をしたら良いか分からない

会社は複数人が集まって、それぞれ役割が違います。

なので、そもそも受付の方が商品やサービスの説明を聞いたところでわからないことの方が多いはず。そもそも内容は聞く気がないことがほとんどです。そんな状況で説明されたところで、

となってしまいます。そうなると次に来るのが「面倒くさい」という感情です。他の仕事もその受付の方は抱えているわけなので、長々と時間を奪われるとどんな人でもイラッとしてしまいます。1つ目のポイントでもお話しましたが、受付の方に長々と話すのは逆効果でしかありません。

受付突破のコツ③依頼をしっかり行う

では受付突破のためには何をすればいいのか。ここで重要になるのが「依頼」です。

依頼をしっかり伝えて、その依頼を承諾してもらうことが重要です。具体的に、「誰に何をしてほしいのか」を明確にすることがポイントになります。例えば、

まずやるべきことは「この人につないでください」と依頼をすること。受付の人は担当者じゃないので、「代わって欲しい」ということをしっかり伝えることが必須です。

しかし多くの営業はこの言葉を発さない傾向にあります。相手としては、「え、それで何ですか？」みたいな形になってしまうのも当然なんですよね。受付の方への切り返しを考える前に、まずはこの言葉を相手が受け入れやすい状況を作りながら伝えていくことが必要になります。

どうすれば依頼を相手が受け入れやすくなるのか

どうすれば依頼を相手が受け入れてくれやすくなるのか。答えはシンプル。「すぐ言う」ことです。

受付の人も電話でストレートに依頼されることは多くないはずです。反射的に考える余地なく「分かりました」と言いやすくなります。

ちょっと言葉の表現が悪いかもしれませんが、あまり考える余地なく「分かりました」と反射的にいえる状態を作ることがポイントです。これは考えれば考えるほど、「怪しい」「また強引に話されるんじゃないか」と他の営業電話をもとに警戒心が増してしまうからです。この記事を読んでいる皆さんはきっと怪しい商売はしていないと思いますので、不必要に警戒心を与える必要はありません。

受付突破のコツ④メールを事前に送るのも1つの手法

例えば私が実際にやっている方法で行くと、事前にメールを送るのも手段としてあります。

と伝えると、「あっ分かりました」となりやすいです。また、

というのも効果的です。

それにもかかわらず、そういった言葉を最初から言わないで

みたいな話をすると、相手には考える時間が生まれ、警戒心が生まれます。そして「いません」という返答が返ってくるのです。

さらに言えば、いる・いないの確認ではなくて、「代わってくれる前提で話をする」ことが大事です。お願いします、とはっきり自信を持って言い切ることがポイントになります。はっきり言い切ることで、「あ、担当者に代わらなきゃ行けないんだ」という状況を作り出すことが容易になります。

受付の方にやってはいけないNG行動

反対に一番やってはいけないこと。それは、営業であることをごまかそうとすることです。営業なんだから営業でいいんです。堂々としていていいんです。

むしろ営業であることをごまかそうとするほど、断られる確率が高くなります。例えば、営業ですか？と聞かれたときに、

このようにごまかしたところで、

こう言われておしまいです。それにごまかしたところで、結局営業は営業なので後々不信感が相手に生まれてしまいます。あくまで嘘をつくことなく、「関係がある」ということをしっかり伝えることが重要です。

受付突破率を上げるコツまとめ

受付突破率を上げるためには関係性を伝えることが重要。つまり、過去の接点や過去のつながりをエビデンスとして残しておき、それを伝えられるようにしておきましょう。

• 前回の電話の内容
• 担当者の名前
• 戻り時間
• 事前のメール

こういった形で状況を作り出すことが重要です。トークでなんとかするより、この状況を意識したほうがアポ率は上がってくるはずです。

ここで意識していただきたいのは、「1回の電話ですべてなんとかしようとしない」ということです。継続的に連絡をとり、その過程を相手にちゃんと伝えること。こちらが伝えない限り、受付の方はこちらが何度も連絡し、コンタクトをとっていることを知りません。はっきり伝えることで、「無下に扱っちゃいけないんだ」という風に思ってもらえる確率があがります。

受付突破は多くの方が悩まれているテレアポの壁だと思います。今後の営業戦略の参考になれば幸いです。応援しています！

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