【残業しない仕事術】業務を劇的に効率化する3つの視点

いつもはゴリゴリに「営業」の話をすることが多いのですが、今回は少し毛色の違った形で、「残業」の話をします。どのような仕事の仕方、考え方をすれば残業を減らせるかというのが、今回のテーマです。

多くの方は、できれば残業などやりたくないと思っています。早く帰りたい、早く仕事を終えて自分の時間を大事にしたい。しかしながら、仕事が溜まっていたり、年度末であったり、あるいは異動になって新しい仕事を覚えなければいけなかったり、これらの問題や課題を時間で解決しようと考えることが、残業を減らせない大きな要因です。

ビジネスパーソンは、限られた時間やリソースの中で「いかに仕事を回すか」にしっかりと向き合わなければなりません。今回は「残業」というテーマですが、改めて時間を有効に使うためにはどういった働き方、考え方があるのかをお話します。

はじめに ~安定している営業が頼られる~

私は、営業ハックという自分の会社の名前の通り、営業マンです。新卒の頃からずっと営業をしてきました。何で問題や課題を解決してきたのかというと、「気合い」です。気合と根性で問題や課題を乗り越えてきたことで、新卒一年目当時の給料を働いた総時間で割ると時給500円を切っていました(涙)。

振り返って、あの頃の経験があってよかったとは思いますが、今、皆さんに気合や根性で乗り越えましょうと言うつもりは全くありません。私が新卒の頃に比べて仕組みやシステム、ITは凄まじく進化しました。もはや、何もかも自分でやらなければならないということはないのです。

ただ、残業を減らす、そのために時間を有効に使っていくためには、ツールの前に自分の働き方を考え直す視点も非常に重要です。

若手や新卒の研修で、「信頼される営業はどんな人でしょう?」と受講生に聞くことがあります。そこで出てくる回答は「知識が豊富」「経験が豊富」「困った時にすぐアドバイスをくれる」「提案のスキルが高い」「企画力が高い」「論理的思考力を持っている」と、比較的スキルと経験に関する特徴が多い印象があります。

しかし、知識量,情報量で差別化できる時代は正直言って終わっています。もちろん、スキルが高いことは前提ですが、最大のパフォーマンスを100%としたときに、たまに120%、150%、200%の成果を出せるものの、悪い時はマイナスになってしまう人がいたなら、安心して仕事を頼めませんよね。スポーツ選手も同じですが、特にビジネスパーソンはこの安定感が不可欠です。100%の出力が可能ならば安定して70~80%を出せる、そういった働き方、自分の使い方ができるかどうか。

安定して成果を出すことは、残業時間を減らすことにつながります。安定感が安心感につながります。ならば、営業、コミュニケーション、仕事のパフォーマンスを安定させるために、自分はどんな働き方をしているのか、仕事の進め方、やり方は問題ないのか、振り返ってみる必要があると思います。

安定したパフォーマンスを邪魔するムダ、ムラ、ムリ

安定感の妨げになるキーワードは3つ、「ムダ」「ムラ」「ムリ」です。これらについて詳しく見ていきましょう。

「ムダ」なことに時間を使っていないか

「ムダ」とは、かかっている負荷に対して能力・リソースのほうが大きい状態です。求めている成果、アウトプット以上にリソースや能力を持っている、しかし使い切れていない。そういった状態はムダです。

たとえば、私は「大地讃頌」の一曲のみピアノが弾けます。そんな私に高級なピアノは不要です。高級ピアノというリソースの無駄遣いですよね。今自分がやっていること、やろうと思っていること、それに対するリソースや能力がムダになっていないかどうか。ここは意識するべきポイントです。

では、もう一歩踏み込んで、ムダが生じているのはどんな状態なのか。

最終的な成果を出すために時間を使わなければいけないにも関わらず、この図のようなことをしていませんか?成果を出すために自分の時間やリソースを有効に使えているかどうか、ムダなことに時間を使っていないか。そこを検証してください。

