【会議ってお好きですか?】会議の目的と正しいあり方

こんにちは、笹田です。

今回のテーマは『会議』についてお話させていただこうと思います。

皆さんもいろんな場面で会議をしていて「時間の無駄だな」「意味がないな」と思われたことがあるのではないでしょうか?
無駄な会議をなくして生産性のあるものに変えていくことができないのか?

時間だけが溶けていく、無駄な会議は辞めましょう。というところが今日お伝えしたい内容です。
そのダメな例と改善点を具体的に解説させて頂きます。

そもそも会議ってなんだ?

会社に属していると、いろんな会議、ミーティングと呼ばれるものがあったり
いろんな関係者が集まって会話をする機会は多いと思います。

私も新卒で入った会社で3年目くらいに、毎週月曜日には1時間おきにミーティングがあり、
会議を繰り返していました。おまけに朝の7時から夜の7時まで拘束され、
ランチライムまで社長やお偉いさん幹部の方々と一緒に食事をするなど笑。

休憩なのか?会議なのか?よくわからない時間を過ごしていた覚えがあります。

そもそも会議ってなんなのか?辞書を開いてみると『とある議題について相談すること』と書いてました。関係者が集まって議題について話していたら、一応会議なんですよね。

ですが会議の本質、特に会社における会議というのは意思決定の場所じゃなきゃいけないわけですよね。なので、何を決めるのか?何が決まってたのか?常にここにフォーカスを当てない限りは会議と言ってはダメなんです。

なのでいろんな人が集まって、いろいろな話をしまして仲良くなれました。みたいな話であればもうこれは井戸端会議なんです。雑談しに来たのと変わらないんですよね。

だからこそ大事なのは、会議で何を決めるか?もっと言えば何を決めるためにその会議に集まったのか?ここを意識した上で、意思決定していかなければならないんです。

相談するのではなく決定せよ

会議というのは意思決定をしてくださいね、というお話をしたんですが、相談ばかりしている会議って世の中に本当に多いわけなんです。

その代表的な会議の例として、今起こっている出来事に対して意見を求めるだけの会議。メリットとリスクだけを集めることによって、これでどうなってしまうのか?話の内容を散らかすだけ散らかして、結果それを知ってどうしていくの?どうなるの?という話になってしまうんです。

だからちゃんと決めなきゃダメなんですよね。決めるためには相談があって情報の開示をしていく。そういうやりとりが必要なわけなんです。この会議の中で何を決めるのか?このお話のポイントはここに集約されます。

実際に会議で何を決めに来たのか?というところがハッキリしなければ、そもそも会議なんて参加する意味がないし意義もないんですよね。その会議の中で何を決めるようと思っているのか?ここを議題にしなければいけないんです。

ですが勘違いしていけないことは、決めるためだけの会話をしようと思ったときにやらなければいけないのは、会議だけで会議は完結しないんだということです。

皆さん考えてみてください。例えば車を買いたいと思い、とある車屋さんに行きました。いろんな話を聞けたとしても、当然ながらその会社の話しか聞けませんよね。意思決定をするためには?その場だけで全て決められますか?という話なんです。

つまり会議や打ち合わせの中で、決めたいなと思っていても他に選択肢がなければ決めきれない。ということなんですよね。だからこそ会議で意思決定しなければいけなんだと思って参加する人は、会議前に事前準備をしてますよということになります。

会議に丸腰でくるな

「丸腰でくるな」という表現はかなり強い言い回しなんですが、実は私が新卒の時っていうのは会議中で、上司にいかに責められないようにするか?ということを理論武装していかなければいけなかったんですよね。

例えば、今週アポ率が少なかった。
アポ率が少ない外的要因としては、こういうところに問題があったという言い訳をする準備をしていた。

これでは会議の意味はないんですよね。怒られないようにする、詰められないようにする、そのための会議に参加している。ただ一方で怒られないように、詰められないようにするということは先ほどお話した通り、理論武装していかなければいけないんです。そこには正しい理論の目的があるわけなんですよね。

なので理論を持ってくる、根拠を持ってくる、事実を持ってくる。
この当たり前を揃えておかなければ意思決定できないんですよね。

先ほどの車の話の例で言えば、「うちの車は大体100万から300万円です。どうでしょうか?買いますか?」と言われたらそこまで金額に差があり、他にどんなものがあるのかがわからない、そんな状態で買うという判断はできませんよね。

だから情報を網羅的にしてちゃんと事実を伝えていく。事実を揃えていくその意識を持って準備をして会議に持ち込む必要があるんです。

もっと言えば、会議に参加する前にその辺りの情報をちゃんと共有して、目を通しておいてもらえば会議に参加した人たちは、例えば「これってどういうことですか?具体的に教えてください」「この部分はこのように考えていたんですか、その認識で合ってますか?」など、会議の仕方が変わってくるんです。

ですがダメな会議ほど、状況だけを説明するだけに集まってもらって、そうなると議論にすらならないんですよね。なので事実を伝えるだけであれば会議は必要ないんです事実を元に自分たちでどう考えていくか?考えた先にどういう結論を出すのか?ということが非常に大事なのです。
だからこそ会議の前は丸腰ではなくちゃんと準備をしていきましょう。

その準備というのは、怒られないように、詰められないようにする準備ではなく、自分たちがこの会議で決めたいと思っていることをちゃんと決められるようにする。そのための情報や数字、事実を持ってみんなに先に見てもらっておくこと。この意識をぜひ持っていただきたいなと思います。

ちゃんと会議を使おう!

いかがでしたでしょうか?

会社にはいろいろな会議があります。私もコンサルティングさせていただいている会社の営業会議や営業ミーティングに出させていただき、社員の方とお話させていただいているのですが、改めて会議をちゃんと使って欲しいんですよね。

自分が持ってる議題や困りごとに対して、自分が知らなかったことや思いつかなかったことが見つけられる可能性がありますよね。また自分が思ったことに対して、さらに質問などをもらうことによって、より精度が上がったりやれることが増えていったり、もしかしたら協力してくれる仲間が増えるかもしれない。ということです。

なのでその会議を使える人は成長するし、ただとりあえずその場にいるだけの人は一生成長しないんです。どうせ同じ時間を使うのであれば、この会議という時間を良い意味でちゃんと使うこと。
このマインドを持って会議に臨んでいただきたいなと思います。

人が集まって、ただ話すのが会議でがないんです。人が集まってちゃんと決めるべきことを決める。そして決めるためにも事前に情報を共有しておく。この繰り返しで生産性の高い意味のある会議が生まれます。ぜひ会議イコールお呼ばれしたから参加しました。と言った形にならないようにうまくしっかりと使っていただきたいなと思います。

日本は会議が多いんで、笑

本当だったら会議はない方がいいに決まってます。会議中ってお客さんと話してないんですよ。
社内だけで話しているだけなんですよね。その時点で何も生まれていないんです。けれどもそこに時間を割くだけの価値があるように、ぜひ有効な時間を過ごしていただきたいなと思います。

今日も一日頑張りましょう!

最後もで読んでいただきありがとうございました。

 

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