議事録を制するものが仕事を制する

最近、議事録書く機会が増えたと思うけど、今回のテーマは議事録で！

はい！

しょっちゃんの議事録は見やすいと社内で評判だけど、意識してることってある？

次回アクションが分かるように心がけてます

めっちゃ端的な返事きたな笑　他には？

出てきた内容はとにかくまずメモをして、取捨選択をしてから提出しています

なるほどね。全部をとにかく書くじゃなくて、提出するときに整理するってこと？

はい、提出時に整理をしています

議事録は新社会人も最初にやる仕事だったりするから、ちょっと体系的に学ぼう！

お願いします！

今日はこの上司が“唸る”～議事録の書き方で「議事録を書くポイント」を教えてもらおう！

まず1つ目が「読み手意識」だね。これは間違いなく大事だな！

はい、大事ですね。

これってどうやったらできると思う？

一目で何のテーマかが分かると良いかと思います

浅いな笑

次に読み手の方が何をするかが明確になればよいです！

まず前提として、議事録の目的を理解しておかないとだな！議事録の目的ってなんだと思う？

忘れた時に見返すことでしょうか

MTGや会議って話をしていると、色々な情報が飛び交うよね？

はい

そうすると、記憶漏れや認識違いが起こる可能性があるから、まずはこういった問題を回避することが1つ。もう1つは、さっきしょっちゃんが挙げてくれたように忘れたり、共有漏れがあったりした時の補足ツールとしての役割だね

なるほど、認識違いの回避もですね。

議事録＝会議で出た話の内容メモって認識だと、機能不全で、まず目的から照らしたときに追加の情報や補足は入れた方が良いね！

承知いたしました！

「読み手が知りたいことを書く」は、改めてこの議事録を読み手がどう活用するのか、という視点からスタートすることを忘れちゃダメってことも押さえておこう！

簡潔に書く、これは大事だよね。長い議事録は正直ツラい。。

はい、読む気になれないですね。

それよ！議事録は読ませちゃダメ！

なるほど、そもそも読ませようとする議事録がダメなのですね

忙しいビジネスパーソンたちが集まって、資料をじっくり読み込むことって少ないよね？会議中とか、会議が終わって、2000文字ぐらい文章って読む時間ある？

全然ないです

昔の俺の議事録が、本当に一言一句残さずに書いて、文章を書いてたんだけど、めちゃくちゃ怒られた。上司から「俺の時間を読書タイムで奪うな」って笑

議事録は情報が多ければ良いというわけではないですね。

今自分にとって必要な情報をすぐにキャッチアップできる状態にしないとダメだね！

はい！相手の時間を奪わず、必要な情報を拾ってもらえるよう心がけます。

書き方では「視線の動き」も意識した方がよくて、開業する場所とかも気を付けると、上司や先輩のポイントが上がるよ笑

改行はいまだに何度も指摘されているので、要注意ですね笑

できる限り、視線を動かさず見れるようにすると、相手もパッとみて内容を理解できるからね！

この記事には「議事録の流れ」って記載があるけど、ここって意識してる？

あまり意識できていないです。メモ代わりになりつつあります。

ここは結構疎かにされがちなポイントで、自分が聞いた話をその順番通りに書いちゃう人が多いよね

はい、まさにそんな感じです。。

よく話し方とかだと「結論から話す」って言われるよね。PREP法とか

はい

起承転結の話し方は、最後まで見たり聞いたりしないと、欲しい情報に辿り着けないから、情報理解効率が悪いんだよね

そうですね。結論から話すよう、昨年はたくさん指導されてました笑

相手に理解してもらいたいと思うと、どうしても全てを話したくなって、起承転結になりがちなんだけど、これも相手目線で「何を知りたいのか」「何を明確にしておきたいのか」という視点がないと、書き過ぎたりして情報が増えちゃうんだよね

はい。その結果、自分自身も結論が見えなくなっていました。

だからこそ、議事録においては項目や流れを事前に決めておいて、そのフォーマットに合わせる意識を持っておくと、自分の中でも情報が散らからずに済むよ！

承知いたしました！

議事録って何は必須で書かないといけない？

この辺りでしょうか？

• 日付
• 参加者
• テーマ
• 次回アクション

必須だね。このわかりやすい議事録の書き方とコツ｜要点まとめにはメモが大事にはこう書いてあるわ！

• 日時
• 場所
• 出席者
• 決定事項
• 会議内容
• 次回会議日程
• 所見（必要に応じて）

議事録を書いていて差が出るのが、所見のところだね！

感じたこと・自分の考えを入れておくということでしょうか？

あー、それやりがちな失敗パターンね笑　自分の意見なのか、発言なのかがわからなくなって、結局事実はどこかが迷子になるやつだな。

所感はよく聞きますが、所見は使ったことがないです笑

会議の議事録をわかりやすくまとめるには？書き方のコツをご紹介の記事にはこの9個が挙げられてるね。

• 会議名
• 日時（開始時刻および終了時刻）
• 場所
• 参加者（クライアントに対しては役職名を付け、上のポジションの方から記載）
• 目的や趣旨
• 決定事項
• 概要
• 重要な発言と発言者の名前
• 備考

記事によって項目は少しずつ違いますが、似てますね。

会議の中で決定事項が決まる時って、いきなり結論は出ないよね？

はい、すぐに結論が出ないケースがほとんどです

だね。つまり、結論だけをまとめておけば良いケースと、お客様との商談とかで使う議事録だと、「いつ」「誰が」「どういった状況で」話したかなどが整理されていると、提案書を作ったりするときに助かるよね？

はい、助かります。

この議事録が「提案書を作るために活用されるのか」「次回の社内会議までのタスク実施漏れを防ぐために活用されるのか」で必要な情報や記載すべき情報が変わるから、所見もその辺りを踏まえて、情報を書けると良いね！

議事録も最終目的によって使い分けたほうがいいのですね。

そういうこと！タスク漏れのチェックだけだったら、決定事項だけで良いし、その結論のプロセスや会話の情報を入れた方が良いケースもあるし、整理しておけると良いね！

じゃあ、最後に議事録の書き方のポイントをまとめるから、これを意識して今日からの議事録を書いていこう！

はい！お願いします！

ちなみに、6W3Hはこちらです！

• Who（誰が）
• When（いつ）
• Where（どこで）
• What（何を）
• Why（なぜ）
• Whom（誰に）
• How（どのように）
• How many（どれくらいの量で）
• How much（いくらか）

まとめって言った割に最後が長かったな（小声）