成果やモチベーションに「ムラ」はないか

「ムラ」、つまりバラツキです。良いときは良い、悪いときは悪い。タイミングによって成果にバラツキがある状態は、当然ながら安定しません。ムラが多いのは、自分の中で「山」を作ってしまっているタイプです。山とは、たとえばテンションを上げて「メチャクチャ頑張るぞ!」と二徹、三徹して、その反動で疲れて次の日は全然仕事にならない…。安定感にほど遠い状態です。

昨日100点、今日0点、明日どうなるか分からない。それではダメです。ビジネスは先の見通しが立てられるかどうかが非常に重要です。したがって、このバラツキをなんとかしようとした時、多くの人はマイナス部分を早くプラスに戻そうと考えます。しかし、イレギュラーに成果が上がってしまっていることもあります。ならば、イレギュラーをなくすことがムラの解消になるわけです。下がった状態を上に上げるのも大事ですが、無理に上げない発想を持つことでもバラツキが減らせます。

これが、ムラが生じている状態です。今がこのような状態だとすると、次に何が起こるでしょうか。それは、モチベーションのさらなる低下です。想定外のことが起こると、気持ちは当然落ち込みます。よって、できるだけムラを作らないほうが良い。そのような前提で私はコミュニケーションを取っています。

「ムリ」したせいで不要な仕事を増やしていないか

次に「ムリ」ですが、営業目標などまさに「負荷」です。目標が自分のキャパシティを超えてしまっているのはムリでしかありません。

実際にある会社ですが、社員の方に「テレアポの目標は何件ですか?」と聞いたら「一日5アポが目標です」と言う。それで「アポ率何%ですか?」と聞くと「1%です」。ならば、電話を一日何件かけないといけないでしょう?500件です。それはムリでしょう。けれどもそんなムリな目標があって、「5件アポを取らないと帰れません」的なマネジメントのもとで、その会社の社員はどうしているかというと、朝7時に出社して24時まで電話をかけ続けていました。アポが取れないとお昼休みもとれない。トイレに行ったら「さぼるな」と言われる。当然、社員はどんどん辞めていく。ムリを背負わせてしまっているからです。

これらは、ムリが発生している例です。「売れないと分かっている相手に営業」していませんか?頑張れば、いつかは買ってくれるでしょうか?営業する相手を間違えたら成果は出ません。

「値引きや強引なクロージングで契約を巻き取ろうとしている」もありがちです。ムリで契約してしまうと、その後に必要になるのは火消しです。ムリを承知させた分、後で自分の仕事に不要な工程が生じます。これはマイナスをプラスに戻す作業で、成果としては伸びていない。たとえば3月末、決算だからとお客様に無理を言って契約してもらう。それで翌月、年度が変わったタイミングで商品の回収に行く。売上の計上はできますが、翌月返金する。そんな会社が実際にあります。ムリにやらせればムダが生じるというのが、ここでのポイントだと分かってもらえるでしょう。

安定して成果を出すために、ムダ、ムラ、ムリが発生していないか、ぜひ考えてみてください。

レバレッジ仕事術

残業をしない仕事術を「レバレッジ仕事術」としてまとめました。その説明の前に、まず、ビジネスパーソンの口癖でもある「忙しい」について考察します。

多くのビジネスパーソンは当然のように「忙しい」と思っています。「最近どうですか?」と聞くと、ほとんどの人からは「忙しいです」という答が返ってきます。ただ「忙しい」の本質は、「時間がない」ではありません。「忙しい」とは、その物事に対しての優先順位が低いということです。つまり、他にもやりたいこと、やらなければいけないことがあって、その事象、物事、やりとりに時間が費やせない。一日は24時間、1時間は60分、1分は60秒、その中でどこに自分の時間を投資するべきなのか。この発想を持たない限り、自分の時間を有効に使うことも残業を減らすこともできません。

レバレッジ仕事術のポイントは、「ECRS」、「レバレッジ」、「ルーティン化」の3つです。では、一つ一つ詳しく見ていきましょう。

Point1. ECRS(排除/結合/交換・再配置/簡素化)

ECRSとは「排除(Eliminate)」「結合(Combine)」「交換・再配置(Rearrange)」「簡素化(Simplify)」の4つの英単語のイニシアルです。言い換えれば、「そもそもこの仕事はいらないのではないか」「仕事をくっつけることはできないか」「順番を変えたりやり方を交換したりできないか」「もっと簡単にできないか」。この視点の組み合わせで仕事を改善していこうということです。

