ささだです。

営業をしていると欠かせないツールが、メールです。メールは上手く使えば、まだまだ効果のあるツールです。

「SlackがEメールを潰すか」と司会者から問われると、カルCTOは、「Eメールはインターネットのゴキブリのようなもの。みんな嫌いだが消えるものではない」と語る一方、「コミュニケーションの媒体としては、チャットツールが主要なツールになると思う」と持論を展開した。

引用:Slackが日本法人を設立、カルCTO「メールはゴキブリのようなもの」 | BUSINESS INSIDER JAPAN

今大躍進中のslackのCTOからはすごい言われようですが(笑)、メールはなくなるものではないというのは共通の認識です。LINEやFacebookなどコミュニケーションツールは多様化してきました。しかし、まだまだビジネスのコミュニケーションはメールが多いです。

私も営業時ではまだまだメールが中心になっています。そのメールをより効果的に使う方法を今回考えていきたいと思います。

御礼メールは必ず送る

たかがメールですが、されどメールです。

特に打ち合わせ後の御礼メールは必ず送りましょう。これは多くの会社がルールとして送ることを徹底しているケースが多く、送った方が良いというよりは送らないと他社よりも対応が悪い会社と思われるからです。

しかし、送り方を工夫すれば、成果が出やすくなることも事実です。そこで、色々な御礼メールをチェックしていきたいと思います。

打ち合わせの御礼メール

件名:×××の打ち合わせの御礼

株式会社△△ ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社××の●●です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、
誠にありがとうございました。

弊社提案の×××について、
詳しくお話をお伺いすることができ、大変参考になりました。
○○様よりお聞きしたご要望をまとめた上で、
改めてプロジェクトを進めて参りたいと思います。

もし、追加のご要望やご質問などがございましたら、
私、●●までお知らせくださいませ。

メールにて恐縮ですが、
取り急ぎ、御礼かたがたご報告まで。

どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。

引用:BOXIL

こちらの御礼メールの良いところは打ち合わせ時の話をいれて、打ち合わせに参加した人しかわからない情報を入れている点が良いですね。たまに見かける御礼メールはテンプレートとみたらすぐにわかるメールがあります。このテンプレートとわかってしまう理由は、誰にでも書ける内容になっていること。打ち合わせに参加した人しかわからない情報を入れることで、特別感が出ます。

改善点は、「追加のご要望やご質問などがございましたら、お知らせください」という内容です。基本的に御礼メールでは相手からのアクションを期待する内容は伝えないほうが良いです。本当に関係ができた相手であったり、お客様が前のめりで商材を使おうと思っていない場合、返事がこないからです。そうではなく、こちらから「いつまでに何をするか」というアクションを示した方が、メールの受け手からすると好印象です。

○○株式会社
営業部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○・営業部の佐藤です。

本日は大変お忙しい中、お時間を割いていただき、
誠にありがとうございました。

弊社の新製品○○について、○○様はじめ、
皆様にご好評頂けたことに厚くお礼申し上げます。
今後、改めて御社のご要望に十分添った形で、
製品精度を高めていく所存でございます。
ご不明な点がございましたら、何なりと私、
佐藤までお申し付けください。

今後ともどうぞよろしくお願い致します。

引用:メール例文.COM【ビジネスメール書き方文例】

シンプルですが、相手に対してのお礼とこちらの意欲を伝えているのは良いですね。

お礼については、「何に対して」御礼を示しいるのか、ここは明確にしておくことが重要です。今回のメールで言えば、ご好評いただけたことですね。これをより個別性を出すためには、どんな言葉をもらったから好評いただけたとこちら側で思ったかを伝えると良いですね。

例えば、このような形です。

  • 皆様に、「他の部署からも使いたい」「うちの社員が喜んでいる」とご好評頂けたことに厚くお礼申し上げます。そういっていただけると、こちらもより頑張ろうとより強く思えます。
  • 皆様から多数ご質問をいただき、かつご導入に向けて前向きにご検討いただけていることに厚くお礼申し上げます。
  • 皆様にサービスに対する改善案やアイデアを多数いただけたことに厚くお礼申し上げます。

何をしてくれたか、そこにフォーカスを当てしっかりと御礼を伝えることがポイントです。

もう少しよくできるポイントは、次にこちら側で何をするのかを明確に伝えることです。相手側に質問をどうぞ、というのは一見親切に見えて、こちら側で何をするかを伝えていないので、相手も何をしたら良いかわからず不親切です。

株式会社○○
○○○○様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。
本日は、ご多忙のところお時間を頂戴しまして、誠にありがとうございました。
お問い合わせいただいた関連資料を添付にてお送りいたしますのでご確認ください。
○○様よりご指摘いただいた新商品につきましては、
担当部署に確認のうえ、今週金曜までに回答を差し上げます。
さらにご質問等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、御礼かたがたご報告まで。
どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。

引用:サイバーユニシティ株式会社

このメールの良いところは、期日やアクションを明確に示しているところです。メールはエビデンスが残るコミュニケーションツールです。 ここで曖昧にしてしまうと後々トラブルになることも多いものです。

▼コミュニケーションツールについてはこちらもどうぞ!

ただメールとしては、「取り急ぎ」「御礼かたがたご報告まで」と要件を急いで伝えました、という感を出しています。結構多くの方がこういったメールを送っていますが、せっかく送るのであれば、一言二言自分の言葉を添えるだけで相手の印象は大きく異なります。

御礼メールの効果を最大化させる3つのポイント

ここまで色々な御礼メールを見てきました。

  • 個別感を出す
  • 何に対する御礼かを明確にする
  • 特別感を出す

御礼メールを送る目的は、読んだ相手に自分の顔を思い出してもらうことと「会ってよかった」と思い返してもらうことです。記憶はどんどん上書きされます。良い情報で上書きすれば、あなたの印象はポジティブな印象で通るのです。

御礼メールは5分もあれば送れます。ちょっと面倒でも是非送ってくださいね!

御礼メールについてはこちらもどうぞ。

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