仕事が遅い人は止まっている時間が長い?仕事が早い人になるための3つの考えと13のコツ

営業ハックのささだです。

仕事が早い人と聞いて
あなたは誰か思い浮かぶ人はいますか?

私は新卒時代の担当上司です。
その仕事量、いつやってるんですか?
という感じでした。

ずば抜けた仕事量と土日は子どもの世話で
もう鉄人のように見えていました。

そうなりたいなぁ、と思いながら
まだその域には達していないので
その先輩の仕事の仕方を振り返ってみました。

先輩に言われた仕事が遅い人の特徴

これは先輩に居酒屋で話しをした時に
言われたことです。

「どうすれば、仕事早くできるようになりますか?」

と、新人らしい質問をさせてもらいました。笑

その回答は

仕事が遅いのは
止まっている時間が
長いからだよ

仕事が遅い=止まっている時間が長い
だから、仕事が進まずに
どんどん溜まっていくということです。

仕事が遅い人の行動パターンを洗い出してみますと
こんな感じでしょうか。

仕事の全体像が見えていない

その場仕事ばかりやっていると
どうしても必要な時に、必要な仕事が
終わっていない、ということが
多々起きます。

仕事が遅い、というのは
必要なタイミングで仕事が
終わっていない、ということです。

つまり、今じゃなくても良いことをやって
必要なことができていないと
やはり仕事が遅い、というレッテルを
つけられてしまいます。

仕事を後回しにする

これも仕事の全体像が見えていない人と
重なりますが、必要なときに
必要なことが終わっていない
こういう場合、仕事を後回しにして
結局、何も終わらなかったというパターンです。