「残業時間を減らしなさい」と上司から言われたら、多くの人は「今の仕事量を減らさない限り難しい」と思うでしょう。しかし、仕事量自体は減らせないとしても、ECRSすなわち「排除・結合・交換・簡素化」で作業工数を減らすことはできるかもしれません。そうなればかかる時間を減らせます。これが、ECRSの本質です。

「排除」は仕事の量を減らす、そもそもやらなくて済むようにするということです。「排除するべきかどうか」という見方をすれば、仕事の意図や目的を真剣に考えるはずです。

「やる」と判断した仕事を並べたら、仕事Aと仕事Bを組み合わせるなど「結合」できることもあるでしょう。そこに改善のヒントがあります。

仕事の順番を入れ替えるのが「交換」です。たとえば、いきなりテレアポするのではなく、スクリプトをまずきちんと作ってから電話をすることで、他のメンバーにも展開しやすくなります。やること自体は同じでも、作業の順番を変えるとプラスαの作用が生じる可能性があります。交換して省力化できないか、そういった発想を持ってください。

そして「簡素化」ですが、多くの人は仕事や作業をし過ぎです。仕事を簡素化するときに発生しがちな問題は、自分の都合の良いように簡素化してしまって、後から周りに説明ややり取りが発生するなど余計な仕事が増えるというものです。簡素化して今までの前提、やり方を変える場合、影響を受ける人がいるのなら、事前に伝えましょう。この発想、視点を持つことが、簡素化の大事なポイントです。

ECRSを実行するにあたっては、今自分がやっている作業をExcelでもメモ帳でもいいので、一日の流れの順番で書き出してみてください。そしてそれらが必要かどうか吟味し、今の順番でいいのか、別々の作業を組み合わせられないか、まずは一日、そして一週間、次に一ヵ月という期間でとらえると、時間の使い方の有用性がさらに上がります。

Point2. レバレッジ

二つ目は「レバレッジ」です。私は社内でもよくレバレッジという言葉を使うのですが、要は「一石何鳥も作ろう」という発想で、仕事の成果を一つで終わらせないということです。

たとえば、私はツイッターに140文字のツイート投稿をして、それで終わりにはしません。それを他の形にコンテンツ化していきます。一回やって終わりにせず何度も使い回す発想は、ECRSの「結合」にも通じます。

これは実際に私がS-1グランプリに出場した際に使った資料の抜粋です。1時間1ツイートを目標にしていて、これは会議自体の生産性を上げるだけでなく、会議からの学びでファンを増やす、フォロワーさんに興味を持ってもらう、発信していくということを心がけています。誰しもツイートで悩むのは、お題を探すことです。よってツイートのテーマを1つ見つけたら、同じテーマで5つツイートします。そして一番反応が良かったものをショート動画にしてTikTokやYouTubeに投稿します。さらに、その内容をブログに書く。ブログに書いた内容を次は10分の長い動画にします。反応が良かったらそれをテーマにウェビナーをするという流れです。

このように、私は一度自分が生み出したものを違った形に加工して、何回も使い回します。一方で、意外に多くの方が提案書などをゼロから作っています。なぜでしょう?ゼロから作ったほうが気持ちが伝わりますか?手書きであればそうかもしれません。とはいえ、PowerPoint、Keynote、Googleスライドであれば、コピペしていようがいまいが見た人には分かりません。本当にゼロから提案書に思いを込めるのがベストなのか。それで成約率が上がるなら良いですが、その資料を作る時間を1時間でも30分でも削減できたなら、もっと相手をリサーチしたり、コミュニケーションを取ったりできるはずです。そこに時間を費やしたほうが成約率が上がるのではないでしょうか。

自分の成果を出すために必要な工数として、本当に今の時間の使い方がベストなのかという視点は、常々持ち続けるべきです。その視点がなければ、一石何鳥も作り出すことはできません。一石何鳥を妨げているものがあるとしたら、もしかすると変化を恐れる自分自身かもしれません。

