【11月14日開催】報連相で組織力を強化するコツウェビナー

11/14開催の報連相で組織力を強化するコツウェビナーへのご参加・お申し込み、誠にありがとうございました。
ウェビナーでお話しさせていただきました内容の議事録はこちらとなります。

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本ウェビナーの簡易議事録

①報連相には判断軸が必要

正しい報連相をするうえで必要となるのが「判断軸」をしっかり持つということ。良かった悪かったの評価は相対的なものであるため、軸がないと、正しく相手に伝えることが難しくなってしまう。

報連相ができているかどうかは、「ネクストアクションが定まっているかどうか」が基準であると定義できる。長い時間をかけた報告であろうが、コミュニケーションにストレスがかかっていようが、この点が最重要。ここがおさえられていれば、良い報連相の礎を築くことができていると言える。

上司や部下、お客様とコミュニケーションをとるときに常にこの「ネクストアクションを決める」ことを意識しておくべき。

②決めるべきネクストアクションの要素

    ネクストアクションを決めるうえで、必要になる点は以下の通り。

    • Who(誰が行動するのか)
    • When(いつ行動するのか)
    • What(何をするのか)
    • How(どうやって行動するのか)
    • How many&How much(どの基準で行動するのか)
    • Why(なぜ行動するのか・根拠)

    これらすべてが決まっていて初めてネクストアクションが決まっているということができる。特に重要になるのが「根拠」を持った行動をするということ。すべてにおいて根拠が明確になるように合意形成をしている状態が理想の報連相。

    ③正しい報連相

    適切にネクストアクションを上記の要素をもって決めるために必要になるのが正しい報告・連絡・相談。一方でよくある落とし穴が「伝えることが目的になってしまう」ということ。

    また、報告・連絡・相談のうち最も重要なのが報告である。なぜならば報告なくして相談はできないから。報告で意識すべきポイントは「事実」と「発言(誰の言葉で語られたのか)」を伝え、脚色をしないこと。これらを踏まえた上で初めて自分の考えを伝えるように。更にもう1つ注意すべきポイントは「全体像→具体的な話」の順で報告すること。わかりやすさの上で意識しておくと効果的。

    報告を終えた後に重要になるのが合意を得ること。合意を得るということは上司からすると決断をすることとも言いかえられる。そのステップになって初めて相談が必要になってくる。

    ④相手に伝わる伝え方

    あくまでゴールはネクストアクションを決めることであり、そのための手段が報連相。そこでしっかりと相手に伝えるためのポイントは以下の点。

    • 結論・前提を明確にする
    • 端的である(文章を削る)
    • 型に落とし込む(フォーマット化する)

    ただ伝えるだけでなく、相手がコストをかけずに受け取ることができるような伝え方をすることが重要。決断をすることができるように適切な情報を伝える意識を持つことで、本来の目的であるネクストアクションの設定を行うことが容易になる。