イメージしやすいのは
小学校の夏休みの宿題ですかね。

宿題を出した側(仕事を依頼した側)から
すれば、あれだけ時間があったのに
終わっていないの?という気持ちになります。

仕事が遅い人は意思決定が遅い

仕事が遅い人は作業スピード以上に
意思決定が遅い傾向にあります。

要するに決断も後回しにするので
考えるのに、また思い出したり
振り返りをして決めるので
どんどん時間がかかってしまうのです。

仕事が遅い人は、周りを見ない

仕事は周りがいて、依頼者がいて
初めて成り立つものです。

つまり、そもそも自分のペース
というものはないのです。

あくまで依頼者の期待に応えることが
前提なのです。

にも関わらず、マイペースに
自分のペースで仕事をしている人は
依頼者からすれば、仕事が遅い
という評価になります。

仕事が遅い人は報告・連絡・相談ができない

仕事が遅い人は、ギリギリまで
自分で溜め込んでしまうケースが多く
報告・連絡・相談が苦手な人が多いです。

仕事が早い・遅いはスピードではなく
仕事をお願いした側からの評価・印象のほうが
大きく影響していることが多いのです。

仕事が遅い人は確認をしない

仕事が遅い人は確認の回数が少ないです。

そのため依頼された作業を
完成させてから確認になります。

途中で確認していれた気づけたミスが
そのままになってしまい
修正に時間がかかり二度手間、三度手間になる
ケースが多いです。

仕事が遅い人はこだわりが強すぎる

仕事が遅い人は自分なりの
こだわりが強すぎる、というケースもあります。

依頼した側からすると
質や細かい部分よりも
早く欲しい、というケースもあります。

これはすべて依頼者が決めることです。

自分なりに進めて
かつ報告・相談ができないと
こういった状況になりがちです。

仕事が遅い人は完璧を求める

仕事が遅い人は完璧を求めて
時間をかけすぎている傾向があります。

またこの完璧も自分が納得がいくかどうか
が基準になってしまっていることが多く
時間をかけた割に相手の求めているものになっていない
というケースも散見されます。

仕事が遅い人は全部を理解しないと動かない

完璧を求める人の話をしましたが
仕事の取り掛かりでも
全てを理解し、調べ切ってからじゃないと
動けないという人がいます。

仕事が遅い人は助けを求めない

1人でやれる仕事の量には限界があります。

にも関わらず、1人で抱え込んで
全部自分でやろうとしてしまう人がいます。

こうなってしまうと、やはり仕事は
遅くなりがちです。さらに
仕事の質も落ちることもあります。

仕事が遅い人は机やデスクトップが汚い

作業環境が悪ければ
やはり仕事のスピードは遅くなりがちです。

机に書類が山積み
パソコンのデスクトップはファイルだらけ
こんな人は仕事が遅いです。

仕事が遅い人は期限を決めない

仕事が遅い人は
そもそもいつまでにその仕事を終えるか
ちゃんと決めていない、ということもあります。

仕事が遅い人は仕組み化ができていない

仕事が遅い人はフォーマットや
テンプレートなどを使わず
その場その時で対応をしています。

ルールを決めたり、ルーティングを決めたり
仕事の仕組み化ができていないために
仕事の生産性が上がってこないのです。

仕事が遅い人はいつも0から始める

仕事が遅い人は、似たような仕事でも
毎回毎回新しく仕事を始めます。

前にやった資料やメールを活用して
効率的に仕事を進めようとしません。

毎回0から仕事を始めるので
仕事のスキルがあがってきません。

仕事が遅い人はルールがない

仕事のルールがないので
いつもなんとなくで仕事をしてしまいがちです。

こうなると、常に考えながら
思い出しながら仕事をするので
仕事にとりかかるのにも時間がかかります。

仕事が遅いと周りに思われると損をする

実際に仕事が早いか遅いかよりも
周りに「こいつは仕事が遅い」と思われると
これからの仕事の進め方で損をします。

というのは、「仕事が遅い」と思われると

  • 大きな仕事を任せてもらえない
  • 丁寧に仕事を教えてもらえない
  • 相談がしづらい雰囲気になる

仕事が遅いと思われると、相手からの期待値が下がります。
そうなると、コミュニケーションの取り方や
仕事の依頼内容・方法も悪い方向に変わってしまうのです。

作業スピードはそんなに変わらない

仕事をしていると、先輩と自分を比べても
作業自体はほとんど同じです。

メールを送り、資料を作り
電話を掛け、打ち合わせやMTGをする

レベルや量に違いはあれど
作業自体はほぼ同じなのです。

その作業のスピードに違いはほとんどありません。
むしろ、業務リポートを書いていた時は
私の方が早く書き上がることが
あったぐらいです。

ビジネスメール実態調査2016では
1通のメールの作成時間は平均7分という
結果が出ていました。
ここもコツさえ掴めば、大きな差は出ないと思います。

つまり、仕事が早い人と遅い人の違いが出るのは
作業スピードではないということです。

仕事が早い人の3つの特徴

仕事が早い人=作業スピードの速さではない
ということをお伝えしました。

では、どこに違いがあるのか。
そこには3つの特徴があります。

仕事が早い人は探さない

仕事が早い人は、資料やデータを探している時間は
ほとんどありません。私の上司もそうでした。

デスクはもちろん、PCのデスクトップも
整理されていて、質問するとすぐに探し当てて
情報を教えてくれてました。

資料やデータを探す時間は何も生みません。
そこに時間を割いてしまえば
仕事が進まないのは必然なのです。

仕事が早い人は悩まない

悩むと考えるは、よく違う意味と言われます。
実際に調べてみました。

なや・む【悩む】
1 決めかねたり解決の方法が見いだせなかったりして、心を痛める。思いわずらう。
2 対応や処理がむずかしくて苦しむ。困る。
3 からだの痛みなどに苦しむ。また、病気になる。
4 とやかく言う。非難する。

引用:goo辞書

見ていただくとわかりますが
考えるというよりも、苦しんだり困ったり
している状態にあるということです。

後輩を見ていても

怒られて落ち込んでいる
結果が出なくて、泣いている
何をしていいかわからず、バタバタしている

こんな状況になっている子が
昔いたことを思い出します。
(先輩から見れば、私もだったかもしれませんが。。)