Point3. ルーティン化

三つ目がルーティン化です。ルーティン化することのメリットは、考えなくてもできることです。皆さんは歯を磨くとき、歯を磨くことの重要性を考えて磨きますか?ご飯を食べる時にその意図や目的を考えて食べますか?何を食べるかで悩むことはあっても、食べること自体で悩む人は少ないと思います。寝ることも同じです。それらは必要なもの、やって当り前と思っているからです。

仕事が遅い人の特徴として、悩んでしまって手を動かしていない時間が圧倒的に長いということがあげられます。したがって、悩んで立ち止まっている時間をなくしてアウトプットに当てられれば、もっと生産性を高められるはずです。

ルーティン化とは、言い換えれば習慣化です。この習慣化を妨げるのは、「複雑に」「きれいに」「多く」という仕事の仕方です。これらは一見良いことのようですが、実は仕事の品質向上に逆行するものです。大切なのは、むしろ3つの「しない」です。「複雑にしない:とにかくシンプルに」、「きれいにしない:雑でもいいから早く」、「多くしない:できるだけ情報量は少なく」。これらを意識すると相手も受け取りやすく、コミュニケーションもやりとりも円滑に早く進みます。

また、抱えている仕事が多く、残業が多い人は自分がボールを持ち続けている傾向があります。そうではなく、どんどん周りにボールを回すべきです。ボールを回せば残タスクが減り、タスクが減れば作業にかかる時間が少なくて済む。すなわち使える時間が増えます。

「複雑にしない」「きれいにしない」「多くしない」、この3つを実行すると意外に簡単に習慣化、ルーティン化は身につきます。逆に言うと、複雑に、きれいに、もっと多くという発想を持つと悩む時間、考える時間が増えて効率が低下してしまうのです。

まとめ ~仕事量は減らせなくても効率アップで残業は減らせる!~

今回はどちらかといえば考え方の話でしたが、スマホ、PCなどツールが効率化に役立つことがあります。最近ならChatGPTなどはまさにその典型例です。自分であれこれ調べなければならなかったことを、質問さえ投げかければAIが全部答えてくれる。そんな便利な世の中になりました。

時間を有効に使いたいと思ったなら、頼れるものにはどんどん頼りましょう。それはツールかもしれないし、他人かもしれません。無料で使えるものもたくさんある時代です。ぜひそういった情報にアンテナを張ってください。

まずはECRS、そもそも今自分がやっていることはいらなくないか、組み合わせられないか、順番を変えてもっと効率化できないか、もっとシンプルにできないのか、ぜひ考えてみてください。

次にレバレッジ、貴重な時間をかけてやった作業を無駄にしない。一つのアクションで二つ、三つの成果を目指していきましょう。

そして、悩む時間をなくすためにはルーティン化です。複雑にしない、きれいにしない、多くしない。シンプルにやり続けられるものを作っていく。

仕事量そのものは簡単には減らせないかもしれません。しかし、アプローチ方法次第で工数を減らし効率をアップさせることは可能です。この記事があなたの仕事の効率や生産性を高め、残業を減らすことにつながれば幸いです。

質疑応答

「すぐに他の人にボールを回す」を個人的には実行したいのですが、上司に「相手のことを考えなさい」と言われ効率化できない問題を抱えています。

なるほど、非常に悩ましいところですが、これは逆算の発想が大事になると思います。自分でやることが一番の生産性、効率化につながっているのかどうか。これを実現したい、そのためにはあなたにやっていただくのがベストなのでお願いします。誰かにボールを渡すとき、この「あなたにお願いしたい」をしっかり伝えた上での上司の判断なのかどうか。そこを確認してはいかがでしょうか。

「お前の仕事なんだからお前がやれ」という上司は、失礼ですが「いけてない」です。まず「伝え方」「依頼の仕方」「相談の仕方」、そして目的、なぜあなたなのか、これらを明確にしたうえで依頼や相談をすることが大切です。

余談ですが、効率化することによって生産性が落ちるということはあります。残業時間を半分にした結果、全体の営業成績も半分になったら本末転倒です。成果を維持しつつ、できる限り投資している時間、リソースを減らすことが効率化のあるべき姿であり、残業を減らすことにつながるのではないかと思います。

 

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