【5月16日開催】社員が3人減っても回せる業務体制を作るコツ解説ウェビナー

社員が3人減っても回せる業務体制を作るコツ解説ウェビナーへのご参加・お申し込み、誠にありがとうございました。
ウェビナーでお話しさせていただきました録画データ及び議事録はこちらとなります。

アーカイブ・録画データはこちら

本アーカイブデータはYoutubeにアップしております。「見る」クリックいただき、Youtubeを開いていただくとYoutube自体のリンクを社内で共有いただくこともできますので、貴社内でご活用いただけますと幸いです。またYoutubeでは他にも営業関連の動画を公開しておりますので、ぜひ合わせてご覧いただけると幸いです。

本ウェビナーの簡易議事録

①「忙しすぎる」を生み出す課題

忙しさを生み出す原因=同じ説明・対応を繰り返しする

例えば、工事の見積もりや注意事項などをチャットで
行っていると情報が上に流れてしまい
後々その情報にたどり着けなくなってしまう。
そのため結果として、電話で確認が来てしまい
不在着信や折り返しで繰り返し対応が発生することも。

本来やりたい業務がこういった業務に阻まれると
「忙しい」につながってしまう。

②コストをなくすためのコツ

全ての質問が社長や代表1人に
集中してしまうのが1つの背景。
これを避けるためには、社員のメンバーが
社長と同じ情報を持つ状態を作ることが第1ステップ。

丁寧に共有をするためのコツ
→情報共有のテンプレートを事前に決めておくこと

まずそもそも共有すべき項目が共有できていないと
人によって超長文の文書になってしまったり、
逆に箇条書きのみで詳細が分からず
二度手間になってしまう、ということも起こりうるため。

 ③報告のルール運用の仕方

仕組みで担保しにいくのが最も多いやり方。
事例:「施工管理アプリKANNA」を活用して
カスタムテンプレートを作成。
空欄になっている項目が無いように入力をお願いする。

社員にルールを浸透させるのが難しいなら
システムを入れて仕組みで担保する方法が有効。

④テキストでのコミュニケーションと電話や会うことのバランスの取り方

「 緊急性が高いもの&チャットだけだとニュアンスが伝わりづらいもの」
を電話で行うことをおすすめ。

テキストコミュニケーションが優れている場面
→いつでも振り替えれる状態にしておく必要があるもの
また、備忘録の形でチャット機能を使うパターンもあり。

 ⑤テキストで情報を相手に伝達する時のコツ

テキストコミュニケーションでありがちな失敗ポイント
→「会話が長引く」

解決策→質問事項の次にすぐ背景を伝える

疑問文の後には背景をセットで伝えることで
齟齬をなくすことに繋がる

⑥コミュニケーションツール選定のコツ

複数のツールを使っていたことが一つでできるかどうか
また業界とマッチしているかどうかがポイント。

例:LINEだと、写真に保存期間が設定されているため
画像を積極的に共有する会社には不向き。
チャットのみのコミュニケーションの場合はOK。

建設業界の場合、

  • 図面共有
  • 写真共有
  • 工事情報保存
  • 顧客情報まとめ
  • スケジュール工事のスケジュール登録

こういったものを行うならば
業界に特化していないサービスだと不便さを感じることも。

一方で現場進捗を管理する必要がない場合は
コミュニケーション特化ツールがおすすめ。

⑦指示の出し方・質問の答え方

一番は簡潔に伝えることが重要。
長く説明しても伝わらないことのほうが多い。

また、余計なカタカナを使わない・専門用語を避けること。
知識とか知見がない方からすると
話題についていくことが難しくなるため。
共通言語を使いながらコミュニケーションをとることが重要。

会話の軸が合わないと感じたときは早い段階で
「こういう認識で合ってますか」と目線のすり合わせをするように。
社内外問わず、やり取りする時に表現・単語が自分が
思っているものと定義が本当に一緒なのか、疑う目を持つことが重要。

当日の参考資料はこちら

https://docs.google.com/presentation/d/1y7XBx9_n6KTU9Yo7UkUGuy4tAR-zdV34/edit?usp=share_link&ouid=112293187278576506057&rtpof=true&sd=true