しかし、この意味や悩んでいる人の
行動をみてもらうと分かる通り
仕事の成果や早さにつながらない状況
ということはご理解いただけたのではないでしょうか。

仕事は成果に繋がるアクションを起こさなければ
結果は出ません。悩んでいる場合ではないのです。

仕事が早い人はモチベーションに左右されない

今日はやる気が出ないから
仕事が遅くなる人は意外と多いです。

例えば、メールの返信が遅くなったり
出社時間が遅くなったり
モチベーションが行動に出る人は
仕事のスピードにもばらつきが出ます。

調子が良い時、仕事がはやいのは当たり前です。
しかし、そんな良い時ばかりじゃないのは
人間の性です。

そんなときでもしっかりと
仕事に取り組めるか否かは
仕事全体の質にも影響してくるのです。

仕事の早い人になるためのコツ

1-01

仕事の早い人の特徴をまとめましたが
明日から、というより
今からやってください、と言われても
何をしたら良いか、わからないですよね。

そこでやるべきことは

仕事が早い人の行動を真似る

です。

考えや意識の持ち方を変えようとしても
結局は今までの自分が勝ってしまうものです。

なので、行動を真似ることからはじめましょう。
そこで、仕事が早い人の行動を紹介します。

「探さない」を実現するための行動習慣

仕事が早い人の特徴の1つ
「探さない」ためにできることです。

不要なものは捨てている

仕事が早い人は、余計なことはしません。
余計なことをしないためには
余計なものをなくしかありません。

なので、不要なものを捨てる習慣が必要です。

整理して、データや書類を置く

資料探しで半日が終わってしまった
という経験はありませんか?

私はあります。。笑
土曜日が潰れました。。

こんなことをしていて
仕事が早くなるわけはありませんよね。

困ったら聞く

自分が知らないことやわからないことを
聞く習慣を持っているのも
仕事が早い人の特徴です。

分かる人に聞くことが1番早いです。

メモを取る

思い出すのに時間がかかってしまっては
結局仕事が止まってしまいます。

そうならないために
メモをとる週間を持つことも
仕事が早い人の特徴の1つです。

「悩まない」を実現するための行動習慣

ルールを持つ

とある会社の役員はランチで食べるものが
曜日ごとに決まっている、と話していました。

この理由は「悩む時間がもったいない」とのことです。

スケジューリングされている

予定が決まっていないと
何をするか、に悩んでしまいます。

出来るビジネスパーソンは
朝、その日のスケジュールを立てて
動いているとよく言われています。

前に使ったものを転用する

毎回0から仕事をしていれば
悩んでしまうのは当たり前です。

しかし、前に使った資料やメールを
生かしながら、修正していけば
当然0から作るよりもスピードは早いです。

また、前の反省も生きるので
質も高まりやすいです。

やらないことを決める

成果を出すためにと考えたら
どんどんアイデアが出てきたり
あれもやりたい、これもやった方が良い
と考えるのは普通のことです。

しかし、全てをやることはできません。

だからこそ、やらないことを決めることが
本当にやるべきことのスピードを上げるために
非常に重要になります。

ホウレンソウ+確認をちゃんとする

ホウレンソウは、「報告・連絡・相談」です。
ホウレンソウについては、下記をチェックしてください。

ホウレンソウと合わせて、確認を取ることです。
仕事の質や納期などをちゃんと確認し
ホウレンソウをしながら進めることで
信頼も勝ち得ることができます。

まずやってみる

仕事が早い人は、最初から凄く質の高い仕事を
皆が皆しているわけではありません。

ただ、とりかかりはじめのスピードが早いのです。
そのため、周りよりも多く失敗していることも
ありますが、その分学びも多いのです。

最終的に質の高い仕事を早く出来るのです。

振り返りをする

振り返りをする最大の目的は
同じミスを繰り返さないためです。

同じことを何度もやってしまっては
仕事が早くなるどころか
遅くなります。

なので、同じミスはしない
同じことをするならより早くやるために
しっかりと振り返りをしています。

「モチベーションに左右されない」を実現するための行動習慣

優先順位が立てられる

モチベーションに影響される人は
自分が今何をやるべきかを把握できていない
ことが多いです。

自分が今やるべきことを
しっかりと把握して
仕事に取り組む癖をつけましょう。

環境整備がうまい

モチベーションが上がる環境・雰囲気を
知っている人が多いです。

また、自分へのご褒美のあげ方も
上手い人が多いですね。

ちゃんと休む

仕事が早い=いつまでも働いている
という人もいます。

しかし、仕事が早い人は
うまくメリハリをつけながら仕事をしています。

まとめ

仕事を早く終えられるように
早くできるようになるための
考えや行動習慣をまとめました。

真似るべきは、考え方や意識ではありません。
行動です。

是非、今からアクションに移して
仕事が早い、できる人になりましょう!

▼仕事が早い人はやはり成果を出し
遅い人は仕事も減っていくことがわかる
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